PDF dễ tiếp cận: Cách tạo và sử dụng chúng

Bạn đã bao giờ mở một file PDF và tự hỏi liệu mọi người có thực sự đọc được nó không? Các tệp PDF dễ tiếp cận được thiết kế sao cho những người sử dụng trình đọc màn hình hoặc các công nghệ hỗ trợ khác có thể điều hướng và hiểu nội dung dễ dàng như bất kỳ ai khác. Khác với PDF thông thường, PDF dễ tiếp cận bao gồm các thẻ phù hợp, văn bản thay thế cho hình ảnh, thứ tự đọc hợp lý và văn bản có thể tìm kiếm.

Khi ngày càng nhiều biểu mẫu, báo cáo và tài nguyên được chuyển lên trực tuyến, khả năng tiếp cận kỹ thuật số không còn là điều tùy chọn nữa. Các tổ chức cần biết cách làm cho tệp PDF dễ tiếp cận, cách chuyển đổi các tệp hiện có và cách duy trì khả năng tiếp cận trong các tài liệu đã được dịch. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu từng bước một cách rõ ràng và thực tế. Chúng tôi cũng sẽ giải thích cách MotaWord hỗ trợ dịch thuật PDF dễ tiếp cận, đặc biệt khi bạn làm việc với các tài liệu chính thức đa ngôn ngữ.

PDF dễ tiếp cận là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Một tệp PDF dễ tiếp cận là một tài liệu được xây dựng với cấu trúc và tính dễ sử dụng được chú trọng để những người sử dụng trình đọc màn hình và các công nghệ hỗ trợ khác có thể đọc và điều hướng tài liệu đó một cách hiệu quả. Đây không chỉ là một tập tin có hình thức sạch sẽ. Một tệp PDF thực sự dễ tiếp cận cần có các thẻ phù hợp cho tiêu đề, đoạn văn, danh sách và bảng, văn bản thay thế có ý nghĩa cho hình ảnh, thứ tự đọc hợp lý, văn bản có thể tìm kiếm và ngôn ngữ tài liệu được xác định rõ ràng.

Thẻ (tags) hoạt động như một bản đồ ẩn đằng sau hậu trường. Chúng cho phần mềm hỗ trợ biết tiêu đề là gì, văn bản chính là gì và các phần liên quan với nhau như thế nào. Trình tự đọc hợp lý đảm bảo nội dung được đọc theo đúng trình tự. Văn bản có thể tìm kiếm, thay vì chỉ là hình ảnh quét của văn bản, cho phép người dùng sao chép, tìm kiếm và diễn giải nội dung một cách chính xác. Việc thiết lập ngôn ngữ tài liệu giúp trình đọc màn hình phát âm từ chính xác hơn.

Tài liệu PDF dễ truy cập rất quan trọng trong mọi ngành nghề. Các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe chia sẻ các mẫu đơn của bệnh nhân. Các trường đại học xuất bản tài liệu giảng dạy. Các cơ quan chính phủ phân phối nguồn lực công cộng. Các doanh nghiệp gửi hợp đồng và báo cáo. Trong tất cả các trường hợp này, khả năng tiếp cận hỗ trợ tính khả dụng, tính toàn diện và phạm vi tiếp cận rộng hơn.

Các tiêu chuẩn như WCAG và Mục 508 nêu rõ những kỳ vọng về khả năng truy cập kỹ thuật số, bao gồm cả các tệp PDF. Mặc dù các yêu cầu pháp lý khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và khu vực, việc học cách tạo PDF dễ tiếp cận là một bước thiết thực hướng tới giao tiếp rõ ràng hơn và quyền truy cập bình đẳng cho tất cả mọi người. Nếu các tệp của bạn cũng được sử dụng trong quy trình làm việc chính thức, hướng dẫn của chúng tôi về dịch thuật tài liệu chính thức sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích.

Giải thích về các tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận: WCAG và Mục 508

Khi tạo các tệp PDF dễ tiếp cận, hai khuôn khổ chính hướng dẫn các thực tiễn tốt nhất là WCAG và Mục 508.

WCAG, hay Hướng dẫn về Khả năng Tiếp cận Nội dung Web, là một bộ khuyến nghị quốc tế nhằm giúp nội dung kỹ thuật số dễ tiếp cận hơn đối với người khuyết tật. Mặc dù ban đầu được viết cho các trang web, WCAG cũng áp dụng cho các tài liệu, bao gồm bất kỳ tệp PDF nào dễ truy cập mà bạn công bố trực tuyến.

