Dịch thuật chứng từ hải quan và xuất nhập khẩu cho thương mại quốc tế

Dịch thuật chứng từ hải quan là bước chuyển đổi các giấy tờ thương mại sang ngôn ngữ chính thức của quốc gia đến để các quan chức hải quan có thể xác minh chi tiết lô hàng. Các nhà nhập khẩu và xuất khẩu thường cần bản dịch được chứng thực của hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn, danh sách đóng gói và tờ khai hải quan. Đây không phải là thủ tục đơn thuần: một lỗi trong mã HS, Incoterm hoặc dấu phân cách thập phân có thể khiến lô hàng bị giữ lại ở biên giới và phát sinh phí lưu kho. Nhiều quốc gia yêu cầu các chứng từ thương mại bằng ngôn ngữ chính thức hoặc kèm theo bản dịch được chứng thực đính kèm với bản gốc. Hãy xác nhận lại các yêu cầu cụ thể với cơ quan hải quan tại điểm đến hoặc người môi giới hải quan của bạn.

Dịch thuật chứng từ hải quan là gì?

Dịch thuật chứng từ hải quan là quá trình dịch các giấy tờ xuất nhập khẩu để cơ quan hải quan tại nước đến có thể đọc và xác minh lô hàng. Nó bao gồm các tài liệu như hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn, danh sách đóng gói và tờ khai hải quan. Bản dịch có thể cần được chứng thực và đính kèm với bản gốc.

Loại bản dịch này không phải là nội dung kinh doanh thông thường. Việc này đòi hỏi phải chú ý đến mã số thuế quan, điều khoản vận chuyển, số lượng và giá trị tiền tệ. Nhân viên hải quan sử dụng bản dịch để kiểm tra hàng hóa so với tờ khai. Nếu bản dịch không khớp với bản gốc, lô hàng có thể không được thông quan.

Những loại giấy tờ xuất nhập khẩu nào cần dịch?

Các chứng từ chính bao gồm hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn, danh sách đóng gói và tờ khai hải quan. Giấy phép, chứng chỉ, giấy chứng nhận kiểm định và thư tín dụng cũng có thể cần được dịch thuật. Danh sách cụ thể phụ thuộc vào quốc gia đến và loại hàng hóa, vì vậy hãy kiểm tra với đại lý hải quan của bạn.

Bản dịch hóa đơn thương mại phải giữ nguyên chính xác giá trị của từng mặt hàng. Bản dịch giấy chứng nhận xuất xứ chứng minh nơi sản xuất hàng hóa. Bản dịch vận đơn phải khớp với thông tin vận chuyển, và bản dịch tờ khai hải quan phải thể hiện đúng phân loại thuế quan. Nếu có liên quan đến thư tín dụng, thì nội dung trong hợp đồng thương mại cũng quan trọng không kém gì các chứng từ vận chuyển. Xem hướng dẫn này về dịch thuật hợp đồng cho các thỏa thuận thương mại.

Hải quan có yêu cầu bản dịch được chứng thực không?

Nhiều quốc gia yêu cầu bản dịch được chứng thực các tài liệu thương mại bằng ngôn ngữ chính thức của họ, đặc biệt khi bản gốc không phải là ngôn ngữ đó. Bản dịch được chứng thực bao gồm một bản tuyên bố có chữ ký về tính chính xác và đầy đủ của bản dịch. Việc công chứng thường không bắt buộc đối với mục đích hải quan trừ khi cơ quan chức năng tại điểm đến yêu cầu cụ thể.

Việc chứng nhận giúp cơ quan hải quan tin tưởng rằng phiên bản tiếng Anh hoặc ngôn ngữ chính thức là bản sao chính xác của bản gốc. Điều này rất quan trọng khi nhân viên hải quan so sánh hóa đơn đã dịch với danh sách đóng gói và tờ khai hải quan. Để có cái nhìn tổng quan hơn về thời điểm cần dịch thuật chứng thực trong kinh doanh, hãy xem bài viết này về dịch thuật chứng thực cho các giao dịch kinh doanh toàn cầu.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bản dịch chứng từ hải quan có lỗi?

Sai sót trong bản dịch chứng từ hải quan có thể dẫn đến việc hàng hóa bị giữ lại tại hải quan, gây ra phí lưu kho và phí chậm trả trong thời gian chờ đợi. Việc này cũng có thể dẫn đến việc phân loại lại hàng hóa với mức thuế cao hơn, các khoản phạt hoặc tăng nguy cơ kiểm tra đối với các lô hàng trong tương lai. Những sai sót nhỏ trong mã số hoặc số lượng cũng đủ để gây ra vấn đề.

Thông thường, cơ quan hải quan không coi việc dịch sai là một lỗi trung lập. Họ có thể coi đó là sự không khớp giữa giấy tờ và hàng hóa thực tế. Những sai sót lặp đi lặp lại có thể khiến nhà nhập khẩu hoặc xuất khẩu bị giám sát chặt chẽ hơn đối với các lô hàng trong tương lai, điều này làm chậm quá trình thông quan ngay cả khi mọi thứ khác đều chính xác.

