Le 3 migliori soluzioni di automazione della traduzione per semplificare la gestione della localizzazione

EHI! Qui a MotaWord, sperimentiamo costantemente nuove soluzioni per semplificare la vita dei nostri clienti in materia di traduzioni. Diversi nostri clienti utilizzano i nostri servizi con regolarità. Ecco perché abbiamo deciso di sperimentare e testare una piccola serie di flussi di lavoro automatizzati incentrati sulla traduzione, per scoprire una cosa semplice: questi flussi di lavoro sarebbero effettivamente utili ai nostri utenti nel loro lavoro reale?

Certo, non si tratta di un lancio di prodotto rifinito nei minimi dettagli. Si tratta di un esperimento pratico per capire quali idee di flusso di lavoro sarebbero utili, quali altre idee possiamo sviluppare e quali tipi di flussi di lavoro dovremmo pubblicare in futuro per i team che gestiscono quotidianamente contenuti multilingue. Ti sembra interessante? Allora, scopriamo insieme cosa abbiamo creato qui sotto!

Perché stiamo testando questi flussi di lavoro

Collaboriamo con team che necessitano di traduzioni per lavorare più velocemente, in modo meno manuale e con un'integrazione più naturale negli strumenti che già utilizzano. Questo è ciò che ci ha portato a questo esperimento utilizzando N8n e Runwork AI come basi.

Invece di iniziare con un'implementazione su larga scala della piattaforma, abbiamo collaborato con il nostro CTO, Oytun Tez, per creare tre piccoli flussi di lavoro facili da comprendere e da valutare. Ciascuna si concentra su un compito ben preciso: preventivare un progetto da un'e-mail, avviare un flusso di traduzione da una cartella di documenti o notificare a un team quando un progetto è pronto.

Riteniamo che ci sia un reale valore nelle automazioni piccole e mirate che risolvono un passaggio frustrante alla volta. Riteniamo inoltre che il modo migliore per convalidarlo sia mostrare i flussi di lavoro, spiegarli chiaramente e chiedere un feedback diretto alle persone che li utilizzerebbero effettivamente.

Se la risposta sarà positiva, prevediamo di estendere questa funzionalità includendo stack di flussi di lavoro più specifici per diversi casi d'uso. Ciò potrebbe includere operazioni legali, marketing multilingue, servizi alla clientela, team di supporto e altri flussi di lavoro in cui il lavoro linguistico crea attriti inutili. Per ora, vi mostreremo tre diversi flussi di lavoro e come potete iniziare a utilizzarli fin da subito per scalare le vostre operazioni di traduzione.

A cosa servono questi flussi di lavoro

Ciascun flusso di lavoro di questo primo gruppo è progettato attorno a un'idea semplice: eliminare un ritardo, ridurre un passaggio manuale e semplificare l'avvio o il monitoraggio del lavoro di traduzione. Pensiamo che sia sufficiente per farci notare!

Alcuni team necessitano di un modo più rapido per ottenere un preventivo senza dover compilare un lungo modulo. Altri necessitano di una procedura di acquisizione più snella per i documenti importanti. Altri non hanno bisogno di un altro pannello di controllo per effettuare i controlli. Hanno solo bisogno di un messaggio quando il lavoro è finito.

Ecco cosa fa ciascuno dei flussi di lavoro:

Questo insieme è volutamente ristretto. Volevamo che il primo articolo fosse semplice da usare, come prova di fattibilità. Se una di queste soluzioni ti convince, possiamo partire da lì con stack più specializzati e flussi di lavoro operativi più complessi che potrai facilmente integrare nelle tue attività quotidiane e persino nei tuoi flussi di lavoro già esistenti.

In piattaforme come Runwork, dove gli utenti possono creare agenti che interagiscono con altri agenti, questi flussi di lavoro rappresentano senza dubbio un'aggiunta rapida ed efficiente a un ecosistema già in continua evoluzione.

Flusso di lavoro 1 - Esportazione del traduttore automatico di documenti

Questo è il flusso di lavoro più complesso di tutti. Ci siamo resi conto che i nostri servizi di traduzione iniziano con una fase manuale: qualcuno carica un file, qualcun altro lo controlla, qualcun altro ancora conferma i dettagli del lavoro e solo dopo inizia il progetto vero e proprio. Questo può essere gestibile con volumi ridotti, ma diventa rapidamente ingestibile quando i documenti sono urgenti o di importanza operativa.

