Chuyển đổi số: Từ văn phòng truyền thống sang công cụ ảo

Vào ngày 13 tháng 3 năm 2020, ở New York, và sớm hơn nhiều ở nhiều nơi khác trên thế giới, đã trở nên rõ ràng rằng việc đến văn phòng hoặc trường học, tham gia buổi tập hát hợp xướng hoặc lớp học yoga không còn an toàn khi thực hiện trực tiếp nữa. Đối với các doanh nghiệp, điều này có nghĩa là cho phép nhân viên làm việc từ xa tại nhà để đảm bảo an toàn, và chuyển hoạt động giao tiếp và làm việc nhóm sang các nền tảng trực tuyến.

Để các đồng nghiệp có thể cùng nhau làm việc trong các dự án, hoặc để các công ty giữ liên lạc với khách hàng, chưa kể đến việc hàng triệu học sinh có thể tiếp tục học tập, việc áp dụng rộng rãi các giải pháp ảo và nền tảng video đã diễn ra sau đó. Chỉ trong vòng một tuần, dường như cả thế giới đã chuyển sang sử dụng Zoom. Các doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp trên Zoom, mọi người liên lạc với người thân yêu, các thành viên nhóm tập thể dục động viên nhau, và nhiều trường học tiến hành các buổi học từ xa trên nền tảng này. Và những vấn đề không thể tránh khỏi đã xảy ra…

Giữa giờ học địa lý của các em tám tuổi, đột nhiên xuất hiện một video ghi lại cảnh thân mật giữa người lớn. Một nhóm lớn các chuyên gia tư vấn nhận được thêm một ô vuông trên màn hình của họ, hiển thị một khuôn mặt bị che khuất đang hét lên những lời tục tĩu. Danh sách này có thể còn dài hơn nữa.

Mặc dù ban đầu phản ứng chậm chạp và đáng ngạc nhiên là không lường trước được kiểu tấn công Zoombombing này - một thuật ngữ mới được đặt ra cho hiện tượng này - nhưng kể từ đó, công ty đã cải thiện các biện pháp bảo mật của mình, và nhiều người dùng cũng đã học cách sử dụng các công cụ đó để đảm bảo an ninh và quyền riêng tư cho các tương tác trực tuyến của họ. Đây là những khó khăn ban đầu mà nhiều công ty, tổ chức hoặc cá nhân phải đối mặt, vì làm việc từ xa chưa phải là trạng thái bình thường đối với hầu hết họ.

Đối với chúng tôi tại MotaWord, thuật ngữ “làm việc từ xa” luôn có nghĩa là “làm việc”, ngay cả trước thời kỳ COVID-19. Vậy là, lối sống của chúng ta giờ đây có một cái tên mới do đại dịch này; có vẻ như chúng ta đã bỏ lại phía sau nhiều năm “giãn cách xã hội” hay “tự cách ly”. Mặc dù những lời lẽ có vẻ ảm đạm, nhưng thực tế hầu như không có gì thay đổi hoặc cần phải cải tổ trong cách thức kinh doanh của chúng tôi. Không chỉ đội ngũ hơn 29.000 cộng tác viên tự do bên ngoài trên toàn thế giới mà cả đội ngũ nòng cốt của chúng tôi cũng luôn làm việc từ bất cứ nơi nào họ muốn bật máy tính. Và trải nghiệm làm việc từ xa này, thay vì gây cảm giác cô lập, đã giúp gắn kết đội ngũ toàn cầu của chúng tôi để cùng cộng tác trong các dự án, cho phép tổ chức các cuộc họp chiến lược với những người tham gia ở nhiều múi giờ khác nhau, xây dựng tinh thần đoàn kết mạnh mẽ - và tạo ra một truyền thống thú vị về những giờ giải lao uống cà phê trực tuyến xuyên lục địa.

Là một nền tảng, MotaWord không bao giờ ngủ. Do đó, chúng tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc triển khai mô hình lực lượng lao động phân tán. Chúng tôi có khách hàng từ khắp nơi trên thế giới và các thành viên trong nhóm luôn sẵn sàng chăm sóc khách hàng trong thời gian thực. Chúng tôi có đội ngũ dịch thuật viên luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhận được sự hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ nòng cốt của chúng tôi. Một đội ngũ chỉ làm việc tại một văn phòng cố định sẽ không đủ đáp ứng nhu cầu. Mô hình làm việc từ xa là một yếu tố quan trọng giúp chúng tôi cách mạng hóa ngành dịch thuật đã có từ hàng thế kỷ. Và quan trọng hơn, chúng tôi sẽ không thể tự gọi mình là một công ty công nghệ nếu chỉ sử dụng các giải pháp truyền thống.

