3 công cụ tự động hóa dịch thuật hàng đầu giúp đơn giản hóa quản lý bản địa hóa

Chào! Tại MotaWord, chúng tôi liên tục thử nghiệm những điều mới để giúp khách hàng dễ dàng hơn trong công việc dịch thuật. Một số khách hàng của chúng tôi sử dụng dịch vụ của chúng tôi thường xuyên. Đó là lý do tại sao chúng tôi quyết định thử nghiệm một bộ quy trình tự động hóa nhỏ tập trung vào dịch thuật để tìm hiểu một điều đơn giản: liệu những quy trình này có thực sự giúp ích cho người dùng trong công việc thực tế hay không?

Dĩ nhiên, đây không phải là một buổi ra mắt sản phẩm hoàn chỉnh. Đây là một thử nghiệm thực tế để xem những ý tưởng về quy trình làm việc nào sẽ hữu ích, chúng ta có thể tạo ra những ý tưởng nào khác và chúng ta nên công bố những loại bộ công cụ quy trình làm việc nào tiếp theo cho các nhóm thường xuyên xử lý nội dung đa ngôn ngữ. Nghe có vẻ thú vị chứ? Hãy cùng khám phá những gì chúng ta đã tạo ra ở bên dưới nhé!

Vì sao chúng tôi thử nghiệm các quy trình làm việc này

Chúng tôi hợp tác với các nhóm cần dịch thuật để làm việc nhanh hơn, giảm thiểu thao tác thủ công và tích hợp một cách tự nhiên hơn vào các công cụ mà họ đang sử dụng. Đó là lý do chúng tôi tiến hành thí nghiệm này, sử dụng N8n và Runwork AI làm nền tảng.

Thay vì bắt đầu bằng việc triển khai một nền tảng quy mô lớn, chúng tôi đã hợp tác với Giám đốc công nghệ (CTO) của mình, Oytun Tez, để tạo ra ba quy trình làm việc nhỏ, dễ hiểu và dễ đánh giá. Mỗi chức năng đều tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể: báo giá dự án từ email, khởi chạy quy trình dịch thuật từ thư mục tiếp nhận tài liệu hoặc thông báo cho nhóm khi dự án đã hoàn tất.

Chúng tôi tin rằng việc tự động hóa quy mô nhỏ, tập trung vào từng bước nhỏ gây khó chịu một sẽ mang lại giá trị thực sự. Chúng tôi cũng cho rằng cách tốt nhất để xác thực điều đó là trình bày quy trình làm việc, giải thích chúng một cách rõ ràng và yêu cầu phản hồi trực tiếp từ những người thực sự sẽ sử dụng chúng.

Nếu nhận được phản hồi tích cực, chúng tôi dự định mở rộng điều này thành các bộ quy trình làm việc chuyên dụng hơn cho các trường hợp sử dụng khác nhau. Điều đó có thể bao gồm các hoạt động pháp lý, tiếp thị đa ngôn ngữ, dịch vụ khách hàng, đội ngũ hỗ trợ và các quy trình làm việc khác mà việc sử dụng ngôn ngữ tạo ra những trở ngại không cần thiết. Nhưng trước mắt, chúng tôi sẽ chỉ giới thiệu ba quy trình làm việc khác nhau và cách bạn có thể bắt đầu sử dụng chúng ngay hôm nay để mở rộng quy mô hoạt động dịch thuật của mình.

Các quy trình công việc này được xây dựng để làm gì?

Mỗi quy trình làm việc trong đợt đầu tiên này được thiết kế dựa trên một ý tưởng đơn giản: loại bỏ sự chậm trễ, giảm bớt một bước thủ công và giúp công việc dịch thuật dễ bắt đầu hơn hoặc dễ theo dõi hơn. Chúng tôi nghĩ như vậy là đủ để tạo cơ hội bước chân vào lĩnh vực này rồi!

Một số nhóm cần một cách nhanh hơn để nhận báo giá mà không cần phải điền vào một biểu mẫu dài dòng. Một số đơn vị khác cần quy trình tiếp nhận hồ sơ quan trọng được đơn giản hóa hơn. Những người khác không cần thêm một bảng điều khiển khác để kiểm tra. Họ chỉ cần một tin nhắn khi công việc hoàn thành.