Questo flusso di lavoro è pensato per i team che desiderano un processo di acquisizione dati più strutturato, senza però eliminare il giudizio umano laddove esso rimane importante. Ecco cosa abbiamo ideato:

• Il flusso di lavoro controlla una cartella di origine di Google Drive, trova il primo file idoneo e ignora i documenti che sono già stati contrassegnati come in fase di revisione, completati o rifiutati.

• Una volta selezionato il file, il flusso di lavoro scarica il documento sorgente, normalizza il file e crea un progetto MotaWord prima dell'approvazione. Successivamente, il sistema prepara una richiesta di revisione che include i dettagli effettivamente necessari al revisore, come prezzi, tempi di consegna e numero di parole in MotaWord.

• Da lì, il revisore riceve una richiesta di decisione tramite Google Chat. Se il revisore approva, il progetto viene avviato, viene eseguita la traduzione automatica tramite IA, il file viene contrassegnato come completato e il team riceve una notifica di completamento. Se il revisore rifiuta, il flusso di lavoro rimuove il progetto non avviato, sposta il file in una cartella dei rifiuti, lo contrassegna come rifiutato e invia un avviso di rifiuto.

Questo flusso di lavoro mostra come l'acquisizione dei documenti, la revisione, l'avvio della traduzione e la comunicazione del team possano avvenire in un unico processo visibile. Mantiene il flusso di lavoro pratico senza pretendere che ogni documento venga automatizzato senza alcuna supervisione.

Cosa ti serve per l'installazione

È possibile personalizzare le cartelle di accettazione e di rifiuto, le lingue di origine e di destinazione, i prefissi di stato dei file, il token MotaWord e il webhook di Google Chat. È inoltre possibile adattare il linguaggio della recensione e il testo della notifica in base alle esigenze del proprio team.

Flusso di lavoro 2 - Esportazione del preventivo in Gmail

Questo flusso di lavoro è nato da una semplice osservazione: richiedere un preventivo di traduzione non dovrebbe essere più complicato che inviare il file stesso. In molti casi, il primo passo crea ancora un attrito inutile. Qualcuno deve trovare il modulo corretto, caricare il documento nel posto giusto e attendere una risposta manuale.

Volevamo testare un approccio più semplice, che risultasse più naturale e in linea con il modo in cui molte persone già lavorano. Anziché reindirizzare gli utenti altrove, questo flusso di lavoro consente loro di inoltrare un'e-mail con un allegato e avviare la procedura di preventivo direttamente dalla propria casella di posta. Ecco cosa abbiamo ideato:

• Il flusso di lavoro monitora la casella di posta Gmail alla ricerca di email non lette con allegati che corrispondono a una specifica etichetta di acquisizione e che non presentano già l'etichetta elaborato.

• Il programma carica l'email, estrae gli allegati, scarica il file quando necessario e crea una richiesta di progetto pronta per un preventivo tramite MotaWord.

• Una volta ricevuti i dettagli del progetto, il flusso di lavoro crea un'e-mail di risposta, la invia nuovamente nella conversazione Gmail originale, aggiunge l'etichetta "elaborato" e contrassegna l'e-mail originale come letta.

In questo modo, l'esperienza di richiesta preventivi rimane simile al normale comportamento della posta in arrivo. Anziché creare un percorso separato per avviare il processo, il flusso di lavoro trasforma un'e-mail inoltrata in un percorso di preventivo strutturato. Probabilmente è il flusso di lavoro più semplice da comprendere in questo set, ed è proprio questo che lo rende interessante. Se riscuote successo, tramite MotaWord Lab possiamo creare flussi di lavoro di acquisizione dati più specifici per diversi servizi, settori e tipologie di richieste.

Cosa ti serve per l'installazione

Potrai personalizzare le etichette di Gmail, il testo della risposta, il branding all'interno del modello di email, i codici della lingua di origine e di destinazione, il token MotaWord e qualsiasi testo di riserva da utilizzare quando la citazione non riesce o quando l'allegato non è utilizzabile.

Flusso di lavoro 3 - Esportazione del controllo dello stato del progetto

Questo flusso di lavoro si concentra su un problema diverso. A volte il problema è non iniziare il lavoro. Il problema è sapere che il lavoro è stato completato. I team possono perdere tempo controllando le dashboard, aggiornando gli elenchi dei progetti o aspettando che qualcun altro si accorga che una traduzione è pronta.

