Les 3 meilleures solutions d'automatisation de la traduction pour simplifier la gestion de la localisation

Hé! Chez MotaWord, nous essayons constamment de nouvelles choses pour faciliter la vie de nos clients en matière de traduction. Plusieurs de nos clients utilisent régulièrement nos services. C’est pourquoi nous avons décidé d’expérimenter et de tester un petit ensemble de flux de travail d’automatisation axés sur la traduction afin d’apprendre une chose simple : ces flux seraient-ils réellement utiles à nos utilisateurs dans leur travail quotidien ?

Bien sûr, il ne s'agit pas d'un lancement de produit parfaitement rodé. Il s'agit d'une expérience pratique visant à déterminer quelles idées de flux de travail seraient utiles, quelles autres idées nous pouvons créer et quels types de piles de flux de travail nous devrions publier ensuite pour les équipes qui traitent quotidiennement du contenu multilingue. Cela vous semble intéressant ? Alors explorons ce que nous avons créé ci-dessous !

Pourquoi nous testons ces flux de travail

Nous travaillons avec des équipes qui ont besoin de traductions pour gagner en rapidité, simplifier les processus et les intégrer plus naturellement aux outils qu'elles utilisent déjà. C’est ce qui nous a conduits à cette expérience utilisant N8n et Runwork AI comme bases.

Au lieu de commencer par le déploiement d'une plateforme de grande envergure, nous avons collaboré avec notre directeur technique, Oytun Tez, pour créer trois petits flux de travail faciles à comprendre et à évaluer. Chacune d'elles se concentre sur une tâche précise : établir un devis à partir d'un courriel, lancer un processus de traduction à partir d'un dossier de réception de documents ou informer une équipe lorsqu'un projet est prêt.

Nous pensons que les petites automatisations ciblées qui résolvent une étape frustrante à la fois présentent une réelle valeur ajoutée. Nous pensons également que la meilleure façon de le valider est de présenter les flux de travail, de les expliquer clairement et de demander un retour d'information direct aux personnes qui les utiliseraient réellement.

Si l'accueil est favorable, nous prévoyons d'étendre cela à des piles de flux de travail plus spécialisées pour différents cas d'utilisation. Cela pourrait inclure les opérations juridiques, le marketing multilingue, les services clients, les équipes de support et d'autres flux de travail où le travail linguistique crée des frictions inutiles. Mais pour l'instant, nous allons simplement vous montrer trois flux de travail différents et comment vous pouvez commencer à les utiliser dès aujourd'hui pour développer vos opérations de traduction.

Objectifs de ces flux de travail

Chaque flux de travail de ce premier lot est conçu autour d'une idée simple : supprimer un délai, réduire une étape manuelle et faciliter le démarrage ou le suivi du travail de traduction. Nous pensons que c'est suffisant pour nous faire une place !

Certaines équipes ont besoin d'un moyen plus rapide d'obtenir un devis sans avoir à remplir un long formulaire. D'autres ont besoin d'une procédure de réception plus claire pour les documents importants. D'autres n'ont pas besoin d'un autre tableau de bord pour vérifier. Ils ont simplement besoin d'un message lorsque le travail sera terminé.

Voici en quoi consiste chaque flux de travail :

Cet ensemble est volontairement restreint. Nous souhaitions que le premier article soit simple à utiliser comme preuve de concept. Si l'une de ces solutions vous parle, nous pouvons partir de là pour développer des solutions plus spécialisées et des flux de travail opérationnels plus approfondis que vous pourrez facilement intégrer à vos opérations quotidiennes, voire à vos flux de travail existants.

Sur des plateformes comme Runwork, où les utilisateurs peuvent créer des agents qui utilisent d'autres agents, ces flux de travail constituent assurément un ajout rapide et efficace à un écosystème déjà en pleine évolution.

Flux de travail 1 - Exportation du traducteur automatique de documents

Il s'agit du flux de travail le plus complexe de tous. Nous avons constaté que nos services de traduction commencent par une étape manuelle : quelqu’un télécharge un fichier, quelqu’un d’autre le vérifie, quelqu’un d’autre confirme les détails de la tâche, et ensuite seulement le projet proprement dit commence. Cela peut être gérable pour un faible volume, mais la situation devient rapidement chaotique lorsque les documents sont urgents ou importants pour les opérations.

