ملفات PDF يمكن الوصول إليها: كيفية إنشائها واستخدامها

هل سبق لك أن فتحت ملف PDF وتساءلت عما إذا كان بإمكان الجميع قراءته بالفعل؟ تم تصميم ملفات PDF سهلة الوصول بحيث يتمكن الأشخاص الذين يستخدمون برامج قراءة الشاشة أو التقنيات المساعدة الأخرى من تصفح المحتوى وفهمه بسهولة تامة مثل أي شخص آخر. بخلاف ملف PDF العادي، يتضمن ملف PDF الذي يمكن الوصول إليه علامات مناسبة، ونص بديل للصور، وترتيب قراءة منطقي، ونص قابل للبحث.

مع انتقال المزيد من النماذج والتقارير والموارد إلى الإنترنت، لم يعد الوصول الرقمي خياراً. تحتاج المنظمات إلى معرفة كيفية جعل ملفات PDF قابلة للوصول، وكيفية تحويل الملفات الموجودة، وكيفية الحفاظ على إمكانية الوصول في المستندات المترجمة. في هذا الدليل، سنشرح كل خطوة بوضوح وبشكل عملي. سنشرح أيضًا كيف يدعم برنامج MotaWord ترجمات PDF التي يمكن الوصول إليها، خاصة عند العمل مع المستندات الرسمية متعددة اللغات.

ما هو ملف PDF سهل الوصول ولماذا هو مهم؟

ملف PDF سهل الوصول هو مستند تم بناؤه مع مراعاة الهيكل وسهولة الاستخدام بحيث يتمكن الأشخاص الذين يستخدمون برامج قراءة الشاشة والتقنيات المساعدة الأخرى من قراءته والتنقل فيه بفعالية. إنه ليس مجرد ملف نظيف بصريًا. يتضمن ملف PDF سهل الوصول الحقيقي علامات مناسبة للعناوين والفقرات والقوائم والجداول، ونص بديل ذي معنى للصور، وترتيب قراءة منطقي، ونص قابل للبحث، ولغة مستند محددة.

تعمل العلامات كخريطة في الخفاء. فهي تخبر البرامج المساعدة ما هو العنوان، وما هو نص الجسم، وكيف ترتبط الأقسام ببعضها البعض. يضمن ترتيب القراءة المنطقي قراءة المحتوى بالتسلسل الصحيح. يسمح النص القابل للبحث، بدلاً من الصور الممسوحة ضوئياً للنص، للمستخدمين بنسخ المحتوى والبحث عنه وتفسيره بدقة. يساعد ضبط لغة المستند قارئات الشاشة على نطق الكلمات بشكل صحيح.

تُعدّ مستندات PDF سهلة الوصول مهمة في جميع القطاعات. يتبادل مقدمو الرعاية الصحية نماذج المرضى. تنشر الجامعات مواد الدورة التدريبية. تقوم الوكالات الحكومية بتوزيع الموارد العامة. ترسل الشركات العقود والتقارير. في جميع هذه الحالات، تدعم إمكانية الوصول سهولة الاستخدام والشمولية والوصول الأوسع.

تحدد معايير مثل WCAG والقسم 508 التوقعات المتعلقة بإمكانية الوصول الرقمي، بما في ذلك ملفات PDF. على الرغم من اختلاف المتطلبات القانونية باختلاف المنظمة والمنطقة، فإن تعلم كيفية جعل ملف PDF متاحًا للجميع هو خطوة عملية نحو تواصل أوضح ووصول متساوٍ للجميع. إذا كانت ملفاتك تستخدم أيضًا في سير العمل الرسمي، فإن دليلنا حول ترجمة الوثائق الرسمية سيكون رفيقًا مفيدًا.

معايير إمكانية الوصول: شرح معايير WCAG والقسم 508

عند إنشاء ملفات PDF يسهل الوصول إليها، هناك إطاران رئيسيان يوجهان أفضل الممارسات: WCAG والقسم 508.

WCAG، أو إرشادات إمكانية الوصول إلى محتوى الويب، هي مجموعة دولية من التوصيات لجعل المحتوى الرقمي أكثر سهولة في الوصول إليه للأشخاص ذوي الإعاقة. على الرغم من أن معايير WCAG كُتبت في الأصل للمواقع الإلكترونية، إلا أنها تنطبق أيضًا على المستندات، بما في ذلك أي ملف PDF يمكن الوصول إليه تقوم بنشره عبر الإنترنت.

