Dịch thuật công chứng so với dịch thuật được chứng nhận: Sự khác biệt là gì?

Dịch thuật thường là bước quan trọng khi xử lý các tài liệu chính thức, đặc biệt là trong các lĩnh vực pháp lý, học thuật hoặc liên quan đến di trú. Nhiều cơ quan, tổ chức yêu cầu bản dịch phải tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể để đảm bảo độ chính xác và tính xác thực. Trong các trường hợp này, hai thuật ngữ thường được nhắc đến là "dịch thuật có chứng nhận" và "dịch thuật có công chứng".

Ban đầu, chúng có thể trông giống nhau, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau và liên quan đến các quy trình riêng biệt. Sự nhầm lẫn này có thể dẫn đến việc chậm trễ hoặc thậm chí bị từ chối hồ sơ nếu nộp sai loại hồ sơ. Hiểu rõ sự khác biệt là điều cần thiết để đáp ứng yêu cầu và tránh những rắc rối không đáng có.

Bài viết này giải thích về bản dịch được chứng nhận và bản dịch có công chứng, mục đích của chúng và sự khác biệt giữa hai loại này. Cuối cùng, bạn sẽ có một hiểu biết rõ ràng về loại nào phù hợp cho tài liệu của mình.

Dịch thuật được chứng nhận là gì?

Một bản dịch được chứng nhận bao gồm một tuyên bố có chữ ký của người dịch hoặc công ty dịch thuật xác nhận tính chính xác và đầy đủ của bản dịch. Nó đảm bảo cho cơ quan nhận rằng tài liệu này phản ánh chính xác nội dung gốc.

Các ứng dụng thông thường của bản dịch được chứng nhận

Dịch thuật có chứng nhận thường được yêu cầu cho:

• Đơn xin nhập cư, chẳng hạn như những đơn được nộp cho Cục Quản lý Nhập cư và Quốc tịch Hoa Kỳ (USCIS).

• Các giấy tờ chính thức, bao gồm giấy chứng sinh, giấy chứng nhận kết hôn và giấy chứng nhận ly hôn.

• Các thủ tục học thuật, chẳng hạn như đánh giá bằng cấp hoặc bảng điểm của nước ngoài.

Quy trình chứng nhận

Quy trình cấp chứng nhận rất đơn giản:

1. Người dịch hoàn thành bản dịch, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của nó.

2. Một chứng chỉ xác thực được tạo ra, bao gồm:

• Một tuyên bố xác nhận trình độ chuyên môn của người dịch và độ chính xác của bản dịch.

• Chữ ký và thông tin liên hệ của người dịch.

3. Giấy chứng nhận được đính kèm vào tài liệu đã được dịch.

Điều quan trọng là, bản dịch công chứng không yêu cầu sự tham gia của công chứng viên. Tập trung duy nhất vào việc xác minh độ chính xác của nội dung.

Dịch thuật công chứng là gì?

Dịch thuật có công chứng liên quan đến công chứng viên, nhưng vai trò của họ khác với những gì bạn có thể mong đợi. Công chứng viên không xem xét hoặc xác minh bản dịch. Thay vào đó, họ xác minh danh tính của người dịch và chứng kiến chữ ký của người dịch trên bản tuyên thệ.

Các ứng dụng thông thường của bản dịch có công chứng

Bản dịch công chứng thường được yêu cầu cho:

• Các thủ tục pháp lý nhất định mà việc công chứng được pháp luật quy định bắt buộc.

Quy trình công chứng

Quy trình công chứng được thực hiện như sau:

1. Người dịch hoàn thành bản dịch.

2. Người dịch ký vào bản tuyên thệ trước mặt công chứng viên, xác nhận rằng bản dịch là chính xác.

3. Công chứng viên xác minh danh tính của người dịch, chứng kiến việc ký tên và đóng dấu hoặc con dấu của mình.

Trong khi công chứng viên xác nhận danh tính của người dịch, họ không xác nhận chất lượng hoặc độ chính xác của bản dịch.

