PDF dễ tiếp cận: Cách tạo và sử dụng chúng

Tài liệu PDF dễ tiếp cận giúp mọi người, đặc biệt là người khuyết tật, hiểu và sử dụng nội dung kỹ thuật số. Chúng không chỉ là những thứ nên có mà còn là những thứ thiết yếu để đảm bảo quyền tiếp cận bình đẳng cho tất cả mọi người. Khi ngày càng nhiều dịch vụ chuyển sang trực tuyến, khả năng truy cập trở thành nhu cầu ngày càng tăng trong mọi ngành nghề. Từ chăm sóc sức khỏe đến giáo dục, việc đảm bảo nội dung PDF của bạn dễ đọc và dễ sử dụng đối với tất cả người dùng là một yêu cầu cơ bản.

Việc biết cách làm cho tài liệu PDF dễ tiếp cận sẽ giúp tệp của bạn tiếp cận được nhiều người hơn. Cho dù bạn đang chia sẻ biểu mẫu, báo cáo hay tài liệu tiếp thị, các tệp PDF dễ truy cập sẽ giúp thông điệp của bạn thực sự toàn diện. Trong bài viết này, chúng ta sẽ giải thích PDF dễ tiếp cận là gì, cách tạo PDF dễ tiếp cận, cách chuyển đổi PDF thông thường thành tài liệu kỹ thuật số dễ tiếp cận, và nhiều hơn nữa. Chúng ta cùng bắt đầu ngay thôi!

Tài liệu PDF dễ tiếp cận là gì và tại sao điều đó lại quan trọng.

PDF dễ tiếp cận là tệp được thiết kế sao cho mọi người, kể cả người dùng phần mềm đọc màn hình, đều có thể đọc được. Nó bao gồm cấu trúc, thẻ văn bản, văn bản thay thế và thứ tự đọc chính xác. Nếu bạn đã từng thiết kế một trang web với các tính năng hỗ trợ tiếp cận, thì việc tạo một tệp PDF hỗ trợ tiếp cận cũng tương tự như vậy.

Tài liệu PDF dễ tiếp cận giúp bạn tạo nội dung phù hợp với mọi người dùng. Không chỉ là vấn đề thiết kế hình ảnh, mà còn là chức năng và tính dễ sử dụng cho mọi người. Việc gắn thẻ chính xác cho tiêu đề, danh sách và bảng sẽ biến một tệp tin cơ bản thành một tệp PDF dễ truy cập. Các thẻ này giúp công nghệ hỗ trợ hiểu và điều hướng nội dung của bạn một cách chính xác và hiệu quả. Văn bản thay thế (alt text) cũng rất quan trọng. Nó mô tả hình ảnh cho những người dùng không thể nhìn thấy chúng. Chỉ một bước nhỏ này thôi cũng tạo nên sự khác biệt lớn khi xây dựng các tài liệu PDF dễ tiếp cận. Ngoài ra còn có các quy định trong lĩnh vực PDF dễ tiếp cận, bởi vì một tài liệu kỹ thuật số dễ tiếp cận đúng chuẩn phải đáp ứng các tiêu chuẩn như WCAG hoặc Mục 508.

Tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận: WCAG và Mục 508

WCAG là viết tắt của Hướng dẫn về Khả năng truy cập Nội dung Web. Những quy tắc này giúp các nhà phát triển và người tạo nội dung tạo ra các trang web và tài liệu có thể sử dụng được bởi những người khuyết tật khác nhau.

Điều khoản 508 là một đạo luật của Hoa Kỳ yêu cầu các cơ quan liên bang phải cung cấp nội dung điện tử dễ tiếp cận. Điều đó bao gồm các trang web, ứng dụng và tài liệu PDF được chia sẻ công khai.

Cả WCAG và Mục 508 đều nêu rõ cách thức để tạo ra một tệp PDF dễ tiếp cận. Điều này bao gồm văn bản dễ đọc, thẻ phù hợp, cấu trúc logic và hỗ trợ trình đọc màn hình. Tuân thủ các tiêu chuẩn này khi tạo tài liệu PDF dễ tiếp cận không chỉ là cách làm tốt nhất mà thường còn là yêu cầu pháp lý. Điều này cũng thể hiện cam kết của bạn đối với việc hòa nhập kỹ thuật số.

