Три лучших способа автоматизации перевода для упрощения управления локализацией.

Привет! В компании MotaWord мы постоянно внедряем новые решения, чтобы облегчить жизнь нашим клиентам в сфере перевода. Несколько наших клиентов пользуются нашими услугами на постоянной основе. Поэтому мы решили поэкспериментировать и протестировать небольшой набор автоматизированных рабочих процессов, ориентированных на перевод, чтобы выяснить одну простую вещь: действительно ли они помогут нашим пользователям в реальной работе?

Конечно, это не идеально отшлифованный запуск продукта. Это практический эксперимент, цель которого — выяснить, какие идеи по организации рабочих процессов окажутся полезными, какие еще идеи мы можем создать и какие типы рабочих процессов следует опубликовать в будущем для команд, ежедневно работающих с многоязычным контентом. Звучит интересно? Давайте же посмотрим, что мы создали!

Почему мы тестируем эти рабочие процессы?

Мы работаем с командами, которым необходимо ускорить процесс перевода, уменьшить объем ручной работы и обеспечить более органичную интеграцию перевода с уже используемыми инструментами. Именно это привело нас к данному эксперименту с использованием N8n и Runwork AI в качестве базовых технологий.

Вместо того чтобы начинать с масштабного развертывания платформы, мы совместно с нашим техническим директором Ойтуном Тезом разработали три небольших рабочих процесса, которые легко понять и оценить. Каждый из них ориентирован на выполнение конкретной задачи: составление сметы проекта на основе электронного письма, запуск процесса перевода из папки с документами или уведомление команды о готовности проекта.

Мы считаем, что небольшие, целенаправленные автоматизации, решающие одну за другой сложные задачи, действительно приносят пользу. Мы также считаем, что лучший способ подтвердить это — показать рабочие процессы, четко их объяснить и запросить прямую обратную связь от людей, которые будут ими пользоваться на практике.

Если отклик будет положительным, мы планируем расширить эту концепцию, создав более специализированные комплексы рабочих процессов для различных сценариев использования. Это может включать в себя юридические операции, многоязычный маркетинг, обслуживание клиентов, службы поддержки и другие рабочие процессы, где языковая работа создает ненужные препятствия. Но пока мы покажем вам три разных рабочих процесса и то, как вы можете начать использовать их уже сегодня для масштабирования ваших операций по переводу.

Для чего созданы эти рабочие процессы?

Каждый рабочий процесс в этой первой партии построен вокруг простой идеи: устранить задержку, сократить количество ручных операций и упростить начало или отслеживание работы по переводу. Мы считаем, что этого достаточно, чтобы сделать первый шаг!

Некоторым командам нужен более быстрый способ получить коммерческое предложение без заполнения длинной формы. Другим необходим более удобный процесс приема важных документов. Другим не нужна дополнительная панель мониторинга для проверки. Им нужно лишь сообщение, когда работа будет завершена.

Вот что делает каждый из рабочих процессов:

Этот набор намеренно узок. Мы хотели, чтобы первая статья была проста в использовании и служила своего рода демонстрацией концепции. Если один из этих вариантов вам подойдёт, мы сможем отталкиваться от него, используя более специализированные решения и углублённые операционные процессы, которые вы сможете легко интегрировать в свою повседневную работу и даже в уже существующие рабочие процессы.

На таких платформах, как Runwork, где пользователи могут создавать агентов, использующих других агентов, подобные рабочие процессы, безусловно, являются быстрым и эффективным дополнением к уже развивающейся экосистеме.

Рабочий процесс 1 - Автоматический экспорт документов с помощью переводчика

Это самый сложный рабочий процесс из всех. Мы поняли, что наши услуги перевода начинаются с ручного этапа: кто-то загружает файл, кто-то проверяет его, кто-то подтверждает детали задания, и только потом начинается сам проект. При небольших объемах это может быть управляемо, но быстро превращается в хаос, когда документы имеют срочный характер или важны для оперативной деятельности.

