Die 3 besten Übersetzungsautomatisierungen zur Vereinfachung des Lokalisierungsmanagements

Hey! Wir bei MotaWord probieren ständig neue Dinge aus, um unseren Kunden das Leben beim Übersetzen zu erleichtern. Viele unserer Kunden nutzen unsere Dienstleistungen regelmäßig. Deshalb haben wir uns entschieden, mit einer kleinen Anzahl von übersetzungsorientierten Automatisierungs-Workflows zu experimentieren und diese zu testen, um etwas Einfaches zu lernen: Würden diese unseren Nutzern tatsächlich bei der realen Arbeit helfen?

Natürlich handelt es sich hierbei nicht um eine perfekt inszenierte Produkteinführung. Es handelt sich um ein praktisches Experiment, um herauszufinden, welche Workflow-Ideen nützlich wären, welche anderen Ideen wir entwickeln können und welche Arten von Workflow-Stacks wir als Nächstes für Teams veröffentlichen sollten, die täglich mit mehrsprachigen Inhalten arbeiten. Klingt das interessant? Dann lasst uns unten erkunden, was wir erstellt haben!

Warum wir diese Arbeitsabläufe testen

Wir arbeiten mit Teams zusammen, die Übersetzungen benötigen, um schneller zu arbeiten, weniger manuell zu sein und sich natürlicher in die bereits verwendeten Tools einzufügen. Das hat uns zu diesem Experiment geführt, bei dem wir N8n und Runwork AI als Basis verwendeten.

Anstatt mit der Einführung einer großen Plattform zu beginnen, haben wir gemeinsam mit unserem CTO, Oytun Tez, drei kleine Workflows entwickelt, die leicht verständlich und einfach zu bewerten sind. Jeder dieser Dienste konzentriert sich auf eine klar definierte Aufgabe: das Erstellen eines Angebots für ein Projekt anhand einer E-Mail, das Starten eines Übersetzungsprozesses anhand eines Dokumenteneingangsordners oder das Benachrichtigen eines Teams, wenn ein Projekt fertig ist.

Wir glauben, dass kleine, zielgerichtete Automatisierungen, die jeweils einen frustrierenden Schritt lösen, einen echten Mehrwert bieten. Wir sind außerdem der Meinung, dass der beste Weg, dies zu überprüfen, darin besteht, die Arbeitsabläufe aufzuzeigen, sie klar zu erklären und direktes Feedback von denjenigen einzuholen, die sie tatsächlich nutzen würden.

Bei positiver Resonanz planen wir, dies auf weitere, speziell entwickelte Workflow-Stacks für verschiedene Anwendungsfälle auszuweiten. Dies kann Rechtsabteilungen, mehrsprachiges Marketing, Kundenservice, Supportteams und andere Arbeitsabläufe umfassen, bei denen Sprachkenntnisse unnötige Reibungsverluste verursachen. Doch vorerst zeigen wir Ihnen drei verschiedene Arbeitsabläufe und wie Sie diese noch heute einsetzen können, um Ihre Übersetzungsprozesse zu skalieren.

Wozu diese Arbeitsabläufe dienen

Jeder Workflow in dieser ersten Charge basiert auf einer einfachen Idee: eine Verzögerung zu beseitigen, einen manuellen Schritt zu reduzieren und die Übersetzungsarbeit einfacher zu starten oder einfacher nachzuverfolgen. Wir glauben, das reicht, um den Einstieg zu schaffen!

Manche Teams benötigen eine schnellere Möglichkeit, ein Angebot zu erhalten, ohne ein langes Formular ausfüllen zu müssen. Andere benötigen einen transparenteren Aufnahmeprozess für wichtige Dokumente. Andere benötigen kein weiteres Dashboard zur Überprüfung. Sie benötigen lediglich eine Nachricht, wenn die Arbeit erledigt ist.

