5 điều cần biết trước khi sử dụng dịch thuật được chứng nhận cho USCIS

Khi nói đến thủ tục giấy tờ nhập cư, chi tiết là vô cùng quan trọng. Chỉ một lỗi chính tả trong tên, một Ngày tháng bị đảo ngược hoặc thiếu tem có thể gây ra sự chậm trễ đáng kể—hoặc thậm chí dẫn đến việc bị từ chối. Đó là Lý do Cục Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ (USCIS) yêu cầu bản dịch được chứng thực đối với bất kỳ tài liệu nào không phải bản gốc tiếng Anh và kỳ vọng các bản dịch đó phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về độ chính xác, định dạng và bố cục.

Với kinh nghiệm làm việc sâu rộng với các quy trình dịch thuật được chứng nhận tại MotaWord, tôi đã... Tôi đã từng chứng kiến ​​những sai lệch nhỏ nhất so với kỳ vọng của USCIS cũng có thể gây ra những trở ngại nghiêm trọng. Nếu bạn Cho dù bạn tự chuẩn bị tài liệu hay giúp đỡ người khác, đây là năm điều thiết yếu bạn cần biết trước khi yêu cầu dịch thuật công chứng. Những lời khuyên này sẽ giúp bạn tránh những lỗi thường gặp, tiết kiệm thời gian và tiến bước tự tin hơn.

1. Độ chính xác là trên hết: Tên, ngày tháng và địa điểm phải chính xác tuyệt đối.

Độ chính xác là yếu tố quan trọng nhất trong dịch thuật được chứng nhận. Các nhân viên xét duyệt của USCIS được đào tạo để phát hiện ra... Có sự không nhất quán về tên, ngày tháng và địa điểm. Ngay cả một lỗi chính tả nhỏ cũng có thể dẫn đến việc bị từ chối.

• Luôn sử dụng chính tả chính xác như trong tài liệu gốc, nhưng chuyển đổi bất kỳ ký tự đặc biệt nào thành các chữ cái tiêu chuẩn của Mỹ.

• Hãy sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Mỹ: MM/DD/YYYY.

• Đảm bảo tính nhất quán trong cách ghi tên và địa điểm trên tất cả các tài liệu.

Bản dịch được chứng nhận phải phản ánh chính xác tài liệu gốc và tránh mọi giả định hoặc diễn giải. USCIS dựa vào tính nhất quán của các tài liệu trong tất cả các đơn xin nhập cư để xác minh danh tính, lịch sử nhập cư và điều kiện đủ điều kiện. Đây là lý do tại sao những sự không nhất quán trong tên gọi, chẳng hạn như việc vô tình thêm hoặc bỏ sót dấu gạch ngang hoặc dấu nhấn, có thể gây ra lo ngại. Nghiêm trọng hơn nữa, định dạng ngày tháng không chính xác có thể dẫn đến nhầm lẫn về thời gian đủ điều kiện, cách tính tuổi và tính hợp lệ của tài liệu. Luôn luôn kiểm tra kỹ từng chữ cái trong tên và xác minh lại mọi ngày tháng trên tài liệu.

2. Tuân thủ các tiêu chuẩn về định dạng và thuật ngữ của Hoa Kỳ.

USCIS yêu cầu các tài liệu phải tuân thủ các quy ước của Hoa Kỳ. Điều này bao gồm:

• Sử dụng "Họ" thay vì các từ thay thế theo vùng miền như "Tên họ".

• Áp dụng định dạng số và ngày tháng theo kiểu Mỹ.

• Tránh sử dụng văn bản song ngữ. Chỉ bản dịch tiếng Anh mới được xuất hiện trong bản dịch. tài liệu.

