Cách để có được dịch vụ phiên dịch qua điện thoại tại Hoa Kỳ

Một số cuộc hội thoại đa ngôn ngữ cần có người phiên dịch trong phòng. Những người khác cần video vì họ phải nhìn thấy nhau hoặc cùng nhau xem lại tài liệu. Nhưng nhiều cuộc gọi cần được thực hiện nhanh chóng, rõ ràng và không cần thêm bước thiết lập nào.

Đó là lý do tại sao dịch vụ phiên dịch qua điện thoại, thường được gọi là phiên dịch qua điện thoại hoặc OPI, trở thành lựa chọn hoạt động phù hợp. Khi cần tương tác khẩn cấp, ưu tiên âm thanh và đã được thiết kế dựa trên quy trình làm việc qua điện thoại, việc sử dụng phiên dịch viên được đào tạo qua điện thoại có thể giúp duy trì liên lạc mà không cần di chuyển, thiết lập video hoặc sự chậm trễ không cần thiết.

Bài viết này tập trung cụ thể vào phiên dịch qua điện thoại và OPI: ý nghĩa của chúng, cách thức hoạt động của dịch vụ, lĩnh vực nào phù hợp nhất và người mua nên tìm kiếm điều gì ở một nhà cung cấp.

Phiên dịch qua điện thoại thực chất có nghĩa là gì?

Phiên dịch qua điện thoại nghĩa là người phiên dịch tham gia vào cuộc hội thoại trực tiếp qua điện thoại thay vì gặp mặt trực tiếp hoặc qua video. Dịch vụ này cũng thường được gọi là phiên dịch qua điện thoại, hay OPI. Việc trao đổi diễn ra tức thì và đa ngôn ngữ, nhưng được thực hiện hoàn toàn thông qua âm thanh.

Điều đó khiến OPI khác biệt so với các dịch vụ phụ thuộc vào sự hiện diện trong phòng, tín hiệu trực quan hoặc tài liệu được chia sẻ trên màn hình. Nó được thiết kế cho những tình huống mà người dùng cần hỗ trợ ngôn ngữ nhanh chóng và cuộc trò chuyện có thể được thực hiện rõ ràng qua điện thoại.

Đối với người mua, câu hỏi hữu ích hơn không chỉ là phiên dịch qua điện thoại là gì, mà là khi nào thì dịch vụ này phát huy hiệu quả tốt nhất. Trên thực tế, dịch vụ phiên dịch qua điện thoại được thiết kế để nhanh chóng, đơn giản và dễ lặp lại. Chúng tích hợp một cách tự nhiên vào quy trình làm việc dựa trên điện thoại mà không yêu cầu nhân viên, khách hàng, bệnh nhân, gia đình hoặc các bên liên quan phải chuyển sang một môi trường giao tiếp mới.

Đó là lý do tại sao OPI vẫn giữ vai trò quan trọng trong nhiều ngành công nghiệp. Khi chính cuộc gọi là quy trình làm việc, mô hình diễn giải cần phải phù hợp với cuộc gọi đó.

Khi nào dịch vụ phiên dịch qua điện thoại là lựa chọn phù hợp?

Dịch vụ phiên dịch qua điện thoại là lựa chọn phù hợp khi cuộc trò chuyện cần diễn ra nhanh chóng và ngữ cảnh trực quan không làm thay đổi kết quả. Nếu cuộc tương tác ngắn gọn, có cấu trúc hoặc đang diễn ra trên đường dây điện thoại trực tiếp, OPI thường là hình thức nhanh chóng và đáng tin cậy nhất.

Điều này đặc biệt đúng trong các trường hợp sau:

• Cuộc gọi cần phải bắt đầu ngay lập tức.
• Trao đổi này mang tính thủ tục hoặc giao dịch.
• Các thành viên tham gia đã có mặt trên đường dây điện thoại.
• Quy trình này lặp lại qua nhiều cuộc gọi.
• Mục tiêu hoạt động là truy cập đa ngôn ngữ nhanh chóng.

Đó là lý do tại sao phiên dịch qua điện thoại phù hợp với các môi trường như phân loại cuộc gọi, tiếp nhận thông tin, hỗ trợ khách hàng, truyền đạt thông tin về quyền lợi, định tuyến cuộc gọi, lên lịch hẹn, đường dây nóng công cộng và các cuộc gọi theo dõi ngắn. Trong những trường hợp này, OPI loại bỏ sự chậm trễ thay vì thêm một lớp quy trình khác.