Đây là chức năng của từng quy trình làm việc:

Bộ sản phẩm này được thiết kế hẹp một cách có chủ ý. Chúng tôi muốn bài viết đầu tiên phải đơn giản để dễ sử dụng như một bằng chứng về tính khả thi của ý tưởng. Nếu một trong những giải pháp này phù hợp với bạn, chúng ta có thể phát triển từ đó với các giải pháp chuyên biệt hơn và quy trình vận hành sâu rộng hơn mà bạn có thể dễ dàng tích hợp vào hoạt động hàng ngày và thậm chí cả các quy trình hiện có của mình.

Trên các nền tảng như Runwork, nơi người dùng có thể tạo ra các tác nhân sử dụng các tác nhân khác, các quy trình làm việc này chắc chắn là một bổ sung nhanh chóng và hiệu quả cho một hệ sinh thái đang phát triển.

Quy trình 1 - Xuất tài liệu tự động

Đây là quy trình làm việc phức tạp nhất trong số các quy trình. Chúng tôi nhận ra rằng dịch vụ dịch thuật của chúng tôi bắt đầu bằng một bước thủ công: một người tải tệp lên, người khác kiểm tra, người khác xác nhận chi tiết công việc, và sau đó dự án thực tế mới bắt đầu. Điều đó có thể chấp nhận được ở khối lượng nhỏ, nhưng sẽ nhanh chóng trở nên rắc rối khi các tài liệu cần xử lý gấp hoặc có tầm quan trọng về mặt nghiệp vụ.

Quy trình này được xây dựng dành cho các nhóm muốn có quy trình tiếp nhận thông tin bài bản hơn mà vẫn đảm bảo tính khách quan và khả năng phán đoán của con người ở những khía cạnh quan trọng. Đây là kết quả mà chúng tôi đã đạt được:

• Quy trình này kiểm tra thư mục đầu vào trên Google Drive, tìm tệp tin đủ điều kiện đầu tiên và bỏ qua các tài liệu đã được đánh dấu là đang xem xét, đã hoàn thành hoặc bị từ chối.

• Sau khi tệp được chọn, quy trình sẽ tải xuống tài liệu nguồn, chuẩn hóa tệp và tạo dự án MotaWord trước khi phê duyệt. Sau đó, hệ thống sẽ chuẩn bị một yêu cầu đánh giá bao gồm các thông tin mà người đánh giá thực sự cần, chẳng hạn như giá cả, thời gian hoàn thành và số lượng từ trong MotaWord.

• Từ đó, người đánh giá sẽ nhận được thông báo quyết định thông qua Google Chat. Nếu người đánh giá chấp thuận, dự án sẽ được khởi chạy, quá trình dịch thuật AI tức thì sẽ diễn ra, tệp được đánh dấu là hoàn thành và nhóm sẽ nhận được thông báo hoàn thành. Nếu người đánh giá từ chối, quy trình sẽ xóa dự án chưa được khởi chạy, chuyển tệp vào thư mục bị từ chối, đánh dấu là bị từ chối và gửi thông báo từ chối.

Quy trình này minh họa cách thức tiếp nhận tài liệu, xem xét, khởi chạy bản dịch và giao tiếp nhóm có thể diễn ra trong một quy trình liền mạch và trực quan. Nó giúp duy trì quy trình làm việc thực tế mà không cần giả định rằng mọi tài liệu đều phải được tự động hóa ngay lập tức mà không cần giám sát.

Những thứ bạn cần chuẩn bị

Bạn có thể tùy chỉnh thư mục nhận và thư mục bị từ chối, ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích, tiền tố trạng thái tệp, mã thông báo MotaWord và webhook Google Chat. Bạn cũng có thể điều chỉnh ngôn ngữ đánh giá và nội dung thông báo cho phù hợp với nhóm của mình.

Quy trình 2 - Xuất báo giá sang Gmail

Quy trình này bắt nguồn từ một quan sát đơn giản: việc yêu cầu báo giá dịch thuật không nên khó khăn hơn việc gửi chính tập tin đó. Trong nhiều trường hợp, bước đầu tiên vẫn tạo ra những trở ngại không cần thiết. Ai đó phải tìm đúng mẫu đơn, tải tài liệu lên đúng vị trí và chờ phản hồi thủ công.