Volevamo testare un metodo semplice per rendere più visibile il completamento dei progetti senza chiedere ai team di cambiare radicalmente le proprie abitudini. Anziché affidarsi a qualcuno che effettui controlli manuali, questo flusso di lavoro inserisce l'aggiornamento in un punto a cui le persone prestano già attenzione. Ecco cosa abbiamo ideato:

• Un controllo programmato viene eseguito automaticamente, recupera i progetti MotaWord recenti, seleziona quelli da controllare e richiede i dettagli relativi al loro stato di avanzamento.
• Quando il flusso di lavoro individua un progetto pronto, prepara un avviso formattato con le informazioni pertinenti.
• Tale avviso viene quindi inviato a Google Chat in modo che il team possa visualizzare l'aggiornamento e intervenire immediatamente.

Questo è il flusso di lavoro più piccolo del gruppo, ma proprio in questo risiede parte del suo valore. Aumenta la visibilità, riduce i tempi di attesa e contribuisce a far sì che il lavoro completato passi più velocemente alla fase successiva. Ciò indica anche una direzione più ampia per MotaWord Lab, dove possiamo creare ulteriori flussi di lavoro che integrino gli aggiornamenti delle traduzioni negli strumenti che i team utilizzano già quotidianamente.

Cosa ti serve per l'installazione

È possibile personalizzare l'intervallo di polling, il numero di progetti estratti per ogni esecuzione, il token MotaWord, la destinazione del webhook della chat e il formato del messaggio in base alle esigenze del proprio team.

Perché stiamo costruendo questo

Vogliamo testare pubblicamente idee pratiche relative ai flussi di lavoro e imparare da come le persone reagiscono ad esse. L'obiettivo non è pubblicare contenuti fine a se stessi. L'obiettivo è scoprire cosa sia realmente utile, per poi svilupparne di più.

Questi primi flussi di lavoro sono volutamente semplici e intuitivi. Puoi esaminarle, capire cosa fanno e decidere rapidamente se l'idea è adatta al tuo team. Questo è importante per noi perché non ci limitiamo a testare i flussi di lavoro in sé. Stiamo inoltre testando il formato, il posizionamento e le tipologie di casi d'uso che meritano maggiori investimenti.

Nel tempo, desideriamo che questo "laboratorio MotaWord" si trasformi in un luogo dove sia possibile scoprire flussi di lavoro adatti a specifiche esigenze operative, non solo esempi singoli, e il tutto in modo completamente gratuito per i nostri utenti.

Domande frequenti

Si tratta di flussi di lavoro pronti per la produzione?

Si tratta di esempi pratici progettati per mostrare chiaramente casi d'uso reali. Allo stesso tempo, ogni team dovrebbe comunque configurare credenziali, cartelle, etichette, webhook, impostazioni della lingua e testo dei messaggi prima di poterli utilizzare in un ambiente di produzione. Ma a tutti gli effetti, lo sono!

Questi sono adatti solo a un certo tipo di squadra?

No. Questa prima serie si concentra su casi d'uso relativi alla traduzione, ma l'obiettivo più ampio è scoprire quali stack di flussi di lavoro vale la pena sviluppare in seguito per diverse esigenze pratiche. Se il progetto avrà successo, prevediamo di creare e archiviare questi flussi di lavoro in una pagina dedicata, dove i nostri utenti potranno visualizzarli e ottenere maggiori istruzioni.

Quale tipo di feedback sarebbe più utile?

Il feedback più utile è quello diretto e specifico. Dicci quale flusso di lavoro ritieni utile, quale superfluo, quale passaggio manca e quale tipo di flusso di lavoro vorresti che pubblicassimo in futuro.

Qualcuno di questi flussi di lavoro potrebbe esserti d'aiuto?

È proprio questo che stiamo cercando di scoprire. Se uno di questi flussi di lavoro renderebbe il vostro team più veloce, più chiaro o più facile da gestire, vogliamo saperlo. Se nessuna di queste soluzioni risolve il problema giusto, ciò è altrettanto importante. Spiegaci quale tipo di flusso di lavoro di traduzione ti sarebbe effettivamente utile, quale stack tecnologico vorresti vedere in futuro e dove le soluzioni attuali presentano delle lacune. Puoi farlo facilmente contattandoci tramite la nostra chat disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, oppure inviando un'e-mail a info@motaword.com.

Gli agenti rappresentano il futuro del lavoro. Le stai applicando nella tua routine quotidiana?