أفضل 3 أدوات لأتمتة الترجمة لتسهيل إدارة التوطين

يا! نحن في موتا وورد، نجرب باستمرار أشياء جديدة لتسهيل حياة عملائنا عندما يتعلق الأمر بالترجمة. يستخدم العديد من عملائنا خدماتنا بشكل منتظم. لهذا السبب قررنا تجربة واختبار مجموعة صغيرة من سير العمل الآلي الذي يركز على الترجمة لنتعلم شيئًا بسيطًا: هل ستساعد هذه السير بالفعل مستخدمينا في العمل الحقيقي؟

بالطبع، هذا ليس إطلاق منتج مصقولاً. إنها تجربة عملية لمعرفة أفكار سير العمل التي ستكون مفيدة، وما هي الأفكار الأخرى التي يمكننا ابتكارها، وما هي أنواع مجموعات سير العمل التي يجب أن ننشرها لاحقًا للفرق التي تتعامل مع المحتوى متعدد اللغات كل يوم. هل يبدو ذلك مثيراً للاهتمام؟ فلنستكشف الآن ما أنشأناه أدناه!

لماذا نختبر هذه العمليات

نحن نعمل مع الفرق التي تحتاج إلى الترجمة لتتحرك بشكل أسرع، وتشعر بأنها أقل يدوية، وتندمج بشكل طبيعي أكثر مع الأدوات التي تستخدمها بالفعل. هذا ما دفعنا إلى هذه التجربة باستخدام N8n و Runwork AI كأساس.

بدلاً من البدء بإطلاق منصة كبيرة، تعاونا مع مدير قسم التكنولوجيا لدينا، أويتون تيز، لإنشاء ثلاث عمليات سير عمل صغيرة يسهل فهمها وتقييمها. يركز كل منها على مهمة واضحة: اقتباس مشروع من بريد إلكتروني، أو إطلاق عملية ترجمة من مجلد استلام المستندات، أو إخطار فريق عندما يكون المشروع جاهزًا.

نعتقد أن هناك قيمة حقيقية في عمليات التشغيل الآلي الصغيرة والمركزة التي تحل خطوة محبطة واحدة في كل مرة. ونعتقد أيضًا أن أفضل طريقة للتحقق من ذلك هي عرض سير العمل، وشرحها بوضوح، وطلب تعليقات مباشرة من الأشخاص الذين سيستخدمونها بالفعل.

إذا كان التفاعل قوياً، فإننا نخطط لتوسيع نطاق هذا ليشمل المزيد من مجموعات سير العمل المصممة خصيصاً لحالات استخدام مختلفة. قد يشمل ذلك العمليات القانونية، والتسويق متعدد اللغات، وخدمات العملاء، وفرق الدعم، وسير العمل الأخرى حيث يخلق العمل اللغوي احتكاكًا غير ضروري. لكن في الوقت الحالي، سنعرض لكم ثلاثة مسارات عمل مختلفة وكيف يمكنكم البدء في استخدامها اليوم لتوسيع نطاق عمليات الترجمة الخاصة بكم.

ما هي أهداف هذه العمليات؟

تم تصميم كل سير عمل في هذه الدفعة الأولى حول فكرة بسيطة: إزالة التأخير، وتقليل خطوة يدوية، وجعل عملية الترجمة أسهل في البدء أو أسهل في التتبع. نعتقد أن هذا يكفي لفتح الأبواب أمامنا!

تحتاج بعض الفرق إلى طريقة أسرع للحصول على عرض أسعار دون الحاجة إلى ملء استمارة طويلة. يحتاج آخرون إلى عملية استلام أكثر سلاسة للوثائق المهمة. أما الآخرون فلا يحتاجون إلى لوحة تحكم أخرى للتحقق. كل ما يحتاجونه هو رسالة عند الانتهاء من العمل.