Mục 508 là một đạo luật của Hoa Kỳ yêu cầu các cơ quan liên bang phải đảm bảo tính dễ tiếp cận của công nghệ thông tin và điện tử của họ. Điều này bao gồm các trang web, phần mềm và tài liệu PDF được chia sẻ công khai. Nhiều tổ chức tư nhân coi Mục 508 là một tiêu chuẩn, đặc biệt là khi làm việc với các cơ quan chính phủ.

Đối với người tạo tài liệu, những tiêu chuẩn này được cụ thể hóa thành những kỳ vọng thực tế khi tạo các tệp PDF dễ tiếp cận:

• Văn bản phải dễ đọc và có thể chọn được, chứ không chỉ là hình ảnh được quét.
• Tiêu đề, danh sách và bảng phải được gắn thẻ đúng cách.
• Nội dung phải tuân theo trình tự đọc hợp lý.
• Hình ảnh phải bao gồm văn bản thay thế (alt text) có ý nghĩa.
• Các tệp phải tương thích với trình đọc màn hình và các công nghệ hỗ trợ khác.

Tuân thủ WCAG và Mục 508 giúp đảm bảo các tệp PDF của bạn có thể sử dụng được, tuân thủ các quy định cần thiết và thực sự toàn diện.

PDF dễ tiếp cận so với PDF thông thường: Những điểm khác biệt chính

Thoạt nhìn, một tệp PDF dễ truy cập và một tệp PDF thông thường có thể trông giống hệt nhau. Sự khác biệt xuất hiện khi ai đó cố gắng điều hướng tệp bằng trình đọc màn hình hoặc chỉ bằng bàn phím.

Một tệp PDF thông thường thường chỉ là một bố cục trực quan. Nội dung có thể thiếu thẻ, cấu trúc phù hợp hoặc văn bản có thể tìm kiếm. Ngược lại, một tệp PDF dễ tiếp cận được xây dựng với cấu trúc nền tảng mà các công nghệ hỗ trợ có thể hiểu được. Cấu trúc đó chính là điểm khác biệt cốt lõi giữa định dạng PDF thông thường và định dạng PDF dễ tiếp cận.

Trong một tập tin thông thường, trình đọc màn hình có thể đọc văn bản không theo thứ tự, bỏ qua hình ảnh hoặc không nhận diện được tiêu đề. Trong phiên bản dễ tiếp cận, các tiêu đề được gắn thẻ, hình ảnh có văn bản thay thế (alt text), và thứ tự đọc tuân theo một luồng logic. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng đối với những người có khuyết tật về thị giác hoặc nhận thức.

Hiểu rõ sự khác biệt này giúp bạn tạo ra những tài liệu mà mọi người đều có thể sử dụng một cách tự tin.

Tạo PDF dễ tiếp cận ngay từ đầu: Các phương pháp tốt nhất

Nếu bạn đang làm việc với Word, Google Docs hoặc InDesign, cách dễ nhất để hỗ trợ khả năng tiếp cận là tích hợp nó ngay từ đầu. Dưới đây là danh sách kiểm tra thực tế để tạo các tệp PDF dễ truy cập, hoạt động trơn tru với trình đọc màn hình và các công cụ hỗ trợ khác.

1. Sử dụng các kiểu tiêu đề có sẵn

Áp dụng các kiểu tiêu đề chính thức như Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v. Đừng chỉ in đậm hoặc phóng to văn bản. Các kiểu định dạng này tạo ra các thẻ cấu trúc mà trình đọc màn hình dựa vào để hiểu các phần và điều hướng.

2. Viết văn bản thay thế (alt text) có ý nghĩa cho hình ảnh.

Thêm văn bản thay thế (alt text) cho mọi hình ảnh, biểu đồ hoặc đồ họa chứa thông tin. Điều này đảm bảo rằng người dùng không thể nhìn thấy hình ảnh vẫn hiểu được mục đích và ngữ cảnh của nó. Các hình ảnh trang trí có thể được đánh dấu như vậy.

3. Cấu trúc bảng đúng cách

Sử dụng các bảng đơn giản với các hàng tiêu đề được xác định rõ ràng. Nên tránh gộp hoặc tách các ô nếu có thể. Bảng được cấu trúc đúng cách giúp trình đọc màn hình diễn giải dữ liệu từng hàng và từng cột.