Các tài liệu có vẻ không quen thuộc hoặc không phù hợp với định dạng của Hoa Kỳ có thể bị xem xét kỹ lưỡng hơn. Dịch thuật cho một tổ chức của Hoa Kỳ có nghĩa là điều chỉnh định dạng khu vực để đáp ứng các yêu cầu của chính phủ liên bang. Trong khi một số quốc gia sử dụng thứ tự Họ/Tên hoặc hiển thị ngày tháng theo định dạng DD/MM/YYYY, thì các quy ước này phải được chuyển đổi sang định dạng chuẩn của Hoa Kỳ cho phiên bản dịch.

Ngoài ra, bất kỳ việc sử dụng các danh xưng tiền tệ, học thuật hoặc chính phủ địa phương nào cũng cần được điều chỉnh cho phù hợp. Thuật ngữ của Mỹ mà người đánh giá người Mỹ có thể hiểu được.

3. Bố cục và cấu trúc nên phản ánh đúng bản gốc.

Bản dịch được chứng thực phải có hình thức tương tự như bản gốc. Điều này bao gồm:

• Bảo toàn thứ tự nội dung và bố cục.

• Sử dụng bảng để sắp xếp các phần và nội dung một cách gọn gàng.

• Số trang trùng khớp với tài liệu gốc.

Cấu trúc rõ ràng và định dạng nhất quán giúp các chuyên viên xét duyệt của USCIS nhanh chóng so sánh và xác minh tài liệu. Bản dịch chính xác không chỉ nằm ở từ ngữ mà còn ở hình thức. Khi các nhân viên USCIS so sánh một tài liệu đã dịch với bản gốc, họ cần phải đối chiếu thông tin từng dòng một. Đây là lý do tại sao khoảng cách, tiêu đề và bảng biểu cần được giữ nguyên càng sát càng tốt. càng sớm càng tốt. Sử dụng bảng trong trình soạn thảo văn bản là một cách tuyệt vời để duy trì sự rõ ràng đồng thời căn chỉnh nội dung. Văn bản đã dịch cùng với văn bản gốc.

4. Mọi thứ đều phải được dịch hoặc thể hiện.

Tất cả nội dung hiển thị trên tài liệu gốc phải được giữ nguyên trong bản dịch:

• Sử dụng [Dấu ngoặc vuông] cho các yếu tố không thể dịch được như [Dấu], [Chữ ký], [Mã vạch] hoặc [Không đọc được].

• Không được bỏ sót các dấu hiệu, ghi chú hoặc ký hiệu đã mờ.

Mọi chi tiết, dù là văn bản hay hình ảnh, đều đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính xác thực và đầy đủ của tài liệu. Các yếu tố trực quan như tem, dấu niêm phong, hình chìm và thậm chí cả ghi chú bên lề đều có thể dùng làm bằng chứng xác thực. Việc bỏ sót những thông tin này có thể khiến USCIS cho rằng bản dịch chưa hoàn chỉnh hoặc không được thực hiện một cách chuyên nghiệp. Điều quan trọng là phải sử dụng dấu ngoặc vuông để biểu thị các đặc điểm này và tránh sử dụng ngôn ngữ mang tính suy đoán hoặc mô tả. Hãy luôn chú ý đến những gì bạn có thể nhìn thấy, ngay cả khi nó có vẻ nhỏ nhặt.

5. Xem xét kỹ lưỡng trước khi nộp.

Trước khi nộp, hãy rà soát lại bản dịch lần cuối để đảm bảo:

• Tất cả tên, địa điểm và ngày tháng đều chính xác.

• Định dạng và bố cục giống hệt bản gốc.

• Tất cả các yếu tố hình ảnh đều được bao gồm và dán nhãn đúng cách.

• Số trang trùng khớp với tài liệu gốc.

• Giấy chứng nhận tính chính xác đã được ký và đính kèm.