إليك ما يفعله كل مسار من مسارات العمل:

هذه المجموعة ضيقة عمداً. أردنا أن تكون المقالة الأولى سهلة الاستخدام كإثبات للمفهوم. إذا لاقت إحدى هذه الأفكار صدىً لديك، فيمكننا البناء عليها من خلال مجموعات أكثر تخصصًا وسير عمل تشغيلي أعمق يمكنك دمجه بسهولة في عملياتك اليومية وحتى في سير العمل الحالي لديك.

في منصات مثل Runwork، حيث يمكن للمستخدمين إنشاء وكلاء يستخدمون وكلاء آخرين، فإن سير العمل هذا يمثل بالتأكيد إضافة سريعة وفعالة إلى نظام بيئي متطور بالفعل.

سير العمل 1 - تصدير مترجم المستندات التلقائي

هذه هي أكثر طرق العمل تعقيداً من بينها. لقد أدركنا أن خدمات الترجمة لدينا تبدأ بخطوة يدوية: يقوم شخص ما بتحميل ملف، ويقوم شخص آخر بفحصه، ويقوم شخص آخر بتأكيد تفاصيل المهمة، ثم يبدأ المشروع الفعلي. قد يكون ذلك قابلاً للإدارة عند حجم منخفض، ولكنه يصبح فوضوياً بسرعة عندما تكون المستندات حساسة للوقت أو ذات أهمية تشغيلية.

تم تصميم سير العمل هذا للفرق التي ترغب في عملية استقبال أكثر تنظيماً دون إزالة الحكم البشري حيث لا يزال مهماً. إليكم ما توصلنا إليه:

• يقوم سير العمل بفحص مجلد الإدخال في Google Drive، ويعثر على أول ملف مؤهل، ويتجاهل المستندات التي تم وضع علامة عليها بالفعل على أنها قيد المراجعة أو تم إنجازها أو تم رفضها.

• بمجرد تحديد الملف، يقوم سير العمل بتنزيل المستند المصدر، وتطبيع الملف، وإنشاء مشروع MotaWord قبل الموافقة. ثم يقوم بإعداد طلب مراجعة يتضمن التفاصيل التي يحتاجها المراجع بالفعل، مثل التسعير، ووقت التسليم، وعدد كلمات MotaWord.

• ومن هناك، يتلقى المراجع إشعارًا بالقرار عبر دردشة جوجل. إذا وافق المراجع، يتم إطلاق المشروع، وتشغيل الترجمة الفورية بالذكاء الاصطناعي، ويتم وضع علامة "تم" على الملف، ويتلقى الفريق تنبيهًا بالاكتمال. إذا رفض المراجع، فإن سير العمل يزيل المشروع الذي لم يتم إطلاقه، وينقل الملف إلى مجلد المرفوضين، ويضع علامة عليه بأنه مرفوض، ويرسل تنبيهًا بالرفض.

توضح هذه العملية كيفية حدوث عملية استلام المستندات ومراجعتها وإطلاق الترجمة والتواصل بين أعضاء الفريق في عملية واحدة مرئية. فهو يحافظ على سير العمل عملياً دون التظاهر بأن كل مستند يجب أن ينتقل مباشرة إلى الأتمتة دون أي إشراف.

ما تحتاج إليه لإعداد النظام

يمكنك تخصيص مجلدات الإدخال والرفض، ولغات المصدر والهدف، وبادئات حالة الملف، ورمز MotaWord، وخطاف Google Chat. يمكنك أيضًا تعديل لغة المراجعة ونص الإشعارات لتتناسب مع فريقك.

سير العمل 2 - تصدير الاقتباس إلى Gmail

بدأ سير العمل هذا من ملاحظة بسيطة: طلب عرض سعر للترجمة لا ينبغي أن يكون أصعب من إرسال الملف نفسه. في كثير من الحالات، لا تزال الخطوة الأولى تخلق احتكاكاً غير ضروري. يجب على شخص ما أن يجد النموذج الصحيح، ويرفع المستند في المكان الصحيح، وينتظر رداً يدوياً.

أردنا اختبار نهج أبسط يبدو أكثر طبيعية لطريقة عمل الكثير من الناس بالفعل. بدلاً من إرسال المستخدمين إلى مكان آخر، تتيح لهم آلية العمل هذه إعادة توجيه بريد إلكتروني مع مرفق وبدء عملية التسعير من صندوق الوارد الخاص بهم. إليكم ما توصلنا إليه:

• يراقب سير العمل صندوق بريد Gmail بحثًا عن رسائل البريد الإلكتروني غير المقروءة التي تحتوي على مرفقات والتي تتطابق مع تصنيف إدخال محدد وليس لديها بالفعل تصنيف تمت المعالجة.

• يقوم بتحميل البريد الإلكتروني، واستخراج المرفقات، وتنزيل الملف عند الحاجة، وإنشاء طلب مشروع جاهز للحصول على عرض سعر من خلال برنامج MotaWord.

• بمجرد عودة تفاصيل المشروع، يقوم سير العمل بإنشاء بريد إلكتروني للرد، ويرسل هذا الرد مرة أخرى إلى سلسلة رسائل Gmail الأصلية، ويضيف التصنيف المعالج، ويضع علامة على البريد الإلكتروني الأصلي بأنه مقروء.

هذا يجعل تجربة الاقتباس قريبة من سلوك صندوق الوارد العادي. بدلاً من إنشاء مسار منفصل لبدء العملية، يقوم سير العمل بتحويل البريد الإلكتروني المعاد توجيهه إلى مسار اقتباس منظم. ربما تكون هذه أسهل طريقة عمل في هذه المجموعة من حيث الفهم، وهذا جزء مما يجعلها مثيرة للاهتمام. إذا لاقى ذلك صدىً، فيمكننا بناء عمليات استقبال أكثر تخصصًا لخدمات وصناعات وأنواع طلبات مختلفة من خلال مختبر موتا وورد.

ما تحتاج إليه لإعداد النظام

يمكنك تخصيص تصنيفات Gmail، وصياغة الرد، والعلامة التجارية داخل قالب البريد الإلكتروني، ورموز لغة المصدر والهدف، ورمز MotaWord، وأي نص احتياطي تريد استخدامه عند فشل الاقتباس أو عندما يكون المرفق غير قابل للاستخدام.

سير العمل 3 - تصدير مدقق حالة المشروع

يركز هذا النهج على مشكلة مختلفة. أحيانًا تكمن المشكلة في عدم بدء العمل. المشكلة تكمن في معرفة أن العمل قد تم إنجازه. قد تضيع الفرق وقتها في التحقق من لوحات المعلومات، أو تحديث قوائم المشاريع، أو انتظار شخص آخر ليلاحظ أن الترجمة جاهزة.

أردنا اختبار طريقة بسيطة لجعل إنجاز المشروع أكثر وضوحًا دون مطالبة الفرق بتغيير عاداتها كثيرًا. بدلاً من الاعتماد على شخص ما لمواصلة التحقق يدويًا، فإن سير العمل هذا يدفع التحديث إلى مكان يهتم به الناس بالفعل. إليكم ما توصلنا إليه:

• يتم تشغيل فحص مجدول تلقائيًا، ويسحب مشاريع MotaWord الحديثة، ويحدد المشاريع التي يجب فحصها، ويطلب تفاصيل تقدمها.
• عندما يجد سير العمل مشروعًا جاهزًا، فإنه يقوم بإعداد تنبيه منسق بالمعلومات ذات الصلة.
• ثم يتم إرسال هذا التنبيه إلى Google Chat حتى يتمكن الفريق من رؤية التحديث والتصرف بناءً عليه على الفور.

هذا هو أصغر سير عمل في المجموعة، ولكن هذا جزء من قيمته. فهو يزيد من وضوح الرؤية، ويقلل من الانتظار، ويساعد على تسريع انتقال العمل المنجز إلى الخطوة التالية. كما يشير ذلك إلى اتجاه أوسع لمختبر موتا وورد، حيث يمكننا إنشاء المزيد من مجموعات سير العمل التي تجلب تحديثات الترجمة إلى الأدوات التي تستخدمها الفرق بالفعل كل يوم.