4. Thiết lập ngôn ngữ tài liệu

Hãy xác định ngôn ngữ chính trong cài đặt tài liệu của bạn. Điều này cho phép trình đọc màn hình phát âm từ chính xác và chuyển đổi ngôn ngữ khi cần thiết.

5. Hãy đảm bảo văn bản là thật và có thể chọn được.

Tránh phụ thuộc vào hình ảnh văn bản được quét. Luôn làm việc với nội dung được nhập liệu thực tế. Nếu bắt buộc phải sử dụng tài liệu được quét, hãy áp dụng OCR trước khi hoàn thiện. Văn bản có thể tìm kiếm là yếu tố thiết yếu trong các tài liệu PDF dễ truy cập.

6. Kiểm tra thứ tự đọc trước khi xuất khẩu

Kiểm tra bố cục để đảm bảo nội dung được sắp xếp hợp lý từ trên xuống dưới. Việc sắp xếp thứ tự đọc chính xác là một phần quan trọng để tạo ra một tệp PDF dễ tiếp cận.

Bằng cách làm theo danh sách kiểm tra này, bạn sẽ biến việc truy cập tài liệu PDF trở thành một phần trong quy trình làm việc thường ngày của mình thay vì coi đó là việc làm thêm sau này.

Chuyển đổi PDF thông thường thành PDF dễ tiếp cận

Bạn đã có file hoàn chỉnh chưa? Bạn vẫn có thể chuyển đổi một tệp PDF thành tệp PDF dễ truy cập bằng các công cụ phù hợp và quy trình xem xét cẩn thận. Dưới đây là hướng dẫn từng bước đơn giản hóa bằng cách sử dụng Adobe Acrobat Pro.

1. Chạy OCR nếu tệp được quét.

Nếu tài liệu của bạn là hình ảnh được quét, hãy bắt đầu bằng nhận dạng ký tự quang học (OCR). OCR chuyển đổi hình ảnh văn bản thành nội dung có thể tìm kiếm và lựa chọn. Đây là điều thiết yếu trong bất kỳ quy trình chuyển đổi PDF nào sang PDF dễ tiếp cận.

2. Sử dụng các công cụ hỗ trợ tiếp cận

Mở bảng Trợ năng trong Acrobat và chạy kiểm tra trợ năng đầy đủ. Thao tác này sẽ phát hiện các thẻ bị thiếu, vấn đề về thứ tự đọc và các vấn đề cấu trúc khác.

3. Thêm và xem lại các thẻ trong ngăn Thẻ.

Mở ngăn Thẻ để kiểm tra cấu trúc tài liệu. Hãy đảm bảo các tiêu đề, đoạn văn, danh sách và bảng được gắn thẻ đúng cách. Điều chỉnh hoặc thêm thẻ nếu cần. Gắn thẻ chính xác là yếu tố cốt lõi để tạo ra các tệp PDF dễ truy cập.

4. Sửa lại thứ tự đọc

Sử dụng công cụ Sắp xếp thứ tự đọc để xác nhận nội dung được trình bày mạch lạc và logic. Các phần mềm đọc màn hình dựa vào trình tự này để hiển thị thông tin một cách chính xác.

5. Thêm văn bản thay thế (alt text) cho hình ảnh

Cung cấp mô tả có ý nghĩa cho hình ảnh, biểu đồ và đồ họa. Các hình ảnh trang trí có thể được đánh dấu là hiện vật.

6. Chạy lại công cụ kiểm tra khả năng truy cập

Giải quyết từng vấn đề được báo cáo, bao gồm cả siêu dữ liệu bị thiếu hoặc cảnh báo về độ tương phản.

7. Kiểm tra bằng trình đọc màn hình

Hãy sử dụng các công cụ như NVDA hoặc JAWS để trải nghiệm tài liệu như một người dùng thực thụ.

Nếu một tập tin được quét nhiều lần, có cấu trúc kém hoặc hình ảnh phức tạp, việc tạo lại tập tin đó từ nguồn có thể hiệu quả hơn là sửa chữa từng phần.

Những lỗi thường gặp cần tránh khi làm việc với các tệp PDF dễ tiếp cận

Ngay cả khi có những công cụ phù hợp, bạn vẫn dễ dàng bỏ sót những chi tiết ảnh hưởng đến khả năng truy cập của tệp PDF. Nhiều vấn đề phát sinh khi khả năng tiếp cận được coi như một bước kiểm tra cuối cùng thay vì là một phần của quy trình làm việc.

