E-migration : des bureaux aux outils virtuels

Le 13 mars 2020, il était devenu clair à New York, et bien plus tôt dans de nombreuses autres parties du monde, qu'aller au bureau ou à l'école, assister à une pratique chorale ou à un cours de yoga n'était plus une chose sûre à faire en personne. . Pour les entreprises, cela signifiait que leurs employés travaillaient à distance depuis la sécurité de leur domicile et transféraient leurs communications et leur travail d'équipe vers des plateformes en ligne.

Pour que les collègues travaillent ensemble sur des projets, ou pour que les entreprises restent en contact avec leurs clients, sans parler pour que des millions et des millions d'écoliers aient accès à la poursuite de leurs études, une adoption beaucoup plus large des solutions virtuelles et des plateformes vidéo s'en est suivie. En une semaine, c'était comme si le monde entier avait migré vers Zoom Les entreprises ont organisé des réunions sur Zoom, les gens se sont enregistrés avec leurs proches, les membres du groupe d'exercices se sont encouragés et de nombreuses écoles ont organisé des sessions d'apprentissage à distance sur la plateforme. Et les problèmes inévitables se sont ensuivis…

Au milieu de la leçon de géographie d'un enfant de huit ans, il y a eu soudain une vidéo d'une rencontre explicite avec un adulte. Un grand groupe de consultants a obtenu un carré supplémentaire sur leurs écrans avec un visage masqué criant des obscénités. Cette liste pourrait s'allonger beaucoup plus longtemps.

Bien que lentes dans leur réaction au début, et étonnamment ne s'attendant pas à ce genre de zoombombing - un nouveau terme inventé pour le phénomène - l'entreprise a depuis amélioré ses mesures de sécurité, et les nombreux utilisateurs ont également appris à mettre en œuvre ces outils pour assurer la sécurité et confidentialité de leurs interactions en ligne. Ce sont les difficultés de croissance auxquelles de nombreuses entreprises, organisations ou particuliers étaient confrontés, car le travail à distance n'était pas une situation normale pour la plupart d'entre eux.

Pour nous, chez MotaWord, le terme «travail à distance» a toujours signifié «travailler» même dans les jours pré-COVID-19, cependant. Ainsi, notre mode de vie a maintenant un nouveau nom en raison de cette pandémie ; on dirait que nous avons des années de « distanciation sociale » ou « d'auto-isolement » derrière nous. Bien que les étiquettes puissent sembler lugubres, pratiquement rien n'a changé ou n'a besoin d'être réorganisé dans la façon dont nous menons nos activités. Non seulement notre équipe externe de plus de 29 000 freelances à travers le monde, mais aussi notre équipe principale ont toujours travaillé où qu'ils décident d'allumer leur ordinateur. Et cette expérience de travail à distance, loin d'être isolante, a réuni notre équipe mondiale pour collaborer à des projets, a permis des réunions stratégiques avec des participants dans plusieurs fuseaux horaires, a construit un fort sentiment d'appartenance - et a créé une belle tradition de pauses café électroniques intercontinentales. .

En tant que plateforme, MotaWord ne dort jamais. Par conséquent, nous n'avons jamais eu d'autre choix que de mettre en œuvre un modèle de main-d'œuvre distribuée. Nous avons des clients de tous les coins du monde et des membres de l'équipe pour s'occuper de nos clients en temps réel. Nous avons des traducteurs qui répondent sans cesse aux besoins de ces clients et qui bénéficient du soutien de notre équipe de base 24 heures sur 24. Une équipe liée à un bureau de brique et de mortier ne suffirait pas. Notre modèle de travail à distance est un facteur important dans notre capacité à révolutionner l'industrie séculaire de la traduction. Et plus important encore, nous ne serions pas et ne pourrions pas nous appeler une entreprise technologique si nous n'utilisions que des solutions conventionnelles.