• Nếu trường hợp sử dụng của bạn phụ thuộc nhiều hơn vào sự hiện diện vật lý hơn là tốc độ, bạn có thể tham khảo bài viết của chúng tôi về phiên dịch tại chỗ.

• Nếu trường hợp sử dụng của bạn phụ thuộc vào ngữ cảnh trực quan, hãy xem bài viết của chúng tôi về diễn giải video.

Trong những trường hợp nào phiên dịch qua điện thoại mang lại giá trị cao nhất

Ứng dụng hiệu quả nhất của phiên dịch qua điện thoại là những trường hợp có khối lượng giao tiếp lớn, thời gian phản hồi nhanh và cuộc hội thoại có thể được truyền đạt rõ ràng qua âm thanh. Trong những trường hợp đó, OPI cung cấp cho các nhóm một cách thiết thực để cung cấp quyền truy cập đa ngôn ngữ mà không cần thay đổi quy trình làm việc qua điện thoại.

Phiên dịch qua điện thoại đặc biệt hữu ích khi các nhóm cần một phương pháp nhất quán để phục vụ người gọi bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Nhóm chăm sóc sức khỏe có thể cần OPI để phân loại và theo dõi bệnh nhân. Trung tâm chăm sóc khách hàng có thể cần một thông dịch viên dịch vụ khách hàng tham gia mà không làm thay đổi quy trình cuộc gọi. Một cơ quan thuộc khu vực công có thể cần hỗ trợ đa ngôn ngữ cho các câu hỏi về quyền lợi, định tuyến hoặc hỗ trợ cộng đồng.

Trong tất cả những ví dụ này, giá trị không chỉ nằm ở sự tiện lợi. Đó là khả năng duy trì nguyên vẹn quy trình làm việc qua điện thoại hiện có trong khi giúp nhiều người hơn có thể tiếp cận cuộc trò chuyện.

Những điều cần lưu ý khi lựa chọn dịch vụ phiên dịch qua điện thoại

Không phải tất cả các dịch vụ phiên dịch qua điện thoại đều hoạt động hiệu quả như nhau trong quy trình làm việc thực tế qua điện thoại. Một nhà cung cấp dịch vụ OPI mạnh mẽ cần phải dễ dàng kết nối người gọi, định tuyến yêu cầu, ghép phiên dịch viên phù hợp với chủ đề và hỗ trợ cả nhu cầu theo lịch trình lẫn nhu cầu khối lượng lớn.

Kết nối nhanh và đáng tin cậy

Tốc độ là một trong những lý do chính khiến người mua lựa chọn dịch vụ phiên dịch qua điện thoại. Nhà cung cấp dịch vụ cần có khả năng giải thích cách thức kết nối cuộc gọi, cách định tuyến hoạt động và quy trình dành cho nhân viên hoặc người gọi cần hỗ trợ ngôn ngữ một cách nhanh chóng.

Phù hợp với quy trình làm việc của bạn

Dịch vụ phiên dịch qua điện thoại cần phải phù hợp với cách thức giao tiếp hiện tại của nhóm bạn. Điều đó có thể bao gồm hỗ trợ các cuộc gọi theo yêu cầu, cuộc gọi theo lịch trình, đường dây hội nghị, quy trình làm việc định kỳ hoặc môi trường trung tâm cuộc gọi, nơi người phiên dịch cần tham gia mà không làm gián đoạn trải nghiệm của người gọi.

Ghép phiên dịch viên

Phạm vi ngôn ngữ rất quan trọng, nhưng đó không phải là yếu tố duy nhất. Các lĩnh vực như chăm sóc sức khỏe, tiếp nhận hồ sơ pháp lý, liên lạc với trường học, hỗ trợ khách hàng và các cuộc gọi từ khu vực công có thể yêu cầu thuật ngữ và kỳ vọng khác nhau. Nhà cung cấp dịch vụ cần có khả năng lựa chọn phiên dịch viên phù hợp với loại cuộc gọi, chứ không chỉ dựa trên cặp ngôn ngữ.

Hỗ trợ cho các nhu cầu định kỳ

Nhiều tổ chức sử dụng dịch vụ phiên dịch qua điện thoại nhiều lần, chứ không chỉ một lần. Nếu nhóm của bạn xử lý các cuộc gọi định kỳ, khối lượng giao tiếp lớn hoặc nội dung có thể dự đoán được, thì việc hợp tác với nhà cung cấp OPI có thể hỗ trợ tính liên tục, tóm tắt rõ ràng và quy trình nhất quán sẽ rất hữu ích.