Một lỗi thường gặp là sử dụng hình ảnh văn bản được quét mà không áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). Nếu văn bản không thể tìm kiếm và chọn lọc, trình đọc màn hình sẽ không thể diễn giải nó một cách chính xác. Một vấn đề thường gặp khác là thiếu văn bản thay thế (alt text) cho hình ảnh, biểu đồ hoặc infographic. Nếu thiếu phần mô tả, những thông tin quan trọng sẽ bị mất đi.

Thứ tự đọc không chính xác cũng là một vấn đề lớn. Nếu nội dung được sắp xếp trực quan theo cột hoặc hộp văn bản nhưng không được cấu trúc đúng cách, công nghệ hỗ trợ có thể đọc nó theo trình tự gây nhầm lẫn.

Dưới đây là một số lỗi khác cần lưu ý khi tạo PDF dễ tiếp cận:

• Chỉ dựa vào định dạng trực quan thay vì các kiểu tiêu đề có sẵn.
• Bỏ qua bước kiểm tra thẻ thủ công sau khi gắn thẻ tự động.
• Bỏ qua cài đặt ngôn ngữ tài liệu
• Không thử nghiệm với trình đọc màn hình

Nếu bạn đang học cách làm cho một tệp PDF dễ tiếp cận, thì phòng ngừa là chìa khóa. Hãy xây dựng cấu trúc cẩn thận, xem xét các thẻ thủ công và luôn kiểm tra trước khi chia sẻ.

Dịch thuật PDF dễ dàng với MotaWord

Việc tạo ra các tài liệu PDF dễ truy cập chỉ là một phần của vấn đề. Nếu bạn dịch nội dung đó sang ngôn ngữ khác, khả năng tiếp cận phải được đảm bảo. Nếu không, cấu trúc, thẻ và thứ tự đọc có thể bị phá vỡ trong quá trình này.

Tại MotaWord, chúng tôi cung cấp các bản dịch dưới dạng tệp PDF có thể truy cập đầy đủ theo yêu cầu. Điều này có nghĩa là tài liệu đã dịch của bạn bao gồm thẻ tag phù hợp, văn bản thay thế (alt text) có ý nghĩa, ngôn ngữ tài liệu được xác định rõ ràng và trình tự đọc hợp lý. Chúng tôi không chỉ đơn thuần dịch văn bản hiển thị. Chúng tôi giúp đảm bảo tệp PDF cuối cùng vẫn tương thích với trình đọc màn hình và các công nghệ hỗ trợ.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức pháp lý, y tế và giáo dục thường xuyên xuất bản hợp đồng, mẫu đơn bệnh nhân, báo cáo hoặc tài liệu khóa học. Trong các lĩnh vực này, sự rõ ràng và khả năng tiếp cận bình đẳng là điều quan trọng đối với mọi phiên bản ngôn ngữ.

Nếu bạn không chắc chắn liệu dự án của mình cần quy trình làm việc được chứng nhận hay quy trình tiêu chuẩn, bài viết của chúng tôi về dịch thuật được chứng nhận so với dịch thuật thông thường có thể giúp bạn quyết định. Để có cái nhìn tổng quan hơn về quy trình làm việc từ xa, giao hàng và xử lý tài liệu, bạn cũng có thể đọc hướng dẫn của chúng tôi về dịch thuật và chứng nhận tài liệu trực tuyến.

Nếu bạn đã có sẵn tệp tin tuân thủ các quy định, chúng tôi có thể duy trì khả năng truy cập của tệp tin đó trong quá trình dịch thuật.

Câu hỏi thường gặp: PDF dễ tiếp cận

PDF thông thường và PDF dễ tiếp cận khác nhau ở điểm nào?

Điểm khác biệt chính nằm ở cấu trúc. Một file PDF thông thường thường chỉ tập trung vào bố cục hình ảnh. Một tệp PDF dễ truy cập bao gồm việc gắn thẻ đúng cách cho tiêu đề, đoạn văn, danh sách và bảng, cùng với văn bản thay thế có ý nghĩa và trình tự đọc hợp lý.

Nói tóm lại, các tài liệu PDF dễ tiếp cận được thiết kế sao cho trình đọc màn hình và các công nghệ hỗ trợ khác có thể hiểu chúng một cách chính xác. Nếu thiếu các thẻ và cấu trúc được xác định, một tệp PDF tiêu chuẩn có thể được đọc không theo thứ tự hoặc không được đọc đầy đủ.