Việc xem xét kỹ lưỡng giúp ngăn ngừa các vấn đề phát sinh vào phút cuối và việc phải nộp lại. Việc xem xét lại lần cuối bản dịch được chứng nhận không chỉ là kiểm tra chất lượng mà còn là cơ hội cuối cùng để bạn tránh bị từ chối. Sử dụng danh sách kiểm tra để xác minh định dạng, nội dung và tính đầy đủ. Đọc to bản dịch, so sánh từng từ với bản gốc và chú ý kỹ hơn đến các yếu tố lặp lại như tên và ngày tháng. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ, đừng ngần ngại yêu cầu chỉnh sửa lần cuối.

Giấy chứng nhận độ chính xác là gì?

Mỗi bản dịch được chứng nhận nộp cho USCIS phải kèm theo giấy chứng nhận độ chính xác. Tài liệu này xác nhận rằng bản dịch đã hoàn chỉnh và chính xác theo hiểu biết tốt nhất của người dịch. Nó nên bao gồm:

• Tuyên bố về tính đầy đủ và chính xác

• Tên, chữ ký và thông tin liên hệ của người dịch

• Ngày ký

• Cặp ngôn ngữ (ví dụ: tiếng Tây Ban Nha sang tiếng Anh)

Giấy chứng nhận này cần được đính kèm vào bản dịch. Chứng nhận USCIS của chúng tôi hoàn toàn miễn phí. và có giá trị cho mọi mục đích chính thức trong phạm vi lãnh thổ Hoa Kỳ.

Câu hỏi thường gặp

Chúng tôi hiểu rằng việc xử lý các thủ tục giấy tờ nhập cư có thể gây căng thẳng và thường xuyên có nhiều câu hỏi. Xuất hiện vào những thời điểm bất ngờ nhất. Đó là lý do tại sao chúng tôi luôn ưu tiên việc sẵn sàng phục vụ. Phục vụ khách hàng 24/7. Cho dù bạn cần làm rõ điều gì, có thắc mắc vào phút cuối, hay Nếu bạn nhận thấy cần chỉnh sửa gì, chỉ cần nhắn tin cho chúng tôi. Nhóm của chúng tôi trả lời Nhanh chóng, và nếu cần cập nhật, chúng tôi sẽ thực hiện càng sớm càng tốt, bất kể điều gì xảy ra. giờ.

Vì đã hỗ trợ rất nhiều khách hàng trong suốt quá trình làm việc với USCIS, chúng tôi nhận thấy một điều... Một vài câu hỏi cứ lặp đi lặp lại. Nếu bạn cũng đang thắc mắc những điều tương tự, thì bạn không sai đâu. Khi ở một mình, đây là một số câu hỏi thường gặp nhất mà chúng tôi nhận được:

Hỏi: Tôi có thực sự phải thay đổi cách viết tên của mình chỉ vì một chút dấu nhấn không?
A: Vâng. USCIS yêu cầu tất cả các ký tự phải được viết bằng tiếng Anh chuẩn của Mỹ. Các ký tự đặc biệt có thể dẫn đến việc bị từ chối. Bạn có thể đọc thêm về điều này trong bài viết của chúng tôi về giấy khai sinh Mexico.

Hỏi: Liệu USCIS có thể hiểu ý tôi nếu định dạng ngày tháng khác nhau không?
A: Không. Họ mong đợi định dạng ngày tháng của Hoa Kỳ: MM/DD/YYYY. Định dạng không chính xác có thể làm chậm quá trình xem xét.

Hỏi: Bản dịch của tôi có khác với bản gốc không, miễn là nội dung vẫn giữ nguyên?
A: Không. Cách bố trí nên phản ánh chính xác bản gốc để tránh nhầm lẫn.

Hỏi: Tôi có cần phải bao gồm những chi tiết như vết mực, mã vạch hoặc chữ ký không?
A: Vâng. Tất cả các yếu tố hiển thị phải được ghi chú bằng dấu ngoặc vuông.

Hỏi: Nếu người dịch chuyên nghiệp đã thực hiện công việc thì việc xem xét lại lần cuối có cần thiết không?
A: Vâng. Ai cũng mắc sai lầm. Việc xem xét lại lần cuối giúp tránh những sự chậm trễ tốn kém.