Этот рабочий процесс разработан для команд, которым нужен более структурированный процесс приема заявок, не исключающий при этом человеческого фактора там, где он по-прежнему важен. Вот что у нас получилось:

• Процесс проверяет папку с файлами в Google Drive, находит первый подходящий файл и игнорирует документы, которые уже помечены как находящиеся на рассмотрении, выполненные или отклоненные.

• После выбора файла рабочий процесс загружает исходный документ, нормализует файл и создает проект MotaWord перед утверждением. Затем система подготавливает запрос на рецензирование, который включает в себя все необходимые рецензенту детали, такие как стоимость, сроки выполнения и количество слов в MotaWord.

• После этого рецензент получает уведомление о принятом решении через Google Chat. Если рецензент одобрит запрос, проект запускается, мгновенно запускается перевод с помощью ИИ, файл помечается как готовый, и команда получает уведомление о завершении. Если рецензент отклоняет заявку, рабочий процесс удаляет незапущенный проект, перемещает файл в папку отклоненных заявок, помечает его как отклоненный и отправляет уведомление об отклонении.

Этот алгоритм работы демонстрирует, как прием документов, их проверка, запуск перевода и командное взаимодействие могут происходить в рамках одного наглядного процесса. Это позволяет сохранить практичность рабочего процесса, не создавая при этом впечатления, что каждый документ должен сразу же переходить в автоматизацию без какого-либо контроля.

Что вам нужно для настройки

Вы сможете настроить папки для входящих и отклоненных запросов, исходный и целевой языки, префиксы статуса файлов, токен MotaWord и веб-перехватчик Google Chat. Вы также можете адаптировать язык отзывов и текст уведомлений в соответствии с потребностями вашей команды.

Рабочий процесс 2 — Экспорт коммерческого предложения в Gmail

Этот рабочий процесс начался с простого наблюдения: запрос на расчет стоимости перевода не должен быть сложнее, чем отправка самого файла. Во многих случаях первый шаг по-прежнему создает ненужные препятствия. Кто-то должен найти нужную форму, загрузить документ в нужное место и дождаться ответа, полученного вручную.

Мы хотели протестировать более простой подход, который кажется более естественным для того, как многие люди уже работают. Вместо того чтобы отправлять пользователей куда-либо еще, этот рабочий процесс позволяет им переслать электронное письмо с вложением и начать процесс составления коммерческого предложения прямо из своего почтового ящика. Вот что у нас получилось:

• Рабочий процесс отслеживает входящие сообщения в Gmail на предмет непрочитанных писем с вложениями, которые соответствуют определенной метке входящего сообщения и еще не имеют метки обработано.

• Программа загружает электронное письмо, извлекает вложения, загружает файл при необходимости и создает готовый к составлению коммерческого предложения запрос на проект через MotaWord.

• После получения подробной информации о проекте, рабочий процесс формирует ответное письмо, отправляет этот ответ обратно в исходную ветку Gmail, добавляет метку «обработано» и помечает исходное письмо как прочитанное.

Это позволяет максимально приблизить процесс формирования цитирования к обычному поведению в почтовом ящике. Вместо создания отдельного маршрута для запуска процесса, рабочий процесс преобразует пересланное электронное письмо в структурированный путь формирования коммерческого предложения. Вероятно, это самый простой для понимания рабочий процесс в этом наборе, и именно это делает его интересным. Если это найдет отклик, мы сможем разработать более специализированные рабочие процессы обработки запросов для различных услуг, отраслей и типов запросов с помощью MotaWord Lab.

Что вам нужно для настройки

Вы можете настроить метки Gmail, текст ответа, фирменную символику в шаблоне письма, коды исходного и целевого языков, токен MotaWord, а также любой резервный текст, который вы хотите использовать в случае неудачного цитирования или невозможности использования вложения.

Рабочий процесс 3 — Экспорт средства проверки статуса проекта

Данный рабочий процесс ориентирован на решение другой проблемы. Иногда проблема заключается не в начале работы. Главное – знать, что работа выполнена. Команды могут тратить время на проверку панелей мониторинга, обновление списков проектов или ожидание, пока кто-то другой заметит, что перевод готов.