القسم 508 هو قانون أمريكي يلزم الوكالات الفيدرالية بجعل تكنولوجيا المعلومات الإلكترونية الخاصة بها متاحة للجميع. يشمل ذلك المواقع الإلكترونية والبرامج ومستندات PDF التي يتم مشاركتها مع الجمهور. تتبع العديد من المنظمات الخاصة القسم 508 كمعيار مرجعي، خاصة عند العمل مع الكيانات الحكومية.

بالنسبة لمنشئي المستندات، تترجم هذه المعايير إلى توقعات عملية عند إنشاء ملفات PDF يسهل الوصول إليها:

• يجب أن يكون النص قابلاً للقراءة والتحديد، وليس مجرد صور ممسوحة ضوئياً.
• يجب وضع علامات مناسبة على العناوين والقوائم والجداول.
• يجب أن يتبع المحتوى ترتيب قراءة منطقي
• يجب أن تتضمن الصور نصًا بديلًا ذا معنى
• يجب أن تكون الملفات متوافقة مع قارئات الشاشة وغيرها من التقنيات المساعدة

اتباع معايير WCAG والقسم 508 يساعد في ضمان أن تكون ملفات PDF الخاصة بك قابلة للاستخدام، ومتوافقة عند الاقتضاء، وشاملة حقًا.

ملف PDF سهل الوصول مقابل ملف PDF عادي: الاختلافات الرئيسية

للوهلة الأولى، قد يبدو ملف PDF سهل الوصول وملف PDF عادي متطابقين. يظهر الاختلاف عندما يحاول شخص ما تصفح الملف باستخدام قارئ الشاشة أو لوحة المفاتيح فقط.

غالباً ما يكون ملف PDF العادي مجرد تصميم مرئي. قد يفتقر إلى الوسوم، أو البنية المناسبة، أو النص القابل للبحث. أما ملف PDF الذي يمكن الوصول إليه، من ناحية أخرى، فيتم بناؤه ببنية أساسية يمكن للتقنيات المساعدة تفسيرها. هذا الهيكل هو الفرق الأساسي بين تنسيقات PDF العادية والمتاحة.

في ملف عادي، قد يقرأ قارئ الشاشة النص بترتيب خاطئ، أو يتخطى الصور، أو يفشل في التعرف على العناوين. في النسخة التي يسهل الوصول إليها، يتم وضع علامات على العناوين، وتتضمن الصور نصًا بديلًا، ويتبع ترتيب القراءة تدفقًا منطقيًا. يؤثر هذا بشكل مباشر على سهولة الاستخدام للأشخاص ذوي الإعاقات البصرية أو الإدراكية.

يساعدك فهم الفرق بينهما على إنشاء مستندات يمكن للجميع استخدامها بثقة.

إنشاء ملفات PDF سهلة الوصول من البداية: أفضل الممارسات

إذا كنت تعمل في Word أو Google Docs أو InDesign، فإن أسهل طريقة لدعم إمكانية الوصول هي تضمينها منذ اليوم الأول. إليك قائمة مرجعية عملية لإنشاء ملفات PDF يسهل الوصول إليها وتعمل بسلاسة مع برامج قراءة الشاشة وغيرها من الأدوات المساعدة.

1. استخدم أنماط العناوين المدمجة

قم بتطبيق أنماط العناوين الرسمية مثل العنوان 1، والعنوان 2، وما إلى ذلك. لا تكتفِ بجعل النص غامقًا أو تكبيره. تُنشئ هذه الأنماط علامات هيكلية تعتمد عليها برامج قراءة الشاشة لفهم الأقسام والتنقل.

2. اكتب نصًا بديلًا ذا معنى للصور

أضف نصًا بديلًا لكل صورة أو مخطط أو رسم بياني يحتوي على معلومات. وهذا يضمن أن المستخدمين الذين لا يستطيعون رؤية الصورة ما زالوا يفهمون غرضها وسياقها. يمكن تمييز الصور الزخرفية على هذا النحو.