Làm sao tôi biết được file PDF của mình có thể truy cập được hay không?

Hãy bắt đầu bằng cách sử dụng Công cụ kiểm tra khả năng truy cập trong Adobe Acrobat Pro. Nó sẽ quét tập tin của bạn và phát hiện các vấn đề như thiếu thẻ, thiếu văn bản thay thế (alt text) hoặc vấn đề về thứ tự đọc. Điều này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về mặt kỹ thuật về trạng thái khả năng truy cập của tài liệu.

Tuy nhiên, các công cụ tự động hóa thôi vẫn chưa đủ. Để kiểm tra chính xác hơn, hãy mở tệp bằng trình đọc màn hình như NVDA hoặc JAWS và điều hướng qua tệp chỉ bằng bàn phím. Nếu các tiêu đề, danh sách và bảng biểu được sắp xếp hợp lý và nội dung được trình bày mạch lạc, thì tệp PDF của bạn có khả năng truy cập được.

Liệu các bản PDF được quét có thể được truy cập dễ dàng không?

Đúng vậy, nhưng chúng đòi hỏi thêm công sức. Về cơ bản, tệp được quét là một hình ảnh, vì vậy bước đầu tiên là chạy OCR. Nhận dạng ký tự quang học (OCR) chuyển đổi hình ảnh văn bản thành nội dung có thể tìm kiếm và lựa chọn.

Sau khi xử lý OCR, bạn vẫn cần thêm thẻ, xác định thứ tự đọc và thêm văn bản thay thế (alt text). Việc chuyển đổi một tập tin được quét hầu như luôn đòi hỏi phải xem xét thủ công để đảm bảo nội dung chính xác và được cấu trúc đúng cách.

Các file PDF đã dịch có cần các tính năng hỗ trợ người khuyết tật không?

Tuyệt đối. Khả năng tiếp cận cần được duy trì trên tất cả các phiên bản ngôn ngữ. Khi dịch các tài liệu PDF dễ tiếp cận, các thẻ, thứ tự đọc, văn bản thay thế và cài đặt ngôn ngữ tài liệu phải được giữ nguyên.

Nếu việc dịch thuật bỏ qua yếu tố khả năng tiếp cận, tệp tin cuối cùng có thể không còn hoạt động đúng cách với các công cụ hỗ trợ. Đó là lý do tại sao việc duy trì các tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận trong suốt quá trình dịch thuật là điều cần thiết để đảm bảo giao tiếp nhất quán và toàn diện trong mọi ngôn ngữ.

Biến khả năng tiếp cận thành tiêu chuẩn, chứ không phải là điều được xem xét sau cùng.

Tài liệu dễ tiếp cận không còn là yêu cầu chỉ dành riêng cho một nhóm nhỏ người dùng nữa. Đây là một kỳ vọng ngày càng tăng trong nhiều ngành nghề và đối tượng khán giả. Cho dù bạn đang tạo các tệp PDF dễ truy cập từ đầu, cải thiện một tệp hiện có hay dịch nội dung sang các ngôn ngữ mới, mục tiêu đều giống nhau: quyền truy cập thông tin bình đẳng.

Các tài liệu PDF dễ truy cập hỗ trợ tính khả dụng, tuân thủ các quy định khi cần thiết và tạo sự kết nối mạnh mẽ hơn với người dùng. Những điều đó cho thấy tổ chức của bạn coi trọng sự rõ ràng và tính toàn diện, chứ không chỉ là hình thức trình bày trực quan.

Cách tiếp cận hiệu quả nhất là tích hợp khả năng truy cập vào mọi quy trình làm việc với tài liệu ngay từ đầu. Hãy sử dụng các mẫu có cấu trúc. Huấn luyện đội ngũ của bạn. Kiểm tra lại các tệp trước khi xuất bản. Và khi dịch thuật, hãy đảm bảo tính dễ tiếp cận được giữ nguyên, chứ không bị mất đi.

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc cung cấp các tài liệu PDF đã được dịch và dễ tiếp cận, MotaWord có thể giúp bạn kết hợp độ chính xác, cấu trúc và khả năng tiếp cận trong một quy trình liền mạch.

Hãy biến việc đảm bảo khả năng tiếp cận trở thành tiêu chuẩn thường xuyên, chứ không phải là giải pháp tạm thời vào phút chót.