MotaWord hiện cung cấp bản dịch dưới dạng PDF dễ truy cập.

Tại MotaWord, chúng tôi tin rằng khả năng tiếp cận là yếu tố then chốt để xây dựng một xã hội thực sự cởi mở, không bỏ qua nhu cầu của bất kỳ ai. Đó là lý do tại sao chúng tôi hiện đang cung cấp các bản dịch ở các định dạng dễ tiếp cận, chẳng hạn như PDF dễ tiếp cận. Nếu bạn cần bản dịch dễ hiểu, bạn chỉ cần yêu cầu bất cứ khi nào liên hệ với chúng tôi qua dịch vụ trò chuyện trực tuyến 24/7.

PDF dễ tiếp cận so với PDF thông thường: Hiểu rõ những điểm khác biệt chính

Thoạt nhìn, một tệp PDF và một tệp PDF dễ tiếp cận có thể trông giống nhau. Nhưng chỉ có một phiên bản tương thích với phần mềm đọc màn hình và được thiết kế dành cho người dùng có khiếm thị hoặc suy giảm nhận thức.

Sự khác biệt chính giữa PDF dễ tiếp cận và PDF thông thường nằm ở cấu trúc. Một tệp PDF dễ truy cập cần có thẻ, văn bản thay thế và thứ tự đọc hợp lý. Một tệp PDF cơ bản không bao gồm các tính năng này.

Với các tập tin thông thường, trình đọc màn hình có thể đọc nội dung không theo thứ tự hoặc không đọc nội dung nào cả. Điều này, tất nhiên, gây khó khăn cho những người khiếm thị hoặc các khuyết tật khác khiến việc đọc trở nên khó khăn đối với họ. Dĩ nhiên, nếu bạn không thuộc một tổ chức chính phủ, trong hầu hết các trường hợp, bạn không có nghĩa vụ phải cung cấp các tính năng hỗ trợ tiếp cận. Tuy nhiên, điều này tạo nên sự khác biệt rất lớn trong cách người dùng, độc giả hoặc khách hàng của bạn nhìn nhận cam kết của bạn đối với khả năng tiếp cận.

Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, hãy cân nhắc học cách chuyển đổi PDF sang định dạng PDF dễ tiếp cận. Đây là một bước nhỏ nhưng có tác động rất lớn đến khả năng sử dụng và truy cập.

Cách làm cho tài liệu PDF dễ tiếp cận ngay từ đầu

Nếu bạn đang tạo tài liệu từ đầu, những phương pháp tốt nhất này sẽ giúp đảm bảo tệp PDF của bạn dễ tiếp cận ngay từ đầu:

• Sử dụng các kiểu tiêu đề có sẵn trong Word, Google Docs hoặc InDesign để sắp xếp nội dung của bạn một cách rõ ràng cho trình đọc màn hình.

• Thêm văn bản thay thế (alt text) cho tất cả hình ảnh. Điều này giúp mô tả các yếu tố trực quan cho người dùng phụ thuộc vào công nghệ hỗ trợ.

• Hãy cấu trúc bảng một cách hợp lý với các hàng tiêu đề và tránh gộp ô, vì điều này có thể gây nhầm lẫn cho trình đọc màn hình.

• Đặt ngôn ngữ tài liệu để đảm bảo phát âm và diễn giải chính xác bởi các công cụ hỗ trợ.

• Tránh sử dụng hình ảnh văn bản được quét—luôn luôn nhập trực tiếp hoặc sử dụng OCR để làm cho nội dung có thể tìm kiếm và dễ đọc.

Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ tạo ra các tài liệu PDF dễ tiếp cận, toàn diện và dễ sử dụng ngay từ đầu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chuyển đổi một tài liệu kỹ thuật số thông thường thành tài liệu có các tính năng hỗ trợ tiếp cận, hãy xem hướng dẫn bên dưới.