Chúng tôi muốn thử nghiệm một phương pháp đơn giản hơn, quen thuộc hơn với cách làm việc hiện tại của nhiều người. Thay vì chuyển hướng người dùng đến một nơi khác, quy trình này cho phép họ chuyển tiếp email có tệp đính kèm và bắt đầu quá trình báo giá ngay từ hộp thư đến của họ. Đây là kết quả mà chúng tôi đã đạt được:

• Quy trình này theo dõi hộp thư đến Gmail để tìm các email chưa đọc có tệp đính kèm khớp với nhãn tiếp nhận cụ thể và chưa có nhãn đã xử lý.

• Nó tải email, trích xuất các tệp đính kèm, tải xuống tệp khi cần thiết và tạo yêu cầu dự án sẵn sàng báo giá thông qua MotaWord.

• Sau khi nhận được thông tin chi tiết về dự án, quy trình sẽ soạn thảo email trả lời, gửi phản hồi đó trở lại vào chuỗi email Gmail ban đầu, thêm nhãn "đã xử lý" và đánh dấu email gốc là đã đọc.

Điều này giúp trải nghiệm báo giá gần giống với cách hoạt động thông thường của hộp thư đến. Thay vì tạo một quy trình riêng biệt để bắt đầu, quy trình này biến email được chuyển tiếp thành một đường dẫn báo giá có cấu trúc. Đây có lẽ là quy trình làm việc dễ hiểu nhất trong bộ này, và đó cũng là một phần lý do khiến nó thú vị. Nếu thấy phù hợp, chúng ta có thể xây dựng các quy trình tiếp nhận yêu cầu chuyên biệt hơn cho các dịch vụ, ngành nghề và loại yêu cầu khác nhau thông qua MotaWord Lab.

Những thứ bạn cần chuẩn bị

Bạn sẽ tùy chỉnh nhãn Gmail, nội dung trả lời, thương hiệu bên trong mẫu email, mã ngôn ngữ nguồn và đích, mã thông báo MotaWord và bất kỳ nội dung dự phòng nào bạn muốn sử dụng khi trích dẫn thất bại hoặc khi tệp đính kèm không thể sử dụng được.

Quy trình làm việc 3 - Xuất dữ liệu kiểm tra trạng thái dự án

Quy trình này tập trung vào một vấn đề khác. Đôi khi vấn đề không phải là bắt đầu công việc. Vấn đề là làm sao để biết công việc đã hoàn thành. Các nhóm có thể mất thời gian kiểm tra bảng điều khiển, làm mới danh sách dự án hoặc chờ người khác nhận thấy bản dịch đã hoàn tất.

Chúng tôi muốn thử nghiệm một phương pháp đơn giản để giúp việc hoàn thành dự án trở nên minh bạch hơn mà không yêu cầu các nhóm phải thay đổi quá nhiều thói quen của họ. Thay vì dựa vào việc ai đó liên tục kiểm tra thủ công, quy trình này sẽ tự động cập nhật thông tin vào nơi mà mọi người đã chú ý đến. Đây là kết quả mà chúng tôi đã đạt được:

• Chương trình kiểm tra định kỳ sẽ tự động chạy, lấy các dự án MotaWord gần đây, chọn các dự án cần kiểm tra và yêu cầu thông tin chi tiết về tiến độ của chúng.
• Khi quy trình làm việc tìm thấy một dự án đã sẵn sàng, nó sẽ chuẩn bị một thông báo được định dạng với các thông tin liên quan.
• Thông báo đó sau đó được gửi đến Google Chat để nhóm có thể xem cập nhật và xử lý ngay lập tức.

Đây là quy trình làm việc nhỏ nhất trong nhóm, nhưng đó lại chính là giá trị của nó. Nó giúp tăng tính minh bạch, giảm thời gian chờ đợi và giúp công việc đã hoàn thành được chuyển nhanh hơn sang bước tiếp theo. Điều này cũng chỉ ra một hướng đi rộng hơn cho MotaWord Lab, nơi chúng ta có thể tạo ra nhiều bộ công cụ quy trình làm việc hơn, tích hợp các bản cập nhật dịch thuật vào các công cụ mà các nhóm đã sử dụng hàng ngày.