Ce flux de travail est conçu pour les équipes qui souhaitent un processus de prise en charge plus structuré sans pour autant supprimer le jugement humain là où il reste important. Voici ce que nous avons trouvé :

• Le flux de travail vérifie un dossier d'entrée Google Drive, trouve le premier fichier éligible et ignore les documents qui ont déjà été marqués comme étant en cours d'examen, terminés ou rejetés.

• Une fois le fichier sélectionné, le flux de travail télécharge le document source, normalise le fichier et crée un projet MotaWord avant approbation. Il prépare ensuite une demande de révision qui comprend les détails dont un réviseur a réellement besoin, tels que le prix, le délai de traitement et le nombre de mots MotaWord.

• À partir de là, l'évaluateur reçoit une demande de décision via Google Chat. Si le réviseur approuve, le projet est lancé, la traduction IA instantanée est exécutée, le fichier est marqué comme terminé et l'équipe reçoit une alerte d'achèvement. Si le réviseur rejette, le flux de travail supprime le projet non lancé, déplace le fichier vers un dossier rejeté, le marque comme rejeté et envoie une alerte de rejet.

Ce flux de travail montre comment la réception des documents, leur révision, le lancement de la traduction et la communication au sein de l'équipe peuvent se dérouler dans un processus unique et visible. Cela permet de conserver un flux de travail pratique sans prétendre que chaque document devrait passer directement à l'automatisation sans aucun contrôle.

Ce dont vous avez besoin pour configurer

Vous pouvez personnaliser les dossiers d'entrée et de rejet, les langues source et cible, les préfixes d'état des fichiers, le jeton MotaWord et le webhook Google Chat. Vous pouvez également adapter le langage de l'évaluation et le texte de la notification à votre équipe.

Flux de travail 2 - Exportation du devis vers Gmail

Ce processus est né d'une simple observation : demander un devis de traduction ne devrait pas être plus difficile que d'envoyer le fichier lui-même. Dans bien des cas, la première étape engendre encore des frictions inutiles. Il faut que quelqu'un trouve le bon formulaire, télécharge le document au bon endroit et attende une réponse manuelle.

Nous souhaitions tester une approche plus simple, plus naturelle et qui corresponde davantage à la façon dont beaucoup de gens travaillent déjà. Au lieu de rediriger les utilisateurs vers un autre site, ce processus leur permet de transférer un courriel avec une pièce jointe et de lancer la procédure de devis directement depuis leur boîte de réception. Voici ce que nous avons trouvé :

• Le flux de travail surveille une boîte de réception Gmail à la recherche de courriels non lus avec des pièces jointes qui correspondent à une étiquette d'entrée spécifique et qui n'ont pas déjà une étiquette traitée.

• Il charge l'e-mail, extrait les pièces jointes, télécharge le fichier si nécessaire et crée une demande de projet prête à recevoir un devis via MotaWord.

• Une fois les détails du projet reçus, le flux de travail génère un e-mail de réponse, renvoie cette réponse dans la conversation Gmail d'origine, ajoute l'étiquette « traité » et marque l'e-mail d'origine comme lu.

Cela permet de conserver une expérience de devis proche du comportement normal d'une boîte de réception. Au lieu de créer un itinéraire distinct pour démarrer le processus, le flux de travail transforme un courriel transféré en un parcours de devis structuré. C'est probablement le flux de travail le plus facile à comprendre de cet ensemble, et c'est en partie ce qui le rend intéressant. Si cela trouve un écho favorable, nous pourrons développer des flux de travail de prise en charge plus spécialisés pour différents services, secteurs et types de demandes via MotaWord Lab.

Ce dont vous avez besoin pour configurer

Vous pouvez personnaliser les libellés Gmail, le texte de la réponse, la marque à l'intérieur du modèle d'e-mail, les codes de langue source et cible, le jeton MotaWord et tout texte de secours que vous souhaitez utiliser lorsque la citation échoue ou lorsque la pièce jointe n'est pas utilisable.

Flux de travail 3 - Exportation du vérificateur d'état du projet

Ce flux de travail se concentre sur un problème différent. Parfois, le problème n'est pas de commencer le travail. Le problème, c'est de savoir si le travail est terminé. Les équipes peuvent perdre du temps à consulter des tableaux de bord, à actualiser des listes de projets ou à attendre que quelqu'un d'autre remarque qu'une traduction est prête.