Pour ne pas les catégoriser comme non conventionnels, après tout, les appels vidéo étaient largement utilisés avant la pandémie, mais c'est pourquoi nous avons dû nous tourner vers les outils de réunion virtuelle dès le premier jour. Et nous l'aimons. Nous aimons pouvoir faire équipe avec nos collègues et communiquer avec nos clients, que nous appelions d'Izmir, de Paris ou de New York. De plus, nos réunions internes se déroulent entièrement par vidéoconférence, de la réunion à l'échelle de l'entreprise le lundi aux petits groupes tout au long de la semaine. Notre outil de prédilection est Hangouts Google , mais nous sommes toujours prêts à être présents sur toutes les plateformes utilisées par nos traducteurs ou nos clients. Grâce à notre capacité à utiliser ces outils, le télétravail n'a jamais signifié s'éloigner de nos responsabilités mais, au contraire, nous a fourni un outil pour être présent en cas de besoin.

Nous comprenons que pour de nombreuses entreprises et particuliers, le travail à distance est un nouveau développement, et nous sommes heureux de partager notre expérience dans le domaine. Certaines des applications ci-dessous ont des options gratuites jusqu'à un certain nombre d'utilisateurs ou une fréquence d'utilisation, par exemple. Selon vos besoins, l'un d'eux peut vous convenir mieux pour communiquer avec vos collègues que les autres (celui qui est déjà localisé dans votre langue maternelle, très probablement). De plus, selon l'écosystème logiciel de votre entreprise, certaines de ces applications peuvent être facilement opt-in avec le système.

• Réunion Google Hangouts - L'une des meilleures fonctionnalités de Google Hangouts Meeting est son intégration profonde avec d'autres applications Google. Si vous travaillez dans le monde Google, cela vous simplifiera la vie en liant votre calendrier directement au lien de la réunion, et en permettant l'accès aux documents dans Google Drive et les applications et en les partageant dans le chat, sans quitter votre appel.

• CiscoWebex - Cisco Webex fournit un tableau blanc virtuel, avec chat et vidéos sur le côté. Tous les participants à l'appel peuvent taper, dessiner, ajouter des formes et mettre en surbrillance ou annoter n'importe quoi sur l'écran, pour un moyen facile de réfléchir à des idées.

• GoToMeeting - GoToMeeting regorge de fonctionnalités professionnelles, y compris l'enregistrement des appels, les numéros d'appel, et il permet à jusqu'à 6 personnes sur l'appel d'avoir leur vidéo en streaming en HD. Les participants peuvent se joindre à partir de leurs navigateurs et, tout en partageant leur écran, ils peuvent utiliser des outils de dessin pour signaler les problèmes abordés.

• Skype - Skype Entreprise fait partie de l'offre de la suite 365 de Microsoft et fournit un PBX IP pour la messagerie en ligne et les conférences Web. Il comprend des fonctionnalités telles que la diffusion en direct, la numérotation dans des conférences téléphoniques et la possibilité de passer, de recevoir et de transférer des appels via un ordinateur ou un appareil mobile.

Quelle que soit l'application que vous choisissez, la sécurité doit être la priorité numéro un. N'oubliez pas que vous partagez votre écran et votre chambre via votre caméra. Et sécurité mise à part, cela signifie que c'est une bonne idée de retirer la vaisselle sale de la table derrière vous ou de verrouiller la porte pour empêcher votre bambin chéri d'apparaître dans une réunion client importante. Sans oublier qu'il est conseillé de porter un pantalon, surtout s'il y a une chance que vous deviez chasser ledit bambin hors de votre chambre !

A propos de MotaWord
MotaWord est le monde plateforme de traduction professionnelle la plus rapide . Grâce à l'utilisation de technologies cloud, d'algorithmes intelligents qui gèrent les projets 24 heures sur 24 et de plus de 29 000 traducteurs professionnels, MotaWord fournit des traductions de haute qualité dans toutes les langues 60 % moins chères et 20 fois plus rapidement que les agences de traduction traditionnelles.