Bản dịch được chứng thực là những tài liệu pháp lý mang trọng trách rất lớn. Họ phải là Hoàn chỉnh, chính xác và được định dạng theo đúng yêu cầu của USCIS. Bằng cách tuân thủ năm nguyên tắc này, xem xét kỹ lưỡng công việc của mình và đảm bảo tuân thủ mọi yêu cầu, bạn sẽ có thể tránh được những sự chậm trễ tốn kém và nộp hồ sơ của bạn một cách tự tin.

Tại sao USCIS lại yêu cầu các tiêu chuẩn dịch thuật nghiêm ngặt?

USCIS xử lý hàng nghìn đơn xin nhập cư mỗi ngày, và hầu hết trong số đó liên quan đến Xem xét tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Để đảm bảo tính nhất quán, rõ ràng và Để đảm bảo công bằng, USCIS đã thiết lập các tiêu chuẩn dịch thuật nghiêm ngặt cho tất cả các tài liệu không phải tiếng Anh. Bản dịch được chứng nhận không chỉ đơn thuần là về độ chính xác ngôn ngữ mà còn là việc tạo ra một tài liệu đáp ứng các tiêu chí sau:

Các nhân viên USCIS có thể nhanh chóng và tự tin đánh giá mà không cần phải nghi ngờ tính hợp lệ của nó hoặc ý định. Khi tài liệu không tuân theo định dạng yêu cầu hoặc thiếu các thông tin quan trọng như: Nếu không có giấy chứng nhận về tính chính xác, người đánh giá có thể cho rằng nội dung không đáng tin cậy hoặc không thể được xác minh. Những tiêu chuẩn này cũng bảo vệ người nộp đơn. Bằng cách xác định rõ ràng những nội dung mà bản dịch được chứng nhận phải bao gồm, USCIS giúp đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều được xem xét theo cùng một bộ quy tắc, giảm thiểu sự thiên vị và nhầm lẫn trong quá trình đánh giá hồ sơ.

Bản dịch được chứng thực là tài liệu pháp lý.

Bản dịch được chứng thực không chỉ là giấy tờ thông thường — chúng là những tài liệu pháp lý được sử dụng trong một trong những lĩnh vực quan trọng nhất. Các quy trình quan trọng và được quản lý chặt chẽ tại Hoa Kỳ: nhập cư. Mỗi bản dịch bạn nộp sẽ trở thành một phần trong hồ sơ chính thức của bạn, điều đó có nghĩa là nó phải được xử lý với sự cẩn trọng và chuyên nghiệp như bất kỳ tài liệu nào do chính phủ cấp. Bằng cách đảm bảo các bản dịch được chứng nhận của bạn đầy đủ, chính xác, được định dạng rõ ràng và tuân thủ các hướng dẫn của USCIS, bạn có thể tránh được sự chậm trễ không cần thiết và đảm bảo đơn đăng ký của bạn được xem xét suôn sẻ. Việc làm tắt hoặc bỏ qua những chi tiết nhỏ có thể dẫn đến việc bị từ chối, phát sinh thêm phí hoặc chậm trễ đáng kể trong quá trình xử lý. Nếu bạn không chắc chắn về hình thức hoặc nội dung cần có trong tài liệu của mình, hãy hỏi. Việc làm quen với những tiêu chuẩn này trước khi bắt đầu—và tuân thủ chúng một cách chặt chẽ trong từng bước—sẽ giúp bạn vượt qua quá trình nhập cư một cách tự tin, chính xác và an tâm hơn.

Irem KOCASLAN - Quản lý cộng đồng cấp cao tại MotaWord

Với niềm đam mê dịch thuật bẩm sinh, Irem luôn nỗ lực thể hiện tình yêu ngôn ngữ của mình vào các dự án. Cô ấy là một đồng đội có cá tính mạnh mẽ, sẵn sàng thách thức hiện trạng vì lợi ích chung.