Hướng dẫn phong cách là gì?

Định nghĩa về hướng dẫn phong cách được đưa ra như một tập hợp các tiêu chuẩn và quy tắc về thiết kế, cách viết và định dạng văn bản. Hướng dẫn phong cách đóng vai trò là công cụ thể hiện nhận diện thương hiệu và thông tin công ty của bạn cho nhân viên và nhà cung cấp, những người sẽ chịu trách nhiệm tạo nội dung cho tổ chức của bạn. Nó cũng giúp đảm bảo tính nhất quán về ngữ pháp, chính tả và thuật ngữ trong các tài liệu, bài thuyết trình và bài quảng cáo, v.v. Cho dù đó là hướng dẫn phong cách nội dung, hướng dẫn phong cách dịch thuật hay hướng dẫn phong cách doanh nghiệp, có một số quy tắc chính mà bạn nên chú ý khi tạo hướng dẫn phong cách cho công ty của mình.

Cẩm nang phong cách thương hiệu nên bao gồm những gì?

Điều quan trọng nhất là, hướng dẫn về phong cách dịch của bạn không nên quá dài hoặc nhàm chán đối với người dịch. Nó cần phải dễ hiểu và được viết bằng ngôn từ đơn giản. Ngoài ra, các hướng dẫn về phong cách cần phải đặc thù cho thương hiệu và phản ánh những đặc điểm riêng của công ty. Bạn phải nhớ rằng thế giới đang không ngừng xoay chuyển mỗi ngày. Do đó, những thay đổi trong công ty, trong sản phẩm hoặc trong thị trường mục tiêu là điều không thể tránh khỏi. Chính vì lý do này, hướng dẫn về phong cách không nên cố định; mọi thông tin và mọi chỉ dẫn đều phải dễ dàng cập nhật. Vậy, chúng ta cần những gì khi tạo ra bộ quy tắc phong cách cho công ty?

Người dịch cần hiểu rõ về công ty của bạn, vì vậy việc cung cấp một đoạn mô tả ngắn gọn về công ty, mục đích và sứ mệnh của công ty là điểm khởi đầu tốt để xây dựng mẫu hướng dẫn phong cách thương hiệu. Thị trường toàn cầu là nơi hội tụ của nhiều quốc gia và nền văn hóa khác nhau. Đó là lý do tại sao các bộ quy tắc hướng dẫn phong cách của các công ty khác nhau cần được chuẩn bị dựa trên thói quen tiêu dùng của các thị trường khác nhau.

Việc nắm bắt đúng giọng điệu và hình thức trong quá trình dịch thuật là rất quan trọng. Vì vậy, người dịch sẽ được thông báo về thị trường mục tiêu, đối tượng mục tiêu và mục đích của sản phẩm. Bạn có thể đính kèm một số hình ảnh, thậm chí cả tệp âm thanh hoặc liên kết video liên quan đến các bản dịch trước đó do các dịch giả khác thực hiện vào hướng dẫn phong cách sản phẩm.

Biên tập viên chịu trách nhiệm cho phần quan trọng nhất của quá trình dịch thuật; đó là khâu kiểm soát cuối cùng trước khi dự án được giao cho khách hàng. Vì người dịch có thể bỏ sót một số điểm trong quá trình dịch thuật dài và mệt mỏi, nên các biên tập viên cần có thêm thông tin về công ty và sản phẩm trong các hướng dẫn về phong cách biên tập.

Tại sao việc có một cẩm nang hướng dẫn phong cách lại quan trọng?

Vậy hướng dẫn phong cách là gì và tại sao nó lại quan trọng? Hướng dẫn phong cách giống như thẻ căn cước của một công ty. Nó đảm bảo rằng bất kỳ nội dung nào bạn tạo ra đều nằm trong giới hạn cho phép. Các công ty đầu tư rất nhiều thời gian và công sức vào việc xây dựng thương hiệu, và các hướng dẫn về phong cách giúp bạn bảo vệ thương hiệu đó. Việc lập hướng dẫn về phong cách viết thoạt nhìn có vẻ tốn thêm công sức, nhưng về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian hơn. Hãy cùng xem xét một số lý do chính tại sao một công ty nên có cẩm nang phong cách.