Folgendes bewirkt jeder der Arbeitsabläufe:

Dieses Set ist absichtlich schmal. Wir wollten, dass der erste Artikel einfach zu bedienen ist und als Machbarkeitsnachweis dient. Wenn Ihnen einer dieser Ansätze zusagt, können wir darauf aufbauend spezialisiertere Lösungen und tiefergehende operative Arbeitsabläufe entwickeln, die Sie problemlos in Ihren täglichen Betrieb und sogar in Ihre bereits bestehenden Arbeitsabläufe integrieren können.

Auf Plattformen wie Runwork, wo Benutzer Agenten erstellen können, die andere Agenten nutzen, stellen diese Workflows definitiv eine schnelle und effiziente Ergänzung zu einem sich bereits weiterentwickelnden Ökosystem dar.

Workflow 1 – Export des automatischen Dokumentenübersetzers

Dies ist der komplexeste Arbeitsablauf von allen. Uns wurde klar, dass unsere Übersetzungsdienste mit einem manuellen Schritt beginnen: Jemand lädt eine Datei hoch, jemand anderes prüft sie, jemand anderes bestätigt die Auftragsdetails, und erst dann beginnt das eigentliche Projekt. Bei geringem Volumen mag das noch machbar sein, aber es wird schnell unübersichtlich, wenn die Dokumente zeitkritisch oder betrieblich wichtig sind.

Dieser Workflow ist für Teams konzipiert, die einen strukturierteren Aufnahmeprozess wünschen, ohne dabei auf menschliches Urteilsvermögen zu verzichten, wo es nach wie vor wichtig ist. Folgendes haben wir uns überlegt:

• Der Workflow prüft einen Google Drive-Eingangsordner, findet die erste geeignete Datei und ignoriert Dokumente, die bereits als in Bearbeitung, erledigt oder abgelehnt markiert wurden.

• Sobald die Datei ausgewählt ist, lädt der Workflow das Quelldokument herunter, normalisiert die Datei und erstellt vor der Genehmigung ein MotaWord-Projekt. Anschließend wird eine Prüfanfrage erstellt, die die Details enthält, die ein Prüfer tatsächlich benötigt, wie z. B. Preisangaben, Bearbeitungszeiten und die Anzahl der Wörter in MotaWord.

• Von dort aus erhält der Rezensent über Google Chat eine Entscheidungsaufforderung. Wenn der Prüfer zustimmt, wird das Projekt gestartet, eine sofortige KI-Übersetzung durchgeführt, die Datei als fertig markiert und das Team erhält eine Abschlussbenachrichtigung. Wird der Prüfer das Projekt ablehnen, entfernt der Workflow das noch nicht gestartete Projekt, verschiebt die Datei in einen Ordner für abgelehnte Projekte, markiert sie als abgelehnt und sendet eine Ablehnungsbenachrichtigung.

Dieser Workflow zeigt, wie Dokumentenerfassung, -prüfung, Übersetzungsstart und Teamkommunikation in einem transparenten Prozess erfolgen können. Es sorgt für einen praxisorientierten Arbeitsablauf, ohne dabei so zu tun, als ob jedes Dokument ohne jegliche Kontrolle direkt in die Automatisierung überführt werden sollte.

Was Sie zum Einrichten benötigen

Sie würden die Ordner für eingehende und abgelehnte Nachrichten, die Quell- und Zielsprachen, die Dateistatuspräfixe, das MotaWord-Token und den Google Chat-Webhook anpassen. Sie können auch die Sprache der Rezensionen und den Benachrichtigungstext an Ihr Team anpassen.

Workflow 2 – Angebot zu Gmail exportieren

Dieser Arbeitsablauf entstand aus einer einfachen Beobachtung: Die Anfrage nach einem Übersetzungsangebot sollte sich nicht schwieriger anfühlen als das Versenden der Datei selbst. In vielen Fällen erzeugt schon der erste Schritt unnötige Reibungsverluste. Jemand muss das richtige Formular finden, das Dokument an der richtigen Stelle hochladen und auf eine manuelle Antwort warten.