3. تنظيم الجداول بشكل صحيح

استخدم جداول بسيطة ذات صفوف عناوين محددة. تجنب دمج الخلايا أو تقسيمها قدر الإمكان. تساعد الجداول المنظمة بشكل صحيح برامج قراءة الشاشة على تفسير البيانات صفًا صفًا وعمودًا عمودًا.

4. تحديد لغة المستند

حدد اللغة الأساسية في إعدادات المستند. يُمكّن هذا قارئات الشاشة من نطق الكلمات بدقة وتغيير اللغات عند الحاجة.

5. تأكد من أن النص حقيقي وقابل للتحديد

تجنب الاعتماد على الصور الممسوحة ضوئياً للنصوص. اعمل دائمًا مع المحتوى المكتوب الفعلي. إذا كان لا بد من استخدام مواد ممسوحة ضوئياً، فقم بتطبيق تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) قبل الانتهاء من العملية. يُعد النص القابل للبحث أمراً أساسياً في مستندات PDF سهلة الوصول.

6. تحقق من ترتيب القراءة قبل التصدير

راجع التصميم للتأكد من أن المحتوى يتدفق بشكل منطقي من الأعلى إلى الأسفل. يُعد ترتيب القراءة الصحيح جزءًا أساسيًا من كيفية جعل ملف PDF سهل الوصول إليه.

باتباع قائمة التحقق هذه، تجعل مستندات PDF سهلة الوصول جزءًا من سير عملك المعتاد بدلاً من كونها فكرة لاحقة.

تحويل ملف PDF عادي إلى ملف PDF يسهل الوصول إليه

هل لديك ملف جاهز بالفعل؟ لا يزال بإمكانك تحويل ملف PDF إلى ملف PDF يسهل الوصول إليه باستخدام الأدوات المناسبة وعملية مراجعة دقيقة. إليك طريقة مبسطة خطوة بخطوة باستخدام برنامج Adobe Acrobat Pro.

1. قم بتشغيل تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) إذا تم مسح الملف ضوئيًا.

إذا كانت وثيقتك عبارة عن صورة ممسوحة ضوئياً، فابدأ بتقنية التعرف الضوئي على الأحرف. تقوم تقنية التعرف الضوئي على الأحرف (OCR) بتحويل صور النصوص إلى محتوى قابل للبحث والتحديد. هذا أمر ضروري في أي عملية تحويل ملف PDF إلى ملف PDF يسهل الوصول إليه.

2. استخدم أدوات إمكانية الوصول

افتح لوحة إمكانية الوصول في برنامج Acrobat وقم بتشغيل فحص كامل لإمكانية الوصول. سيؤدي هذا إلى تحديد العلامات المفقودة، ومشاكل ترتيب القراءة، وغيرها من المشاكل الهيكلية.

3. أضف وراجع العلامات في لوحة العلامات

افتح جزء "الوسوم" لفحص بنية المستند. تأكد من وضع علامات مناسبة على العناوين والفقرات والقوائم والجداول. قم بتعديل أو إضافة العلامات عند الحاجة. يُعدّ وضع العلامات الدقيقة أمراً أساسياً لإنشاء ملفات PDF يسهل الوصول إليها.

4. ضبط ترتيب القراءة

استخدم أداة ترتيب القراءة للتأكد من أن المحتوى يتدفق بشكل منطقي. تعتمد برامج قراءة الشاشة على هذا التسلسل لعرض المعلومات بشكل صحيح.

5. أضف نصًا بديلًا للصور

قم بتوفير أوصاف ذات معنى للصور والرسوم البيانية والمخططات. يمكن تصنيف الصور الزخرفية على أنها قطع أثرية.

6. أعد تشغيل مدقق إمكانية الوصول

قم بمعالجة كل مشكلة تم الإبلاغ عنها، بما في ذلك البيانات الوصفية المفقودة أو تحذيرات التباين.

7. اختبر باستخدام قارئ الشاشة

استخدم أدوات مثل NVDA أو JAWS لتجربة المستند كما يفعل المستخدم.

إذا كان الملف مفحوصًا بشكل مكثف، أو سيئ التنظيم، أو معقدًا بصريًا، فقد يكون من الأجدى إعادة إنشائه من المصدر بدلاً من إصلاحه جزءًا جزءًا.