Sự khác biệt chính giữa bản dịch được chứng nhận và bản dịch được công chứng

Mục đích

- Dịch thuật có chứng nhận: Xác minh tính chính xác và đầy đủ của bản dịch.

- Bản dịch có công chứng: Xác minh danh tính của người dịch đã thực hiện bản dịch.

Thẩm quyền

- Bản dịch được chứng nhận: Được cấp bởi người dịch hoặc công ty dịch thuật, kèm theo chứng chỉ xác nhận độ chính xác.

- Bản dịch có công chứng: Được xác nhận bởi một công chứng viên, người xác nhận chữ ký và danh tính của người dịch.

Khi nào bạn cần dịch thuật có chứng nhận hoặc công chứng?

Biết khi nào cần yêu cầu bản dịch có chứng nhận hoặc bản dịch có công chứng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những rắc rối tiềm ẩn. Mỗi loại có mục đích riêng biệt, và loại bạn cần phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan yêu cầu.

Dịch thuật công chứng là yêu cầu bắt buộc trong các trường hợp đòi hỏi độ chính xác cao, chẳng hạn như giấy khai sinh, giấy kết hôn, quyết định ly hôn và hồ sơ nhập cư, để đảm bảo các tài liệu này có giá trị pháp lý hoặc chính thức. Các bản dịch này đi kèm với một tuyên bố có chữ ký của người dịch hoặc cơ quan dịch thuật xác nhận tính chính xác của chúng. Ngược lại, bản dịch công chứng tập trung vào việc xác minh danh tính và chữ ký của người dịch thông qua công chứng viên, thêm một lớp formal hơn. Chúng thường được yêu cầu cho các bằng cấp học thuật, bảng điểm, bản khai có chứng thực và các tài liệu hành chính khác nơi việc xác thực là bắt buộc bởi các tòa án, cơ sở giáo dục hoặc cơ quan nhà nước. Hiểu rõ những khác biệt này sẽ giúp bạn yêu cầu loại dịch thuật phù hợp với nhu cầu của mình.

Kiểm tra các yêu cầu trước khi tiếp tục.

Bước quan trọng nhất là xác nhận các yêu cầu cụ thể với cơ quan yêu cầu. Sự hiểu lầm về những yêu cầu cần thiết có thể dẫn đến chậm trễ, chi phí phát sinh hoặc thậm chí là việc đơn đăng ký của bạn bị từ chối. Nếu bạn không chắc chắn, hãy yêu cầu giải thích bằng văn bản. Điều này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo bạn cung cấp loại dịch thuật phù hợp với nhu cầu của mình.

Cách đảm bảo bản dịch của bạn đáp ứng các yêu cầu

Lựa chọn nhà cung cấp dịch thuật phù hợp là yếu tố quan trọng để đáp ứng các yêu cầu của bản dịch được chứng nhận hoặc công chứng. Dưới đây là các bước thực tế để giúp bạn đưa ra lựa chọn đúng đắn.

Xác nhận Dịch vụ Cung cấp Dịch vụ Dịch thuật Được Chứng nhận và Công chứng

Không phải tất cả các dịch vụ dịch thuật đều cung cấp cả hai tùy chọn chứng nhận và công chứng. Trước khi tiếp tục, hãy đảm bảo rằng dịch vụ có thể cung cấp những gì bạn cần. Nếu bạn cần bản dịch có chứng nhận, hãy xác nhận rằng nhà cung cấp bao gồm một chứng chỉ chính xác có chữ ký. Đối với bản dịch có công chứng, hãy kiểm tra xem dịch vụ có thể sắp xếp cho một công chứng viên xác nhận bản tuyên thệ của người dịch hay không.

Xác minh sự am hiểu về các yêu cầu cụ thể của từng quốc gia.