Không nên coi chúng là những phương thức không chính thống, vì dù sao thì gọi video đã được sử dụng rộng rãi trước đại dịch, nhưng đó là lý do tại sao chúng ta phải chuyển sang sử dụng các công cụ họp trực tuyến ngay từ ngày đầu tiên. Và chúng tôi rất thích điều đó. Chúng tôi rất thích được hợp tác với các đồng nghiệp và giao tiếp với khách hàng dù đang gọi điện từ Izmir, Paris hay New York. Hơn nữa, tất cả các cuộc họp nội bộ của chúng tôi đều được thực hiện qua hội nghị video, từ cuộc họp toàn công ty vào thứ Hai đến các nhóm nhỏ hơn trong suốt tuần. Công cụ mà chúng tôi ưu tiên sử dụng là Google Hangouts, tuy nhiên chúng tôi luôn sẵn sàng có mặt trên bất kỳ nền tảng nào mà các dịch giả hoặc khách hàng của chúng tôi sử dụng. Nhờ khả năng sử dụng các công cụ này, làm việc từ xa không bao giờ đồng nghĩa với việc chúng ta xa rời trách nhiệm, mà ngược lại, cung cấp cho chúng ta công cụ để có mặt bất cứ khi nào cần thiết.

Chúng tôi hiểu rằng đối với nhiều công ty và cá nhân, làm việc từ xa là một xu hướng mới, và chúng tôi rất vui được chia sẻ kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực này. Một số ứng dụng bên dưới có tùy chọn miễn phí, tùy thuộc vào số lượng người dùng hoặc tần suất sử dụng, chẳng hạn. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, một trong số chúng có thể phù hợp hơn để giao tiếp với đồng nghiệp so với những cái khác (nhiều khả năng là cái đã được bản địa hóa sang ngôn ngữ mẹ đẻ của bạn). Ngoài ra, tùy thuộc vào hệ sinh thái phần mềm của doanh nghiệp bạn, một số ứng dụng này có thể dễ dàng được tích hợp vào hệ thống.

• Google Hangouts Meeting - Một trong những tính năng tốt nhất của Google Hangouts Meeting là khả năng tích hợp sâu rộng với các ứng dụng khác của Google. Nếu bạn làm việc trong môi trường Google, điều này sẽ giúp cuộc sống của bạn trở nên rất đơn giản bằng cách liên kết trực tiếp lịch của bạn với liên kết cuộc họp, cho phép truy cập vào tài liệu trong Google Drive và Google Apps cũng như chia sẻ chúng trong cuộc trò chuyện mà không cần rời khỏi cuộc gọi.

• Cisco Webex - Cisco Webex cung cấp một bảng trắng ảo—với tính năng trò chuyện và video ở bên cạnh. Mọi người tham gia cuộc gọi đều có thể gõ chữ, vẽ, thêm hình dạng, tô sáng hoặc chú thích bất cứ thứ gì trên màn hình, tạo nên một cách dễ dàng để động não tìm ý tưởng.

• GoToMeeting - GoToMeeting được tích hợp nhiều tính năng chuyên nghiệp, bao gồm ghi âm cuộc gọi, số điện thoại quay số và cho phép tối đa 6 người tham gia cuộc gọi phát video trực tiếp ở độ phân giải HD. Người tham dự có thể tham gia từ trình duyệt của họ, và trong khi chia sẻ màn hình, họ có thể sử dụng các công cụ vẽ để chỉ ra các vấn đề đang được thảo luận.

• Skype - Skype for Business là một phần của bộ ứng dụng Microsoft 365 và cung cấp tổng đài IP (IP PBX) cho việc nhắn tin trực tuyến và hội nghị trực tuyến. Nó bao gồm các tính năng như phát trực tiếp, tham gia cuộc gọi hội nghị và khả năng thực hiện, nhận và chuyển tiếp cuộc gọi thông qua máy tính hoặc thiết bị di động.

Dù bạn chọn ứng dụng nào, bảo mật vẫn phải là ưu tiên hàng đầu. Đừng quên rằng bạn đang chia sẻ màn hình và không gian phòng của mình thông qua camera. Ngoài vấn đề an ninh, điều này cũng có nghĩa là bạn nên dọn dẹp bát đĩa bẩn trên bàn sau khi ra về hoặc khóa cửa để tránh cho con nhỏ của bạn bất ngờ xuất hiện trong cuộc họp quan trọng với khách hàng. Chưa kể việc mặc quần dài là điều nên làm, đặc biệt nếu có khả năng bạn cần phải đuổi đứa trẻ đó ra khỏi phòng!

Giới thiệu về MotaWord
MotaWord là nền tảng dịch thuật chuyên nghiệp nhanh nhất thế giới. Nhờ sử dụng công nghệ điện toán đám mây, các thuật toán thông minh quản lý dự án suốt ngày đêm và hơn 29 nghìn dịch giả chuyên nghiệp, MotaWord cung cấp các bản dịch chất lượng cao bằng mọi ngôn ngữ với giá rẻ hơn 60% và nhanh hơn 20 lần so với các công ty dịch thuật truyền thống.