Tính nhất quán
Chúng tôi không thể nhấn mạnh điều này hơn nữa - duy trì tính nhất quán là mục đích chính của một hướng dẫn phong cách. Các công ty xuất bản nội dung của họ trên nhiều kênh khác nhau, ở nhiều quốc gia khác nhau, vào các thời điểm khác nhau, thông qua các nhà cung cấp dịch vụ khác nhau. Làm thế nào để bạn chắc chắn rằng mình luôn chọn cùng một từ ngữ mỗi khi gửi tin nhắn vào không gian mạng, trong khi mỗi tin nhắn lại do những người khác nhau soạn thảo? Tất nhiên là với sự trợ giúp của một cẩm nang hướng dẫn về phong cách. Có nhiều cách khác nhau để diễn đạt cùng một điều. Nhưng việc có một hướng dẫn về phong cách sẽ giúp nhóm phụ trách biết được sở thích của bạn. Đó có thể là việc để nguyên tất cả ngày tháng theo định dạng của Mỹ, hoặc chỉ viết tên công ty bằng chữ thường, hoặc không bao giờ sử dụng dấu chấm phẩy. Bạn cần gì, chúng tôi làm đó! Điều này cũng sẽ giúp tránh nhầm lẫn có thể phát sinh do việc đặt tên kép cho một số khái niệm.

Xây dựng thương hiệu
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, hướng dẫn phong cách hình ảnh giúp duy trì diện mạo của công ty bạn. Điều đó có nghĩa là, đồ họa của bạn sẽ giữ nguyên trên mọi nền tảng. Logo của bạn sẽ có cùng kích thước và cùng sắc độ đỏ, khoảng cách giữa các dòng sẽ luôn giống nhau và nếu bạn chỉ muốn sử dụng phông chữ Comic Sans - chúng tôi hy vọng là không - thì không ai có thể ngăn cản bạn!

Sử dụng từ ngữ phù hợp
Một số từ ngữ cụ thể có thể không phù hợp để sử dụng trong một số nền văn hóa, mặc dù thoạt nhìn chúng khá trung lập. Nhưng chuyên gia chiến lược nội dung mới được bạn tuyển dụng có thể chưa quen thuộc với văn hóa đặc thù của nơi đó. Việc có một bộ quy tắc phong cách rõ ràng sẽ giúp bạn loại bỏ mọi nguy cơ gây phản cảm ở bất kỳ khu vực nào mà bạn đang hướng đến.

Thiết lập tông giọng
Ngoài hình thức bên ngoài, yếu tố quan trọng tạo nên thương hiệu chính là âm thanh mà nó phát ra. Ví dụ, Nike, một thương hiệu đồ thể thao năng động, sử dụng giọng điệu hào hứng và truyền cảm hứng trong các quảng cáo của mình, trong khi UPS Global, một công ty logistics, lại muốn tập trung vào cảm giác an toàn và tin tưởng, vì vậy các văn bản quảng cáo sẽ có giọng điệu điềm tĩnh hơn. Những điều này không phải là ngẫu nhiên mà đều được đảm bảo bằng các hướng dẫn về phong cách biên tập.

Tiết kiệm thời gian
Điểm cuối cùng cho thấy tầm quan trọng của hướng dẫn phong cách là nhận ra nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian về lâu dài. Việc liệt kê những điểm này trong hướng dẫn về phong cách sẽ đảm bảo rằng nó có thể được truy cập bất cứ khi nào cần thiết. Điều này sẽ giúp tránh hàng ngàn cuộc trò chuyện lặp đi lặp lại giữa các thành viên trong nhóm và giúp họ có thêm thời gian tập trung vào những việc thực sự quan trọng. Bạn sẽ không cần phải lo lắng về việc duy trì hình ảnh thương hiệu của mình.

Cách tạo ra một bộ quy tắc phong cách phù hợp nhất với bạn

Khi một tổ chức xem xét việc thiết kế một bộ quy tắc phong cách, một số khía cạnh của bộ quy tắc cần được làm rõ và phê duyệt bởi tất cả các bên liên quan trong tổ chức. Việc nhận được sự chấp thuận từ tất cả các bên liên quan là rất quan trọng vì nó sẽ đảm bảo việc tuân thủ khi được công bố và cập nhật, hoặc ít nhất là làm tăng khả năng được tuân thủ.