أخطاء شائعة يجب تجنبها عند العمل مع ملفات PDF سهلة الوصول

حتى مع استخدام الأدوات المناسبة، من السهل إغفال التفاصيل التي تؤثر على ملف PDF الخاص بك والذي يمكن الوصول إليه بسهولة. تحدث العديد من المشاكل عندما يتم التعامل مع إمكانية الوصول كخانة اختيار نهائية بدلاً من كونها جزءًا من سير العمل.

أحد الأخطاء الشائعة هو استخدام صور ممسوحة ضوئياً للنصوص دون تطبيق تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). إذا لم يكن النص قابلاً للبحث والتحديد، فلن تتمكن برامج قراءة الشاشة من تفسيره بشكل صحيح. ومن المشاكل الشائعة الأخرى غياب النص البديل للصور أو الرسوم البيانية أو المعلوماتية. بدون وصف، تضيع المعلومات المهمة ببساطة.

يُعد ترتيب القراءة غير الصحيح مشكلة رئيسية أيضاً. إذا تم ترتيب المحتوى بصريًا في أعمدة أو مربعات نصية ولكن ليس بشكل منظم بشكل صحيح، فقد تقرأه التقنيات المساعدة بتسلسل مربك.

فيما يلي أخطاء أخرى يجب الانتباه إليها عند إنشاء ملفات PDF يسهل الوصول إليها:

• الاعتماد فقط على التنسيق المرئي بدلاً من أنماط العناوين المضمنة
• تخطي مراجعة العلامات اليدوية بعد وضع العلامات التلقائي
• تجاهل إعدادات لغة المستند
• عدم إجراء الاختبار باستخدام قارئ الشاشة

إذا كنت تتعلم كيفية جعل ملف PDF سهل الوصول إليه، فإن الوقاية هي المفتاح. قم ببناء الهيكل بعناية، وراجع العلامات يدويًا، واختبر دائمًا قبل المشاركة.

ترجمات ملفات PDF سهلة الوصول باستخدام MotaWord

إن إنشاء مستندات PDF يسهل الوصول إليها ليس سوى جزء من المعادلة. إذا قمت بترجمة هذا المحتوى إلى لغة أخرى، فيجب الحفاظ على إمكانية الوصول إليه. وإلا، فقد تتعطل البنية والعلامات وترتيب القراءة أثناء العملية.

في موتا وورد، نقدم ترجمات يتم تسليمها كملفات PDF سهلة الوصول بالكامل عند الطلب. هذا يعني أن المستند المترجم يتضمن علامات مناسبة، ونص بديل ذي معنى، ولغة مستند محددة، وترتيب قراءة منطقي. نحن لا نترجم النص المرئي فحسب. نحن نساعد في ضمان أن يظل ملف PDF النهائي الذي يمكن الوصول إليه متوافقًا مع برامج قراءة الشاشة والتقنيات المساعدة.

يُعد هذا الأمر ذا قيمة خاصة للمنظمات القانونية والطبية والتعليمية التي تنشر بانتظام العقود أو نماذج المرضى أو التقارير أو المواد الدراسية. في هذه المجالات، يُعد الوضوح وتكافؤ الوصول أمراً بالغ الأهمية في جميع نسخ اللغات.

إذا لم تكن متأكدًا مما إذا كان مشروعك يتطلب سير عمل معتمدًا أو سير عمل قياسيًا، فإن مقالتنا حول الترجمة المعتمدة مقابل الترجمة العامة يمكن أن تساعدك في اتخاذ القرار. للحصول على نظرة عامة أوسع حول سير العمل عن بعد والتسليم ومعالجة المستندات، يمكنك أيضًا قراءة دليلنا حول ترجمة المستندات عبر الإنترنت والتصديق.

إذا كان لديك بالفعل ملف متوافق، فيمكننا الحفاظ على إمكانية الوصول إليه أثناء الترجمة.

الأسئلة الشائعة: ملفات PDF سهلة الوصول

ما الفرق بين ملف PDF وملف PDF سهل الوصول؟

الفرق الرئيسي هو في البنية. غالباً ما يركز ملف PDF العادي على التصميم المرئي فقط. يتضمن ملف PDF سهل الوصول إليه علامات مناسبة للعناوين والفقرات والقوائم والجداول، بالإضافة إلى نص بديل ذي معنى وترتيب قراءة منطقي.