Wir wollten einen einfacheren Ansatz testen, der sich natürlicher anfühlt und besser zur Arbeitsweise vieler Menschen passt. Anstatt die Nutzer an eine andere Stelle weiterzuleiten, ermöglicht dieser Workflow ihnen, eine E-Mail mit Anhang weiterzuleiten und den Angebotsprozess direkt aus ihrem Posteingang heraus zu starten. Folgendes haben wir uns überlegt:

• Der Workflow überwacht einen Gmail-Posteingang auf ungelesene E-Mails mit Anhängen, die einem bestimmten Eingangslabel entsprechen und noch nicht das Label processed haben.

• Es lädt die E-Mail, extrahiert die Anhänge, lädt die Datei bei Bedarf herunter und erstellt über MotaWord eine projektbezogene Anfrage, die bereits für ein Angebot bereit ist.

• Sobald die Projektdetails zurückkommen, erstellt der Workflow eine Antwort-E-Mail, sendet diese Antwort zurück in den ursprünglichen Gmail-Thread, fügt das Label „Verarbeitet“ hinzu und markiert die ursprüngliche E-Mail als gelesen.

Dadurch bleibt das Zitiererlebnis dem normalen Verhalten im Posteingang sehr ähnlich. Anstatt einen separaten Prozessablauf zu erstellen, wandelt der Workflow eine weitergeleitete E-Mail in einen strukturierten Angebotspfad um. Es handelt sich wahrscheinlich um den am einfachsten zu verstehenden Arbeitsablauf in dieser Reihe, und genau das macht ihn so interessant. Wenn das Anklang findet, können wir über MotaWord Lab spezialisiertere Aufnahmeprozesse für verschiedene Dienstleistungen, Branchen und Anfragetypen entwickeln.

Was Sie zum Einrichten benötigen

Sie können die Gmail-Labels, den Antworttext, das Branding innerhalb der E-Mail-Vorlage, die Quell- und Zielsprachencodes, das MotaWord-Token und jeden Ersatztext anpassen, den Sie verwenden möchten, wenn das Zitieren fehlschlägt oder der Anhang nicht verwendbar ist.

Workflow 3 – Export der Projektstatusprüfung

Dieser Arbeitsablauf konzentriert sich auf ein anderes Problem. Manchmal liegt das Problem darin, gar nicht erst mit der Arbeit anzufangen. Die Frage ist, ob man weiß, dass die Arbeit erledigt ist. Teams können Zeit verlieren, indem sie Dashboards überprüfen, Projektlisten aktualisieren oder darauf warten, dass jemand anderes bemerkt, dass eine Übersetzung fertig ist.

Wir wollten eine unkomplizierte Methode testen, um den Projektabschluss sichtbarer zu machen, ohne von den Teams zu verlangen, ihre Gewohnheiten zu sehr zu ändern. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand ständig manuell nachsieht, sorgt dieser Workflow dafür, dass das Update an einer Stelle angezeigt wird, auf die die Leute ohnehin schon achten. Folgendes haben wir uns überlegt:

• Es wird automatisch eine geplante Überprüfung durchgeführt, die die letzten MotaWord-Projekte abruft, die zu überprüfenden Projekte auswählt und deren Fortschrittsdetails anfordert.
• Wenn der Workflow ein fertiges Projekt findet, erstellt er eine formatierte Benachrichtigung mit den relevanten Informationen.
• Diese Benachrichtigung wird dann an Google Chat gesendet, damit das Team das Update sehen und sofort darauf reagieren kann.

Dies ist der kleinste Workflow in der Gruppe, aber genau darin liegt ein Teil seines Wertes. Es erhöht die Transparenz, verkürzt Wartezeiten und trägt dazu bei, dass abgeschlossene Arbeiten schneller zum nächsten Schritt übergehen. Es weist auch auf eine breitere Richtung für MotaWord Lab hin, wo wir mehr Workflow-Stacks erstellen können, die Übersetzungsaktualisierungen in die Tools integrieren, die Teams bereits täglich verwenden.