Những thứ bạn cần chuẩn bị

Bạn có thể tùy chỉnh khoảng thời gian thăm dò, số lượng dự án được lấy mỗi lần chạy, mã thông báo MotaWord, đích đến của webhook trò chuyện và định dạng tin nhắn mà nhóm của bạn thực sự thấy hữu ích.

Lý do chúng tôi xây dựng điều này

Chúng tôi muốn thử nghiệm các ý tưởng quy trình làm việc thực tiễn trong môi trường công cộng và học hỏi từ phản hồi của mọi người. Mục tiêu không phải là đăng tải nội dung chỉ vì mục đích đăng tải. Mục tiêu là tìm ra những gì thực sự hữu ích, rồi sau đó phát triển thêm những thứ đó.

Các quy trình làm việc ban đầu này được thiết kế đơn giản và dễ hiểu. Bạn có thể xem xét chúng, hiểu chức năng của chúng và nhanh chóng quyết định xem ý tưởng đó có phù hợp với nhóm của mình hay không. Điều đó rất quan trọng đối với chúng tôi vì chúng tôi không chỉ kiểm tra các quy trình làm việc mà thôi. Chúng tôi cũng đang thử nghiệm định dạng, vị trí và các loại trường hợp sử dụng nào xứng đáng được đầu tư sâu hơn.

Theo thời gian, chúng tôi muốn "phòng thí nghiệm MotaWord" này phát triển thành một nơi mà bạn có thể khám phá các bộ quy trình làm việc cho các nhu cầu vận hành cụ thể, chứ không chỉ là các ví dụ đơn lẻ, và hoàn toàn miễn phí cho người dùng của chúng tôi.

Câu hỏi thường gặp

Liệu đây có phải là các quy trình làm việc sẵn sàng cho sản xuất?

Đây là những ví dụ thực tế được thiết kế để minh họa rõ ràng các trường hợp sử dụng thực tiễn. Đồng thời, mỗi nhóm vẫn cần phải cấu hình thông tin đăng nhập, thư mục, nhãn, webhook, cài đặt ngôn ngữ và nội dung tin nhắn trước khi sử dụng chúng trong môi trường thực tế. Nhưng trên thực tế, chúng đúng là như vậy!

Những thứ này chỉ dành cho một loại đội nhất định thôi sao?

Không. Đợt đầu tiên này tập trung vào các trường hợp sử dụng liên quan đến dịch thuật, nhưng mục tiêu rộng hơn là tìm ra những bộ công cụ quy trình làm việc nào đáng để xây dựng tiếp theo cho các nhu cầu thực tiễn khác nhau. Nếu dự án thành công, chúng tôi dự định xây dựng và lưu trữ các quy trình làm việc này trên một trang riêng, nơi người dùng có thể xem và nhận thêm hướng dẫn.

Loại phản hồi nào sẽ hữu ích nhất?

Phản hồi hữu ích nhất là phản hồi trực tiếp và cụ thể. Hãy cho chúng tôi biết quy trình làm việc nào bạn thấy có giá trị, quy trình nào bạn thấy không cần thiết, bước nào còn thiếu và loại quy trình làm việc nào bạn thực sự muốn chúng tôi công bố tiếp theo.

Liệu quy trình làm việc nào trong số này có thể giúp ích cho bạn?

Đó chính là điều chúng ta đang cố gắng tìm hiểu. Nếu một trong những quy trình làm việc này giúp nhóm của bạn làm việc nhanh hơn, rõ ràng hơn hoặc dễ dàng hơn, hãy cho chúng tôi biết. Nếu không giải pháp nào trong số đó giải quyết được vấn đề đúng, thì điều đó cũng quan trọng không kém. Hãy cho chúng tôi biết quy trình dịch thuật nào thực sự hữu ích cho bạn, bạn muốn thấy công nghệ nào tiếp theo và những thiếu sót của các ý tưởng hiện tại là gì. Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này bằng cách liên hệ qua trò chuyện trực tuyến 24/7 của chúng tôi hoặc gửi email đến info@motaword.com.

Các đại lý chính là tương lai của công việc. Bạn có đang áp dụng chúng vào cuộc sống hàng ngày không?