Cách đặt dịch vụ phiên dịch qua điện thoại

Việc đặt dịch vụ phiên dịch qua điện thoại cần phải nhanh chóng và rõ ràng. Thông qua trang dịch vụ của chúng tôi, người mua có thể nhập cặp ngôn ngữ, chi tiết cuộc gọi và cho biết yêu cầu OPI là theo yêu cầu hay đã lên lịch, sau đó xem lại báo giá và xác nhận đặt chỗ. Cấu trúc này phù hợp cho cả các cuộc gọi một lần và các chương trình định kỳ.

Để đặt hàng hiệu quả, việc chuẩn bị sẵn các chi tiết quan trọng của nhiệm vụ trước sẽ rất hữu ích. Thông tin hữu ích bao gồm cặp ngôn ngữ, liệu cuộc gọi là theo yêu cầu hay đã được lên lịch, thời gian và thời lượng dự kiến, hình thức gọi điện hoặc hội nghị, mô tả ngắn gọn về chủ đề và bất kỳ ghi chú nào giúp lựa chọn người phiên dịch phù hợp.

Giá cả phụ thuộc vào cặp ngôn ngữ, loại phiên, thời gian và cấu hình cuộc gọi. Cách tốt nhất để có được báo giá chính xác là yêu cầu báo giá dựa trên nhiệm vụ thực tế thay vì dựa vào các ước tính chung chung.

Nếu bạn đã sẵn sàng tiến hành, hãy nhận ngay báo giá dịch vụ OPI tức thì.

Hãy chọn phiên dịch qua điện thoại, và cả việc xử lý tài liệu nữa.

Phiên dịch qua điện thoại hoặc nhiệm vụ OPI có thể bắt đầu bằng một cuộc gọi trực tiếp, nhưng không phải lúc nào cũng kết thúc ở đó. Trong nhiều quy trình làm việc, cuộc trò chuyện tạo ra các giấy tờ cần được dịch, chứng thực hoặc chuẩn bị để sử dụng chính thức. Đó là một lợi thế khi làm việc với MotaWord.

Cuộc gọi hỗ trợ bệnh nhân có thể bao gồm hướng dẫn xuất viện, giấy tờ liên quan đến sự đồng ý hoặc hồ sơ y tế. Cuộc trao đổi giữa nhà trường và gia đình có thể dẫn đến việc gửi thông báo, giấy tờ nhập học hoặc các tài liệu liên quan đến IEP (Chương trình Giáo dục Cá nhân hóa). Cuộc gọi tiếp nhận thông tin liên quan đến pháp lý hoặc nhập cư có thể yêu cầu bản dịch được chứng thực của các hồ sơ, tờ khai hoặc mẫu đơn chính thức hỗ trợ. Cuộc gọi từ doanh nghiệp hoặc khu vực công có thể tạo ra các tài liệu tuân thủ, thông tin liên lạc tiếp theo hoặc các tài liệu đa ngôn ngữ khác.

Ngoài dịch vụ phiên dịch qua điện thoại, MotaWord còn hỗ trợ quy trình xử lý tài liệu sau cuộc gọi, bao gồm dịch thuật thông thường, dịch thuật công chứng và chứng thực khi cần thiết. Điều này giúp người mua có thể quản lý cả cuộc trò chuyện trực tiếp và các thủ tục giấy tờ liên quan mà không cần xem chúng là hai vấn đề riêng biệt.

Câu hỏi thường gặp về phiên dịch qua điện thoại

Làm thế nào để lựa chọn một công ty phiên dịch qua điện thoại?

Hãy bắt đầu với những câu hỏi về mặt vận hành. Cuộc gọi được kết nối nhanh như thế nào? Cơ chế định tuyến hoạt động như thế nào? Nhà cung cấp có hỗ trợ môi trường điện thoại của bạn không? Liệu họ có thể lựa chọn người phiên dịch phù hợp với nội dung bài nói hay không? Công ty phiên dịch qua điện thoại tốt nhất là công ty có thể hỗ trợ các điều kiện thực tế trong quy trình làm việc của bạn, chứ không chỉ hứa hẹn khả năng phiên dịch nhiều ngôn ngữ.