Tại sao độ chính xác lại quan trọng trong mã HS và Incoterms

Độ chính xác rất quan trọng đối với mã HS, các điều khoản Incoterm như FOB, CIF và DDP, cũng như các dấu phân cách số và thập phân. Một dấu phân cách bị dịch sai hoặc thay đổi có thể làm thay đổi giá trị lên đến 1000 lần. Mã HS không chính xác có thể dẫn đến việc phân loại lại và mức thuế suất cao hơn, vì vậy người dịch phải giữ nguyên chính xác các trường này.

Các đơn vị đo lường cũng tiềm ẩn rủi ro. Số lượng được ghi bằng kilogam trong bản gốc không thể chuyển đổi thành pound trong bản dịch nếu không có phép chuyển đổi rõ ràng và ghi chú. Thương mại là một trong những ngành cường độ dịch thuật cao vì những lĩnh vực nhỏ này lại mang đến những hậu quả to lớn. Dịch vụ dịch thuật kỹ thuật của MotaWord sử dụng các dịch giả chuyên nghiệp, những người hiểu rõ các tài liệu thương mại và đảm bảo giữ nguyên các dấu phân cách số và mã thuế quan thông qua quá trình xem xét kỹ lưỡng.

Các nhà nhập khẩu và xuất khẩu nên chuẩn bị bản dịch chứng từ thương mại như thế nào?

Thu thập bản cuối cùng của tất cả các chứng từ vận chuyển và xác nhận yêu cầu về ngôn ngữ hải quan của điểm đến trước khi dịch. Cung cấp cho người dịch bản sao sạch và đánh dấu mã HS, Incoterms, số lượng và giá trị tiền tệ để xử lý cẩn thận. Trước khi nộp bản dịch, hãy kiểm tra lại phần dịch thuật so với bản gốc về dấu phân cách và đơn vị.

Không sử dụng bản nháp hóa đơn cũ nếu hóa đơn cuối cùng đã thay đổi. Bản dịch phải hoàn toàn khớp với tài liệu được trình cho hải quan. Nếu người giao nhận hoặc môi giới vận tải quản lý lô hàng, hãy hỏi họ xem nước đến sẽ kiểm tra những giấy tờ nào và bản dịch nên được đính kèm với bản gốc hay gửi riêng.

Câu hỏi thường gặp về dịch thuật chứng từ hải quan

Tiếng Anh có đủ để sử dụng trong các giấy tờ hải quan không? Tiếng Anh không phải lúc nào cũng đủ. Nước đến có thể yêu cầu các tài liệu bằng ngôn ngữ chính thức của họ ngay cả khi người xuất khẩu hoạt động bằng tiếng Anh. Hãy kiểm tra với cơ quan hải quan tại điểm đến hoặc với đại lý môi giới của bạn.

Tôi có thể sử dụng dịch máy cho hóa đơn thương mại không? Không. Bản dịch máy có thể bỏ sót dấu phân cách thập phân, đơn vị đo lường hoặc chi tiết mã số thuế quan. Cơ quan hải quan yêu cầu bản dịch do con người thực hiện chính xác khi cần có chứng từ được chứng thực.

Bản dịch vận đơn có cần được chứng thực không? Việc này thường xảy ra khi cơ quan hải quan tại điểm đến yêu cầu bản dịch được chứng thực. Giấy chứng nhận này xác nhận bản dịch chính xác và đầy đủ, cung cấp cho cán bộ hải quan một tài liệu đáng tin cậy để so sánh với lô hàng.

Làm sao tôi biết nên dịch sang ngôn ngữ nào? Quốc gia đến sẽ quy định ngôn ngữ chính thức cho các giấy tờ hải quan. Người đại diện hải quan hoặc cơ quan hải quan tại điểm đến có thể xác nhận ngôn ngữ và liệu có cần chứng nhận hay không trước khi bạn gửi lô hàng.

Phần kết luận

Đối với thủ tục giấy tờ thương mại, bản dịch chứng từ hải quan chính xác có thể tạo nên sự khác biệt giữa một lô hàng được thông quan và một lô hàng bị lưu kho. Sự chính xác trong mã HS, Incoterms, dấu phân cách và đơn vị là điều bắt buộc — đó là yếu tố then chốt của toàn bộ công việc. Khi lô hàng tiếp theo của bạn cần bản dịch được chứng nhận, hãy sử dụng dịch vụ dịch thuật kỹ thuật của MotaWord cho hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, vận đơn và các tài liệu khác mà gói hàng hải quan của bạn yêu cầu.

Salih Erkan - Quản lý cộng đồng tại MotaWord

Bài viết được biên soạn và hiệu đính bởi Salih Erkan, Quản lý Cộng đồng tại MotaWord, người có niềm đam mê dịch thuật kỹ thuật bắt nguồn từ ngành hàng không và cơ khí ô tô — cùng một lĩnh vực đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc đảm bảo các bảng thông số kỹ thuật, mã số và các trường số liệu, giống như yêu cầu đối với các thủ tục giấy tờ hải quan. Hướng dẫn này dựa trên kinh nghiệm trực tiếp của MotaWord trong việc cung cấp dịch thuật được chứng nhận các hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ và tờ khai hải quan cho các nhà nhập khẩu và xuất khẩu. MotaWord đạt chứng nhận SOC 2 và là thành viên doanh nghiệp của ATA và ITI, cung cấp các bản dịch được chứng nhận bằng hơn 100 ngôn ngữ. Xem dịch vụ dịch thuật kỹ thuật của chúng tôi →