Was Sie zum Einrichten benötigen

Sie können das Abfrageintervall, die Anzahl der pro Durchlauf abgerufenen Projekte, das MotaWord-Token, das Ziel des Chat-Webhooks und das Nachrichtenformat so anpassen, dass Ihr Team es tatsächlich als nützlich empfindet.

Warum wir das bauen

Wir möchten praktische Workflow-Ideen in der Öffentlichkeit testen und aus den Reaktionen der Menschen darauf lernen. Ziel ist es nicht, Inhalte um ihrer selbst willen zu veröffentlichen. Ziel ist es, herauszufinden, was wirklich nützlich ist, und dann mehr davon zu entwickeln.

Diese ersten Arbeitsabläufe sind bewusst einfach und übersichtlich gestaltet. Sie können sie sich ansehen, verstehen, was sie bewirken, und schnell entscheiden, ob die Idee zu Ihrem Team passt. Das ist wichtig für uns, weil wir nicht nur die Arbeitsabläufe selbst testen. Wir testen außerdem das Format, die Positionierung und die Arten von Anwendungsfällen, die eine tiefergehende Investition verdienen.

Wir möchten, dass dieses „MotaWord-Labor“ mit der Zeit zu einem Ort wird, an dem man Workflow-Stacks für spezifische betriebliche Anforderungen entdecken kann, nicht nur einzelne Beispiele, und das völlig kostenlos für unsere Nutzer.

FAQ

Sind das produktionsreife Arbeitsabläufe?

Es handelt sich um funktionierende Beispiele, die reale Anwendungsfälle anschaulich darstellen sollen. Gleichzeitig müsste jedes Team vor dem Einsatz in einer Live-Umgebung noch Anmeldeinformationen, Ordner, Bezeichnungen, Webhooks, Spracheinstellungen und Nachrichtentexte konfigurieren. Aber im Grunde genommen sind sie es!

Sind diese nur für eine bestimmte Art von Team geeignet?

Nein. Diese erste Gruppe konzentriert sich auf Anwendungsfälle im Zusammenhang mit Übersetzungen, das übergeordnete Ziel ist jedoch herauszufinden, welche Workflow-Stacks als nächstes für verschiedene praktische Bedürfnisse aufgebaut werden sollten. Wenn das Projekt erfolgreich ist, planen wir, diese Arbeitsabläufe auf einer eigenen Seite zu erstellen und zu speichern, wo unsere Benutzer sie einsehen und weitere Anweisungen erhalten können.

Welche Art von Feedback wäre am hilfreichsten?

Das hilfreichste Feedback ist direkt und konkret. Sagen Sie uns, welcher Workflow Ihnen wertvoll erscheint, welcher Ihnen unnötig erscheint, welcher Schritt fehlt und welchen Workflow-Typ Sie als Nächstes von uns veröffentlichen lassen möchten.

Würde Ihnen einer dieser Arbeitsabläufe weiterhelfen?

Genau das versuchen wir herauszufinden. Wenn einer dieser Arbeitsabläufe Ihr Team schneller, übersichtlicher oder einfacher in der Zusammenarbeit machen würde, möchten wir das gerne wissen. Wenn keine der Lösungen das eigentliche Problem löst, ist das genauso wichtig. Sagen Sie uns, welcher Übersetzungsworkflow Ihnen tatsächlich helfen würde, welche Technologie Sie als Nächstes sehen möchten und wo die aktuellen Ideen ihre Grenzen haben. Sie können dies ganz einfach tun, indem Sie uns über unseren 24/7-Chat kontaktieren oder eine E-Mail an info@motaword.com senden.

Agenten sind die Zukunft der Arbeit. Setzen Sie sie in Ihrem Alltag ein?