Мы хотели протестировать простой способ сделать завершение проекта более наглядным, не требуя от команд слишком сильно менять свои привычки. Вместо того чтобы полагаться на ручную проверку, этот рабочий процесс размещает обновление там, где люди и так уже уделяют ему внимание. Вот что у нас получилось:

• Запланированная проверка запускается автоматически, загружает последние проекты MotaWord, выбирает проекты, которые необходимо проверить, и запрашивает информацию о ходе их выполнения.
• Когда в процессе выполнения обнаруживается готовый проект, он подготавливает отформатированное оповещение с соответствующей информацией.
• Затем это оповещение отправляется в Google Chat, чтобы команда могла увидеть обновление и немедленно принять меры.

Это самый простой рабочий процесс в группе, но именно в этом и заключается его ценность. Это повышает прозрачность, сокращает время ожидания и помогает быстрее переводить уже выполненную работу на следующий этап. Это также указывает на более широкое направление развития MotaWord Lab, где мы сможем создавать больше комплексных рабочих процессов, которые будут интегрировать обновления переводов в инструменты, которые команды уже используют каждый день.

Что вам нужно для настройки

Вы сможете настроить интервал опроса, количество проектов, загружаемых за один запуск, токен MotaWord, место назначения веб-перехватчика чата и формат сообщений, которые действительно будут полезны вашей команде.

Почему мы это строим

Мы хотим протестировать практические идеи по оптимизации рабочих процессов в общественных местах и ​​​​поучиться на реакции людей. Цель состоит не в том, чтобы публиковать контент ради самого контента. Цель состоит в том, чтобы выяснить, что действительно полезно, а затем создать больше подобного.

Эти первые рабочие процессы намеренно просты и наглядны. Вы можете взглянуть на них, понять, что они делают, и быстро решить, подходит ли эта идея вашей команде. Это важно для нас, потому что мы тестируем не только сами рабочие процессы. Мы также тестируем формат, позиционирование и типы сценариев использования, которые заслуживают более глубоких инвестиций.

Со временем мы хотим, чтобы эта «лаборатория MotaWord» превратилась в место, где вы сможете находить готовые решения для конкретных операционных задач, а не просто отдельные примеры, и совершенно бесплатно для наших пользователей.

Часто задаваемые вопросы

Готовы ли эти рабочие процессы к внедрению в производство?

Это рабочие примеры, призванные наглядно продемонстрировать реальные сценарии использования. В то же время каждой команде все равно потребуется настроить учетные данные, папки, метки, веб-хуки, языковые параметры и текст сообщений, прежде чем использовать их в рабочей среде. Но по сути, это так!

Они предназначены только для одного типа команд?

Нет. Первая партия ориентирована на сценарии использования, связанные с переводом, но более широкая цель состоит в том, чтобы выяснить, какие стеки рабочих процессов стоит создавать в дальнейшем для различных практических нужд. Если проект получит развитие, мы планируем создать и хранить эти рабочие процессы на отдельной странице, где наши пользователи смогут их просмотреть и получить более подробные инструкции.

Какая обратная связь была бы наиболее полезной?

Наиболее полезная обратная связь — прямая и конкретная. Расскажите, какой из рабочих процессов вы считаете полезным, какой — ненужным, какой шаг отсутствует и какой тип рабочего процесса вы бы хотели увидеть в нашей следующей публикации.

Поможет ли вам какой-либо из этих рабочих процессов?

Именно это мы и пытаемся выяснить. Если какой-либо из этих рабочих процессов сделает работу вашей команды быстрее, понятнее или проще, сообщите нам об этом. Если ни один из них не решает нужную проблему, это не менее важно. Расскажите, какой именно рабочий процесс перевода был бы вам полезен, какой набор инструментов вы хотели бы увидеть в будущем и в чем заключаются недостатки существующих идей. Вы можете легко сделать это, связавшись с нами через круглосуточный чат или отправив электронное письмо по адресу info@motaword.com.

Агенты — это будущее рынка труда. Вы применяете их в своей повседневной работе?