Nous souhaitions tester une méthode simple pour rendre l'achèvement des projets plus visible sans demander aux équipes de trop modifier leurs habitudes. Au lieu de dépendre de quelqu'un pour vérifier manuellement en permanence, ce processus intègre la mise à jour à un endroit où les gens prêtent déjà attention. Voici ce que nous avons trouvé :

• Une vérification planifiée s'exécute automatiquement, extrait les projets MotaWord récents, sélectionne les projets à vérifier et demande les détails de leur progression.
• Lorsque le flux de travail détecte un projet prêt, il génère une alerte formatée contenant les informations pertinentes.
• Cette alerte est ensuite envoyée à Google Chat afin que l'équipe puisse prendre connaissance de la mise à jour et agir immédiatement.

Il s'agit du flux de travail le plus simple du groupe, mais c'est ce qui fait sa valeur. Cela améliore la visibilité, réduit les temps d'attente et permet de passer plus rapidement à l'étape suivante des tâches terminées. Cela indique également une orientation plus large pour MotaWord Lab, où nous pouvons créer davantage de flux de travail qui intègrent les mises à jour de traduction dans les outils que les équipes utilisent déjà au quotidien.

Ce dont vous avez besoin pour configurer

Vous pourriez personnaliser l'intervalle d'interrogation, le nombre de projets extraits par exécution, le jeton MotaWord, la destination du webhook de chat et le format de message que votre équipe jugerait réellement utile.

Pourquoi nous construisons ceci

Nous souhaitons tester publiquement des idées pratiques d'organisation du travail et tirer des enseignements des réactions du public. L'objectif n'est pas de publier du contenu pour le simple plaisir de publier. L'objectif est de déterminer ce qui est réellement utile, puis de développer davantage de ces éléments.

Ces premiers flux de travail sont volontairement simples et visibles. Vous pouvez les examiner, comprendre leur fonctionnement et décider rapidement si l'idée convient à votre équipe. C'est important pour nous car nous ne testons pas seulement les flux de travail eux-mêmes. Nous testons également le format, le positionnement et les types de cas d'utilisation qui méritent un investissement plus important.

À terme, nous souhaitons que ce « laboratoire MotaWord » devienne un lieu où vous pourrez découvrir des flux de travail adaptés à des besoins opérationnels spécifiques, et non pas seulement des exemples ponctuels, et ce, entièrement gratuitement pour nos utilisateurs.

FAQ

Ces flux de travail sont-ils prêts pour la production ?

Ce sont des exemples fonctionnels conçus pour illustrer clairement des cas d'utilisation réels. Dans le même temps, chaque équipe devra toujours configurer les identifiants, les dossiers, les étiquettes, les webhooks, les paramètres de langue et la copie des messages avant de les utiliser dans un environnement de production. Mais en pratique, oui !

Ces équipements sont-ils réservés à un seul type d'équipe ?

Non. Ce premier lot se concentre sur des cas d'utilisation liés à la traduction, mais l'objectif plus large est de découvrir quelles piles de flux de travail valent la peine d'être construites ensuite pour différents besoins pratiques. Si le projet prend de l'ampleur, nous prévoyons de créer et de stocker ces flux de travail sur une page dédiée, où nos utilisateurs pourront les consulter et obtenir des instructions supplémentaires.

Quel type de retour d'information serait le plus utile ?

Les retours les plus utiles sont directs et précis. Dites-nous quel flux de travail vous semble utile, lequel vous semble inutile, quelle étape manque et quel type de flux de travail vous souhaiteriez que nous publiions ensuite.

L'un de ces flux de travail pourrait-il vous être utile ?

C'est ce que nous essayons de découvrir. Si l'un de ces processus pouvait rendre votre équipe plus rapide, plus claire ou plus facile à gérer, nous voulons le savoir. Si aucune de ces solutions ne résout le vrai problème, c'est tout aussi important. Dites-nous quel type de flux de travail de traduction vous serait réellement utile, quelle pile technologique vous souhaiteriez voir ensuite et où les idées actuelles présentent des lacunes. Vous pouvez facilement le faire en nous contactant via notre chat disponible 24h/24 et 7j/7 ou en envoyant un e-mail à info@motaword.com.

Les agents représentent l'avenir du travail. Les mettez-vous en pratique au quotidien ?