Làm thế nào để tạo ra một hướng dẫn về phong cách? Bạn cần đặc biệt chú ý đến nhiều khía cạnh khác nhau liên quan đến nhu cầu cụ thể của đối tượng khách hàng mục tiêu. Trước tiên, hãy hiểu rõ đối tượng khán giả của bạn! Bạn có thể có những khách hàng mục tiêu thuộc một nhóm tuổi cụ thể, những người sẽ gán những ý nghĩa nhất định cho một số từ hoặc cụm từ, trong khi các nhóm tuổi khác lại có những ý nghĩa khác trong suy nghĩ của họ. Hãy coi thế hệ Millennials và thế hệ Baby Boomers như hai nhóm khách hàng mục tiêu và bạn có thể thử nghiệm nhiều điểm khác biệt trong nhận thức và hiểu biết của họ. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho các khu vực địa lý khác nhau do sự khác biệt về văn hóa.

Thứ hai, bạn cần suy nghĩ thật kỹ về giá trị của công ty và thương hiệu của mình. Khi đã quyết định được điều đó, bạn sẽ biết thương hiệu của mình cần được thể hiện như thế nào trước đối tượng khách hàng mục tiêu.

Thứ ba, và có lẽ quan trọng hơn, bạn không cần phải phát minh lại cái bánh xe. Bạn chỉ cần quan sát phong cách giao tiếp của đối thủ cạnh tranh, không phải để sao chép hay đạo văn mà là để phân tích nó. Bạn có thể kết luận rằng các đối thủ cạnh tranh của bạn đã tạo ra những thuật ngữ chuyên ngành gây được tiếng vang với đối tượng khách hàng của bạn. Chúng tôi chỉ muốn đưa ra một vài điều cần cân nhắc trước khi xây dựng hướng dẫn phong cách của riêng bạn, và tất nhiên, còn nhiều điều khác nữa.

Giờ bạn đã sẵn sàng để xây dựng cẩm nang phong cách của mình. Việc tạo ra một cẩm nang phong cách sẽ đòi hỏi bạn phải suy nghĩ kỹ về những gì nên được đưa vào và các yếu tố chính tạo nên cẩm nang đó. Dưới đây là những yếu tố mà chúng tôi cho rằng bạn nên cân nhắc: Giọng văn, Phong cách, Cách trình bày và Bố cục.

Giọng văn:Một trong những yếu tố quan trọng nhất là giọng văn vì nó sẽ tạo nền tảng cho phần còn lại của hướng dẫn phong cách của bạn. Bạn cần phải quyết định xem thương hiệu của mình nên được khách hàng nhìn nhận như thế nào - bạn muốn tạo ấn tượng hài hước hay nghiêm túc, trang trọng hay thân thiện? Giọng nói này sẽ giúp bạn thể hiện cá tính riêng khi giao tiếp với khán giả.

Giọng văn: Nếu bạn là một nhà văn, giọng văn của bạn sẽ luôn giữ nguyên nhưng giọng điệu sẽ thay đổi khi bạn viết cho các kênh khác nhau. Ví dụ, bạn có thể viết khác nhau cho bài đăng trên mạng xã hội nhưng giọng văn của bạn có thể khác khi viết một bài báo khoa học. Bạn nên chú trọng đến giọng văn vui vẻ trong hướng dẫn phong cách của mình và xác định nó cho phù hợp.

Phong cách: Đây là nơi bạn chuẩn hóa hướng dẫn phong cách cho cách mà người tạo nội dung phải tuân theo về dấu câu, viết tắt, sử dụng biểu tượng cảm xúc hay không, định dạng thời gian và ngày tháng, v.v.

Bố cục:Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, bạn nên quyết định các tùy chọn bố cục cho hướng dẫn kiểu dáng của mình. Đây là nơi bạn quyết định cách sử dụng các yếu tố bố cục như hình ảnh sẽ trông như thế nào, bảng màu, việc sử dụng phông chữ, liên kết và danh sách, v.v.

Có rất nhiều ví dụ về hướng dẫn phong cách trực tuyến mà bạn nên tận dụng. Bạn có thể bắt đầu bằng cách sử dụng một mẫu hướng dẫn phong cách để giúp công việc của mình dễ dàng hơn. Tương tự, có rất nhiều ví dụ về hướng dẫn phong cách thương hiệu và bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng chỉ với vài thao tác tìm kiếm trên Google. Hướng dẫn phong cách của bạn là một tài liệu sống động cần được cập nhật liên tục nhưng không nhất thiết phải là một tài liệu đồ sộ.