Làm thế nào để chọn được phiên dịch viên qua điện thoại phù hợp cho các cuộc gọi thường xuyên?

Hãy tập trung vào sự phù hợp của nhiệm vụ, tính liên tục và bản tóm tắt rõ ràng. Nếu các cuộc gọi có sự tham gia lặp đi lặp lại của cùng một người, thuật ngữ hoặc quy trình làm việc, hãy báo cáo điều đó ngay từ đầu. Điều này giúp nhà cung cấp hỗ trợ thiết lập nhất quán hơn mỗi khi bạn cần phiên dịch qua điện thoại hoặc OPI.

Dịch vụ phiên dịch từ xa qua video có phải lúc nào cũng được thực hiện qua video không?

Không. Một số hình thức giao tiếp liên quan đến khám chữa bệnh từ xa hoàn toàn dựa trên âm thanh. Việc tiếp nhận, lên lịch hẹn, phân loại bệnh nhân, theo dõi và các kênh giao tiếp khác với bệnh nhân có thể được thực hiện tốt qua điện thoại khi không cần đến hình ảnh trực quan. Trong những trường hợp đó, OPI có thể là một lựa chọn phù hợp.

Trong những trường hợp nào thì người phiên dịch dịch vụ khách hàng phát huy tác dụng tối đa?

Phiên dịch viên chăm sóc khách hàng mang lại giá trị cao nhất khi doanh nghiệp đã dựa vào hỗ trợ qua điện thoại trực tiếp và cần một kênh giao tiếp đa ngôn ngữ nhanh chóng cho khách hàng mà không làm gián đoạn cuộc gọi. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm hỗ trợ có khối lượng công việc lớn, trung tâm liên lạc và việc giao tiếp thường xuyên với khách hàng.

Khi nào thì việc sử dụng thông dịch viên là lựa chọn phù hợp cho tổng đài chăm sóc khách hàng?

Thuê thông dịch viên tổng đài là lựa chọn phù hợp khi việc hỗ trợ đa ngôn ngữ với số lượng lớn không thể dễ dàng thực hiện nội bộ do quy mô, hạn chế về nhân lực, chi phí hoặc nhu cầu về phạm vi ngôn ngữ. Trong những trường hợp đó, dịch vụ phiên dịch qua điện thoại hoặc OPI có thể cung cấp cho người gọi sự hỗ trợ ngôn ngữ mà không yêu cầu tổ chức phải có nhân viên nội bộ phụ trách mọi ngôn ngữ.

Khi tốc độ là yếu tố quyết định, phiên dịch qua điện thoại sẽ đáp ứng được.

Phiên dịch qua điện thoại hiệu quả nhất khi ưu tiên hàng đầu là truyền đạt thông tin rõ ràng và không bị chậm trễ. Khi cần thực hiện cuộc gọi ngay lập tức và cuộc trò chuyện có thể được xử lý suôn sẻ thông qua âm thanh, OPI cung cấp cho các nhóm một cách thiết thực để duy trì liên lạc mà không làm tăng thêm sự phức tạp không cần thiết.

Đó là lý do tại sao nhiều tổ chức sử dụng phiên dịch qua điện thoại cho các cuộc hội thoại có khối lượng lớn, cần xử lý nhanh chóng và có tầm quan trọng về mặt hoạt động. Mục tiêu không chỉ đơn thuần là thêm một người phiên dịch vào dây chuyền sản xuất. Mục đích là để giúp việc giao tiếp đa ngôn ngữ trở nên dễ quản lý hơn đối với nhân viên, khách hàng, bệnh nhân, gia đình và các bên liên quan.

Nếu trường hợp sử dụng của bạn giống như vậy, MotaWord có thể giúp bạn. Đội ngũ của chúng tôi có thể hỗ trợ cả phiên dịch trực tiếp qua điện thoại và các công việc dịch thuật liên quan sau đó, từ các tài liệu thông thường đến các bản dịch được chứng thực và công chứng khi cần thiết.

Để bắt đầu, hãy truy cập trang dịch vụ phiên dịch qua điện thoại của chúng tôi và yêu cầu báo giá. Nếu bạn muốn trao đổi chi tiết về nhu cầu của mình trước, MotaWord có thể giúp bạn tìm ra cấu hình phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Hãy liên hệ với chúng tôi qua trò chuyện trực tuyến 24/7, và chúng tôi sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn.