Las 3 principales automatizaciones de traducción para facilitar la gestión de la localización.

¡Ey! En MotaWord, estamos constantemente probando cosas nuevas para facilitar la vida de nuestros clientes en lo que respecta a la traducción. Varios de nuestros clientes utilizan nuestros servicios de forma habitual. Por eso decidimos experimentar y probar un pequeño conjunto de flujos de trabajo de automatización centrados en la traducción para aprender algo sencillo: ¿realmente ayudarían a nuestros usuarios en su trabajo real?

Por supuesto, este no es un lanzamiento de producto impecable. Se trata de un experimento práctico para ver qué ideas de flujo de trabajo serían útiles, qué otras ideas podemos crear y qué tipo de conjuntos de flujos de trabajo deberíamos publicar a continuación para los equipos que trabajan con contenido multilingüe a diario. ¿Te parece interesante? ¡Veamos qué hemos creado a continuación!

¿Por qué estamos probando estos flujos de trabajo?

Trabajamos con equipos que necesitan servicios de traducción para agilizar sus procesos, reducir la necesidad de intervención manual y adaptarse de forma más natural a las herramientas que ya utilizan. Eso es lo que nos llevó a realizar este experimento utilizando N8n y Runwork AI como bases.

En lugar de comenzar con el despliegue de una plataforma a gran escala, colaboramos con nuestro director de tecnología, Oytun Tez, para crear tres flujos de trabajo pequeños que son fáciles de entender y de evaluar. Cada una se centra en una tarea específica: citar un proyecto desde un correo electrónico, iniciar un flujo de traducción desde una carpeta de entrada de documentos o notificar a un equipo cuando un proyecto está listo.

Creemos que las automatizaciones pequeñas y específicas que resuelven un paso frustrante a la vez tienen un valor real. También creemos que la mejor manera de validarlo es mostrar los flujos de trabajo, explicarlos con claridad y solicitar comentarios directos de las personas que realmente los usarían.

Si la respuesta es positiva, planeamos ampliar esto a pilas de flujos de trabajo más específicas para diferentes casos de uso. Eso podría incluir operaciones legales, marketing multilingüe, servicio al cliente, equipos de soporte y otros flujos de trabajo donde el trabajo lingüístico genera fricciones innecesarias. Pero por ahora, solo les mostraremos tres flujos de trabajo diferentes y cómo pueden comenzar a utilizarlos hoy mismo para ampliar sus operaciones de traducción.

Para qué están diseñados estos flujos de trabajo.

Cada flujo de trabajo de este primer lote está diseñado en torno a una idea simple: eliminar una demora, reducir un paso manual y facilitar el inicio o el seguimiento del trabajo de traducción. ¡Creemos que con eso basta para abrirnos camino!

Algunos equipos necesitan una forma más rápida de obtener un presupuesto sin tener que rellenar un formulario extenso. Otros necesitan un proceso de recepción de documentos importantes más sencillo. Otros no necesitan otro panel de control para comprobarlo. Solo necesitan un mensaje cuando el trabajo esté terminado.

Esto es lo que hace cada uno de los flujos de trabajo:

Este conjunto es intencionadamente estrecho. Queríamos que el primer artículo fuera sencillo de usar como prueba de concepto. Si alguna de estas opciones te resulta útil, podemos partir de ahí con plataformas más especializadas y flujos de trabajo operativos más complejos que podrás integrar fácilmente en tus operaciones diarias e incluso en tus flujos de trabajo ya existentes.

En plataformas como Runwork, donde los usuarios pueden crear agentes que utilizan otros agentes, estos flujos de trabajo son sin duda una incorporación rápida y eficiente a un ecosistema que ya está en evolución.

Flujo de trabajo 1 - Exportación del traductor automático de documentos

Este es el flujo de trabajo más complejo de todos. Nos dimos cuenta de que nuestros servicios de traducción comienzan con un paso manual: alguien sube un archivo, otra persona lo revisa, otra confirma los detalles del trabajo y luego comienza el proyecto propiamente dicho. Eso puede ser manejable con un volumen bajo, pero se complica rápidamente cuando los documentos son urgentes o importantes desde el punto de vista operativo.

Este flujo de trabajo está diseñado para equipos que desean un proceso de admisión más estructurado sin eliminar el criterio humano donde aún es importante. Esto es lo que se nos ocurrió:

• El flujo de trabajo revisa una carpeta de entrada de Google Drive, encuentra el primer archivo que cumple los requisitos e ignora los documentos que ya han sido marcados como en revisión, completados o rechazados.

• Una vez seleccionado el archivo, el flujo de trabajo descarga el documento fuente, normaliza el archivo y crea un proyecto de MotaWord antes de su aprobación. A continuación, prepara una solicitud de revisión que incluye los detalles que un revisor necesita, como precios, plazos de entrega y recuento de palabras de MotaWord.

• A partir de ahí, el revisor recibe una notificación para tomar una decisión a través de Google Chat. Si el revisor aprueba, el proyecto se inicia, se ejecuta la traducción instantánea mediante IA, el archivo se marca como finalizado y el equipo recibe una alerta de finalización. Si el revisor rechaza, el flujo de trabajo elimina el proyecto no iniciado, mueve el archivo a una carpeta de rechazados, lo marca como rechazado y envía una alerta de rechazo.

Este flujo de trabajo muestra cómo la recepción de documentos, la revisión, el inicio de la traducción y la comunicación del equipo pueden desarrollarse en un único proceso visible. Mantiene la practicidad del flujo de trabajo sin pretender que todos los documentos deban pasar directamente a la automatización sin supervisión alguna.

Lo que necesitas configurar

Podrás personalizar las carpetas de entrada y de rechazo, los idiomas de origen y destino, los prefijos de estado de los archivos, el token de MotaWord y el webhook de Google Chat. También puedes adaptar el lenguaje de la revisión y el texto de la notificación para que se ajusten a tu equipo.

Flujo de trabajo 2: Exportación de presupuestos a Gmail

Este flujo de trabajo surgió de una simple observación: solicitar un presupuesto de traducción no debería resultar más complicado que enviar el archivo en sí. En muchos casos, el primer paso sigue generando fricciones innecesarias. Alguien tiene que encontrar el formulario correcto, subir el documento en el lugar adecuado y esperar una respuesta manual.

Queríamos probar un enfoque más sencillo que resultara más natural para la forma en que muchas personas ya trabajan. En lugar de redirigir a los usuarios a otro sitio, este flujo de trabajo les permite reenviar un correo electrónico con un archivo adjunto e iniciar el proceso de cotización desde su bandeja de entrada. Esto es lo que se nos ocurrió:

• El flujo de trabajo supervisa una bandeja de entrada de Gmail en busca de correos electrónicos no leídos con archivos adjuntos que coincidan con una etiqueta de entrada específica y que aún no tengan la etiqueta procesado.

• Carga el correo electrónico, extrae los archivos adjuntos, descarga el archivo cuando es necesario y crea una solicitud de proyecto lista para cotizar a través de MotaWord.

• Una vez que se reciben los detalles del proyecto, el flujo de trabajo crea un correo electrónico de respuesta, envía esa respuesta de vuelta al hilo original de Gmail, agrega la etiqueta de procesado y marca el correo electrónico original como leído.

Esto mantiene la experiencia de cotización lo más parecida posible al comportamiento normal de la bandeja de entrada. En lugar de crear una ruta separada para iniciar el proceso, el flujo de trabajo convierte un correo electrónico reenviado en una ruta de cotización estructurada. Probablemente sea el flujo de trabajo más fácil de entender de este conjunto, y eso es parte de lo que lo hace interesante. Si tiene buena acogida, podemos crear flujos de trabajo de admisión más especializados para diferentes servicios, sectores y tipos de solicitudes a través de MotaWord Lab.

Lo que necesitas configurar

Podrás personalizar las etiquetas de Gmail, el texto de respuesta, la imagen de marca dentro de la plantilla de correo electrónico, los códigos de idioma de origen y destino, el token de MotaWord y cualquier texto alternativo que quieras usar cuando falle la cita o cuando el archivo adjunto no sea utilizable.

Flujo de trabajo 3 - Exportación del verificador de estado del proyecto

Este flujo de trabajo se centra en un problema diferente. A veces el problema radica en no empezar el trabajo. La cuestión es saber si el trabajo está hecho. Los equipos pueden perder tiempo revisando paneles de control, actualizando listas de proyectos o esperando a que alguien más se dé cuenta de que una traducción está lista.

Queríamos probar una forma sencilla de hacer más visible la finalización de los proyectos sin pedir a los equipos que cambiaran demasiado sus hábitos. En lugar de depender de que alguien revise manualmente, este flujo de trabajo traslada la actualización a un lugar al que la gente ya presta atención. Esto es lo que se nos ocurrió:

• Se ejecuta automáticamente una comprobación programada que extrae los proyectos recientes de MotaWord, selecciona los proyectos que deben revisarse y solicita los detalles de su progreso.
• Cuando el flujo de trabajo encuentra un proyecto listo, prepara una alerta formateada con la información relevante.
• Esa alerta se envía a Google Chat para que el equipo pueda ver la actualización y actuar de inmediato.

Este es el flujo de trabajo más pequeño del grupo, pero eso es parte de su valor. Aporta visibilidad, reduce los tiempos de espera y ayuda a que el trabajo completado avance más rápidamente a la siguiente etapa. También apunta a una dirección más amplia para MotaWord Lab, donde podemos crear más flujos de trabajo integrados que incorporen actualizaciones de traducción a las herramientas que los equipos ya utilizan a diario.

Lo que necesitas configurar

Podrás personalizar el intervalo de sondeo, el número de proyectos que se obtienen por ejecución, el token de MotaWord, el destino del webhook de chat y el formato de mensaje que tu equipo considere realmente útil.

Por qué estamos construyendo esto

Queremos probar ideas prácticas de flujo de trabajo en público y aprender de cómo reacciona la gente ante ellas. El objetivo no es publicar contenido por el mero hecho de publicarlo. El objetivo es descubrir qué es realmente útil y, a partir de ahí, desarrollar más de eso.

Estos primeros flujos de trabajo son deliberadamente sencillos y visibles. Puedes analizarlos, comprender qué hacen y decidir rápidamente si la idea se adapta a tu equipo. Eso es importante para nosotros porque no solo estamos probando los flujos de trabajo en sí mismos. También estamos probando el formato, el posicionamiento y los tipos de casos de uso que merecen una mayor inversión.

Con el tiempo, queremos que este "laboratorio de MotaWord" se convierta en un lugar donde puedas descubrir flujos de trabajo para necesidades operativas específicas, no solo ejemplos puntuales, y de forma totalmente gratuita para nuestros usuarios.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Estos flujos de trabajo están listos para la producción?

Son ejemplos prácticos diseñados para mostrar casos de uso reales con claridad. Al mismo tiempo, cada equipo aún tendría que configurar las credenciales, las carpetas, las etiquetas, los webhooks, la configuración de idioma y el texto de los mensajes antes de utilizarlos en un entorno real. Pero, a todos los efectos, ¡lo son!

¿Esto solo sirve para un tipo de equipo?

No. Este primer lote se centra en casos de uso relacionados con la traducción, pero el objetivo más amplio es descubrir qué flujos de trabajo merece la pena desarrollar a continuación para diferentes necesidades prácticas. Si el proyecto tiene éxito, planeamos crear y almacenar estos flujos de trabajo en una página propia, donde nuestros usuarios puedan consultarlos y obtener más instrucciones.

¿Qué tipo de comentarios serían más útiles?

La retroalimentación más útil es directa y específica. Cuéntanos qué flujo de trabajo te parece valioso, cuál te parece innecesario, qué paso falta y qué tipo de flujo de trabajo te gustaría que publicáramos a continuación.

¿Te resultaría útil alguno de estos flujos de trabajo?

Eso es lo que estamos tratando de averiguar. Si alguno de estos flujos de trabajo haría que su equipo fuera más rápido, más claro o más fácil de trabajar, queremos saberlo. Si ninguna de ellas resuelve el problema correcto, eso es igualmente importante. Cuéntanos qué tipo de flujo de trabajo de traducción te sería útil, qué pila tecnológica te gustaría ver próximamente y en qué aspectos se quedan cortas las ideas actuales. Puedes hacerlo fácilmente contactándonos a través de nuestro chat disponible las 24 horas, los 7 días de la semana, o enviando un correo electrónico a info@motaword.com.

Los agentes son el futuro del trabajo. ¿Las estás implementando en tu día a día?