Chuyển đổi PDF sang PDF dễ tiếp cận: Cách chuyển đổi tài liệu hiện có đúng cách

Bạn đã có file PDF chưa? Bạn vẫn có thể làm cho nó dễ tiếp cận! Việc chuyển đổi các tập tin cũ sang tài liệu PDF dễ truy cập đòi hỏi phải chỉnh sửa, gắn thẻ và làm sạch cẩn thận, đặc biệt nếu tập tin đó được quét. Trong một số trường hợp, việc tái tạo hoàn toàn có thể phù hợp hơn. Đây là những việc bạn có thể làm:

• Hãy bắt đầu bằng cách sử dụng Adobe Acrobat Pro. Mở tệp PDF của bạn và sử dụng các công cụ "Trợ năng" để chạy quét toàn bộ. Điều này làm nổi bật các thẻ bị thiếu, các vấn đề về thứ tự đọc và nội dung chưa được gắn thẻ.

• Đối với các tệp PDF được quét, hãy chạy nhận dạng ký tự quang học (OCR) trước. Công nghệ OCR chuyển đổi hình ảnh văn bản thành nội dung dễ đọc và tìm kiếm, điều này rất cần thiết khi tạo tệp PDF dễ truy cập từ tệp cũ.

• Tiếp theo, hãy thêm thẻ thủ công vào tiêu đề, đoạn văn, danh sách và bảng. Sử dụng ngăn "Thẻ" của Acrobat để chèn hoặc điều chỉnh thẻ khi cần thiết nhằm cải thiện khả năng tương thích với công nghệ hỗ trợ.

• Hãy kiểm tra bảng thứ tự đọc để đảm bảo nó tuân theo một trình tự logic. Các phần mềm đọc màn hình cần điều này để hiểu cách đọc to nội dung theo đúng trình tự.

• Đừng quên thêm văn bản thay thế (alt text). Hãy thêm nó vào mọi hình vẽ, biểu đồ hoặc hình ảnh. Đối với các hình ảnh phức tạp, hãy cung cấp mô tả chi tiết để người dùng hiểu được toàn bộ ngữ cảnh.

• Sử dụng công cụ kiểm tra khả năng truy cập tích hợp sẵn để xác định các vấn đề như vấn đề về độ tương phản, thiếu siêu dữ liệu hoặc lỗi cấu trúc. Hãy sửa từng lỗi để tạo ra một tệp PDF hoàn toàn dễ truy cập.

• Cuối cùng, hãy kiểm tra bằng trình đọc màn hình như NVDA hoặc JAWS để xác nhận rằng tài liệu của bạn hoạt động tốt đối với người dùng khuyết tật thực sự.

Các tệp PDF dễ tiếp cận tại MotaWord: Bản dịch mà mọi người đều có thể truy cập

Tại MotaWord, chúng tôi tin rằng bản dịch cần phải rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ tiếp cận với mọi người. Vì vậy, nếu được yêu cầu, chúng tôi có thể cung cấp các tài liệu đã dịch dưới dạng tệp PDF có thể truy cập đầy đủ. Chúng tôi không chỉ dịch văn bản. Chúng tôi cũng áp dụng các tính năng hỗ trợ tiếp cận như gắn thẻ, văn bản thay thế và thứ tự đọc phù hợp để trình đọc màn hình và các công cụ hỗ trợ có thể dễ dàng hiểu nội dung. Dù bạn cần nội dung pháp lý, y tế hay giáo dục, chúng tôi đảm bảo tệp dịch của bạn không chỉ chính xác mà còn đáp ứng các tiêu chuẩn về khả năng tiếp cận.

Điều này có nghĩa là bạn không cần phải tự mình tìm cách làm cho bản dịch của mình dễ tiếp cận. Chúng tôi đảm nhận cả công việc dịch thuật và chỉnh sửa nội dung cho người khuyết tật. Nếu bạn đang sử dụng một tập tin không tuân thủ định dạng, chúng tôi cũng có thể chuyển đổi nó thành tệp PDF dễ truy cập.

Irem KOCASLAN - Quản lý cộng đồng cấp cao tại MotaWord

Với niềm đam mê dịch thuật bẩm sinh, Irem luôn nỗ lực thể hiện tình yêu ngôn ngữ của mình vào các dự án. Cô ấy là một đồng đội có cá tính mạnh mẽ, sẵn sàng thách thức hiện trạng vì lợi ích chung.