باختصار، يتم تصميم مستندات PDF سهلة الوصول بحيث يمكن لبرامج قراءة الشاشة والتقنيات المساعدة الأخرى تفسيرها بشكل صحيح. بدون علامات وبنية محددة، قد تتم قراءة ملف PDF القياسي بشكل غير متسلسل أو قد لا تتم قراءته بالكامل على الإطلاق.

كيف أعرف ما إذا كان ملف PDF الخاص بي قابلاً للوصول؟

ابدأ باستخدام أداة فحص إمكانية الوصول في برنامج Adobe Acrobat Pro. يقوم بفحص ملفك ويشير إلى المشكلات مثل العلامات المفقودة، أو النص البديل غير الموجود، أو مشاكل ترتيب القراءة. يوفر لك هذا نظرة عامة فنية على حالة إمكانية الوصول إلى المستند الخاص بك.

لكن الأدوات الآلية ليست كافية. لإجراء اختبار أكثر دقة، افتح الملف باستخدام قارئ شاشة مثل NVDA أو JAWS وتنقل خلاله باستخدام لوحة المفاتيح فقط. إذا كانت العناوين والقوائم والجداول منطقية وكان المحتوى يتدفق بشكل منطقي، فمن المحتمل أن يكون ملف PDF الخاص بك قابلاً للوصول.

هل يمكن جعل ملفات PDF الممسوحة ضوئياً متاحة للجميع؟

نعم، لكنها تتطلب جهداً إضافياً. الملف الممسوح ضوئياً هو في الأساس صورة، لذا فإن الخطوة الأولى هي تشغيل تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR). تقوم تقنية التعرف الضوئي على الأحرف بتحويل صور النصوص إلى محتوى قابل للبحث والتحديد.

بعد التعرف الضوئي على الأحرف، لا يزال يتعين عليك إضافة علامات، وتحديد ترتيب القراءة، وتضمين النص البديل. يتطلب تحويل ملف ممسوح ضوئياً في أغلب الأحيان مراجعة يدوية للتأكد من دقة المحتوى وهيكله بشكل صحيح.

هل تحتاج ملفات PDF المترجمة إلى ميزات تسهيل الوصول أيضًا؟

قطعاً. ينبغي الحفاظ على إمكانية الوصول في جميع إصدارات اللغات. عند ترجمة مستندات PDF التي يمكن الوصول إليها، يجب أن تظل العلامات وترتيب القراءة والنص البديل وإعدادات لغة المستند سليمة.

إذا تم تجاهل إمكانية الوصول أثناء الترجمة، فقد لا يعمل الملف النهائي بشكل صحيح مع الأدوات المساعدة. ولهذا السبب، فإن الحفاظ على معايير إمكانية الوصول طوال عملية الترجمة أمر ضروري من أجل التواصل المتسق والشامل في كل لغة.

جعل إمكانية الوصول معيارًا أساسيًا، لا مجرد فكرة لاحقة.

لم تعد المستندات التي يسهل الوصول إليها مطلباً خاصاً. إنها تمثل توقعاً متزايداً في مختلف الصناعات والجماهير. سواء كنت تقوم بإنشاء ملفات PDF يسهل الوصول إليها من الصفر، أو تحسين ملف موجود، أو ترجمة المحتوى إلى لغات جديدة، فإن الهدف هو نفسه: الوصول المتساوي إلى المعلومات.

تدعم مستندات PDF سهلة الوصول سهولة الاستخدام والامتثال عند الاقتضاء، وتعزز التواصل مع جمهورك. إنها تُظهر أن مؤسستك تُقدّر الوضوح والشمولية، وليس مجرد العرض المرئي.

إن النهج الأكثر فعالية هو دمج إمكانية الوصول في كل سير عمل للمستندات منذ البداية. استخدم قوالب منظمة. درب فرقك. راجع الملفات قبل النشر. وعند الترجمة، تأكد من الحفاظ على إمكانية الوصول، وعدم فقدانها.

إذا كنت بحاجة إلى دعم في تقديم مستندات PDF مترجمة يسهل الوصول إليها، فإن MotaWord يمكنها مساعدتك في الجمع بين الدقة والهيكلة وسهولة الوصول في عملية واحدة سلسة.

اجعل إمكانية الوصول ممارسة معتادة لديك، وليست حلاً في اللحظة الأخيرة.