ما تحتاج إليه لإعداد النظام

يمكنك تخصيص فترة الاستطلاع، وعدد المشاريع التي يتم سحبها في كل تشغيل، ورمز MotaWord، ووجهة webhook للدردشة، وتنسيق الرسالة الذي سيجده فريقك مفيدًا بالفعل.

لماذا نبني هذا

نريد اختبار أفكار سير العمل العملية في الأماكن العامة والتعلم من كيفية استجابة الناس لها. الهدف ليس نشر المحتوى لمجرد النشر. الهدف هو معرفة ما هو مفيد حقًا، ثم بناء المزيد من ذلك.

تتميز هذه العمليات الأولية بأنها بسيطة وواضحة عن قصد. يمكنك الاطلاع عليها، وفهم ما تفعله، وتحديد ما إذا كانت الفكرة تناسب فريقك بسرعة. هذا الأمر مهم بالنسبة لنا لأننا لا نختبر سير العمل نفسه فقط. كما أننا نختبر الشكل والموقع وأنواع حالات الاستخدام التي تستحق استثمارًا أعمق.

بمرور الوقت، نريد أن يتطور "مختبر موتا وورد" هذا ليصبح مكانًا يمكنك فيه اكتشاف مجموعات سير العمل لتلبية الاحتياجات التشغيلية المحددة، وليس مجرد أمثلة لمرة واحدة، ومجانًا تمامًا لمستخدمينا.

الأسئلة الشائعة

هل هذه سير عمل جاهزة للإنتاج؟

إنها أمثلة عملية مصممة لعرض حالات الاستخدام الحقيقية بوضوح. في الوقت نفسه، سيظل كل فريق بحاجة إلى تكوين بيانات الاعتماد والمجلدات والتسميات وخطافات الويب وإعدادات اللغة ونسخ الرسائل قبل استخدامها في بيئة حية. لكن من جميع النواحي، هم كذلك!

هل هذه مخصصة لنوع واحد فقط من الفرق؟

لا. تركز هذه الدفعة الأولى على حالات الاستخدام المتعلقة بالترجمة، ولكن الهدف الأوسع هو اكتشاف مجموعات سير العمل التي تستحق البناء لاحقًا لتلبية الاحتياجات العملية المختلفة. إذا نجح المشروع، فإننا نخطط لبناء وتخزين هذه العمليات في صفحة خاصة بها، حيث يمكن لمستخدمينا عرضها والحصول على المزيد من التعليمات.

ما نوع الملاحظات التي ستكون الأكثر فائدة؟

أكثر التعليقات فائدة هي تلك المباشرة والمحددة. أخبرنا أي سير عمل تشعر أنه ذو قيمة، وأي سير عمل تشعر أنه غير ضروري، وما هي الخطوة المفقودة، وما نوع سير العمل الذي ترغب في أن ننشره لاحقًا.

هل ستساعدك أي من هذه الطرق؟

هذا ما نحاول اكتشافه. إذا كان أحد هذه الإجراءات من شأنه أن يجعل فريقك أسرع أو أكثر وضوحًا أو أسهل في التعامل معه، فنحن نريد أن نعرف. وإذا لم يحل أي منها المشكلة الصحيحة، فهذا لا يقل أهمية. أخبرنا ما نوع سير العمل الخاص بالترجمة الذي سيساعدك بالفعل، وما هي التقنيات التي ترغب في رؤيتها لاحقًا، وأين تقصر الأفكار الحالية. يمكنك القيام بذلك بسهولة عن طريق التواصل معنا عبر خدمة الدردشة المتاحة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع أو عن طريق إرسال بريد إلكتروني إلى info@motaword.com.

الوكلاء هم مستقبل العمل. هل تقوم بتطبيقها في حياتك اليومية؟