Yêu cầu về dịch thuật khác nhau tùy theo quốc gia và cơ quan. Ví dụ: USCIS chấp nhận bản dịch có chứng nhận nhưng không yêu cầu công chứng. Mặt khác, một số cơ sở giáo dục có thể yêu cầu bản dịch công chứng cho bảng điểm. Một nhà cung cấp dịch thuật đáng tin cậy nên hiểu rõ những điểm tinh tế này và hướng dẫn bạn một cách phù hợp.

Hãy hỏi xem dịch vụ có kinh nghiệm trong việc dịch loại tài liệu cụ thể mà bạn cần không và liệu họ có am hiểu về các quy định áp dụng tại quốc gia đích của bạn không.

Ưu tiên độ chính xác và tuân thủ

Độ chính xác là yếu tố quan trọng hàng đầu trong cả bản dịch được chứng nhận và bản dịch có công chứng. Những sai sót nhỏ, chẳng hạn như tên sai, ngày tháng sai hoặc thuật ngữ pháp lý sai, có thể dẫn đến việc bị từ chối. Đảm bảo nhà cung cấp có các dịch giả có trình độ chuyên môn và am hiểu về lĩnh vực chuyên môn cũng như cặp ngôn ngữ. Đối với các tài liệu pháp lý, người dịch cần có chuyên môn về thuật ngữ pháp lý.

Ngoài ra, hãy xác nhận rằng nhà cung cấp tuân thủ các hướng dẫn về định dạng và trình bày. Một số cơ quan, chẳng hạn như các văn phòng xuất nhập cảnh, yêu cầu bản dịch phải tương ứng chặt chẽ với bản gốc về bố cục và cấu trúc.

Tránh chậm trễ bằng cách hành động sớm.

Dịch thuật gấp rút có thể dẫn đến công việc vội vàng và sai sót. Bắt đầu quá trình sớm để có thời gian thực hiện các điều chỉnh nếu cần thiết. Một số nhà cung cấp dịch vụ dịch thuật cung cấp dịch vụ gấp, nhưng ngay cả khi thời gian giao hàng nhanh hơn, tính chính xác và cẩn thận không bao giờ nên bị hy sinh vì tốc độ.

Tóm lại

Hiểu rõ sự khác biệt giữa bản dịch được chứng nhận và bản dịch được công chứng có thể giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có và đảm bảo rằng tài liệu của bạn đáp ứng đúng mục đích sử dụng. Dịch thuật công chứng xác nhận tính chính xác của nội dung và thường được yêu cầu cho các tài liệu liên quan đến di trú, pháp lý và chính thức như giấy khai sinh và giấy chứng nhận kết hôn. Bản dịch công chứng, mặt khác, xác nhận chữ ký của người dịch và thường được yêu cầu cho các mục đích học thuật hoặc pháp lý cụ thể.

Khi chuẩn bị các tài liệu của mình, hãy luôn xác nhận các yêu cầu cụ thể với cơ quan yêu cầu. Điều này loại bỏ sự phỏng đoán và tránh được các trì hoãn tiềm ẩn. Việc lựa chọn một nhà cung cấp dịch thuật đáng tin cậy có kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể của bạn cũng là yếu tố quan trọng. Tìm kiếm các dịch vụ đảm bảo độ chính xác, tuân thủ quy định và cung cấp cả hai tùy chọn đã được chứng nhận và công chứng.

Để có được bản dịch chính xác và tuân thủ quy định, hãy luôn tham khảo nhà cung cấp đáng tin cậy. Kinh nghiệm chuyên môn của họ sẽ đảm bảo tài liệu của bạn được dịch chính xác, giúp bạn tự tin khi xử lý các thủ tục pháp lý, học thuật hoặc di trú.

Irem KOCASLAN - Quản lý cộng đồng cấp cao tại MotaWord

Với niềm đam mê dịch thuật bẩm sinh, Irem luôn nỗ lực thể hiện tình yêu ngôn ngữ của mình vào các dự án. Cô ấy là một đồng đội có cá tính mạnh mẽ, sẵn sàng thách thức hiện trạng vì lợi ích chung.