PDF accessibili: come crearli e utilizzarli

I documenti PDF accessibili aiutano tutti, in particolare le persone con disabilità, a comprendere e utilizzare i contenuti digitali. Non sono solo belli da avere; sono essenziali per garantire parità di accesso a tutti. Man mano che sempre più servizi si spostano online, l'accessibilità è una domanda crescente in tutti i settori. Dall'assistenza sanitaria all'istruzione, assicurarsi che i contenuti PDF siano leggibili e utilizzabili da tutti gli utenti è un'aspettativa fondamentale.

Sapere come rendere accessibile un documento PDF garantisce che i tuoi file raggiungano un pubblico più ampio. Che tu stia condividendo moduli, report o materiali di marketing, i PDF accessibili rendono il tuo messaggio davvero inclusivo. In questo articolo, spiegheremo cos'è un PDF accessibile, come renderlo accessibile, come convertire un normale PDF in un documento digitale accessibile e altro ancora. Entriamo subito nel merito!

Che cos'è un documento PDF accessibile e perché è importante

Un PDF accessibile è un file progettato in modo che tutti, inclusi gli utenti di screen reader, possano leggerlo. Include struttura, tag di testo, testo alternativo e ordine di lettura corretto. Se hai mai progettato un sito Web con funzionalità di accessibilità, un PDF accessibile è molto simile.

I documenti PDF accessibili ti aiutano a creare contenuti adatti a tutti gli utenti. Non si tratta solo di design visivo, ma anche di funzionalità e usabilità per tutti. L'etichettatura corretta di titoli, elenchi e tabelle trasforma un file di base in un PDF accessibile. Questi tag aiutano le tecnologie assistive a comprendere e navigare nei tuoi contenuti in modo accurato ed efficiente. Anche il testo alternativo è importante. Descrive le immagini per gli utenti che non possono vederle. Questo piccolo passaggio fa una grande differenza nella creazione di documenti PDF accessibili. Esiste anche una regolamentazione nel mondo dei PDF accessibili, perché un documento digitale correttamente accessibile deve soddisfare standard come WCAG o Section 508.

Standard di accessibilità: WCAG e Sezione 508

WCAG è l'acronimo di Web Content Accessibility Guidelines. Queste regole aiutano gli sviluppatori e i creatori di contenuti a rendere siti Web e documenti utilizzabili da persone con varie disabilità.

La Sezione 508 è una legge degli Stati Uniti che richiede alle agenzie federali di rendere accessibili i contenuti elettronici. Ciò include siti Web, app e documenti PDF condivisi con il pubblico.

Sia le WCAG che la Sezione 508 descrivono come rendere accessibile un PDF. Ciò include testo leggibile, tag appropriati, struttura logica e supporto per lettori di schermo. Seguire questi standard nella creazione di documenti PDF accessibili non è solo una best practice, ma è spesso richiesto dalla legge. Dimostra anche il tuo impegno per l'inclusione digitale.

MotaWord ora offre traduzioni consegnate in PDF accessibile

Noi di MotaWord crediamo che l'accessibilità sia fondamentale per raggiungere una società veramente accogliente che non ignori le esigenze di nessuno. Ecco perché ora offriamo traduzioni fornite in formati accessibili, come i PDF accessibili. Se hai bisogno di una traduzione accessibile, puoi semplicemente richiederla ogni volta che ci contatti tramite la nostra live chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

PDF accessibile e PDF: comprensione delle principali differenze

A prima vista, un PDF e un PDF accessibile possono avere lo stesso aspetto. Ma solo uno è leggibile dagli screen reader e progettato per utenti con disabilità visive o cognitive.

La principale differenza tra PDF accessibile e PDF è la struttura. Un PDF accessibile ha tag, testo alternativo e un ordine di lettura logico. Un PDF di base non include queste funzionalità.

Con un file normale, gli screen reader possono leggere il contenuto in modo anomalo o non leggerlo affatto. Questo, ovviamente, ostacola le persone con disabilità visive o altre disabilità che potrebbero rendere loro difficile la lettura. Ovviamente, se non fai parte di un'organizzazione governativa, nella maggior parte dei casi non sei obbligato a fornire funzionalità di accessibilità. Tuttavia, questo è qualcosa che fa un'enorme differenza nel modo in cui i tuoi utenti, lettori o clienti percepiscono il tuo impegno per l'accessibilità.

Se non sai da dove cominciare, valuta la possibilità di imparare a convertire un PDF in un PDF accessibile. È un piccolo passo con un enorme impatto sull'usabilità e sull'accesso.

Come rendere accessibile un documento PDF sin dall'inizio

Se stai creando un documento da zero, queste best practice ti aiuteranno a garantire che il tuo PDF sia accessibile fin dall'inizio:

• Usa gli stili di titolo incorporati in Word, Google Docs o InDesign per organizzare i tuoi contenuti in modo chiaro per gli screen reader.

• Aggiungi testo alternativo a tutte le immagini. Questo aiuta a descrivere gli elementi visivi agli utenti che si affidano alla tecnologia assistiva.

• Strutturate correttamente le tabelle con le righe di intestazione ed evitate le celle unite, che possono confondere gli screen reader.

• Imposta la lingua del documento per garantire una pronuncia e un'interpretazione corrette con strumenti assistivi.

• Evita di utilizzare immagini di testo scansionate: digita sempre direttamente o utilizza l'OCR per rendere i contenuti ricercabili e leggibili.

Seguendo questi passaggi, creerai documenti PDF accessibili, inclusivi e facili da usare sin dall'inizio. Tuttavia, se desideri convertire un normale documento digitale in uno con funzionalità di accessibilità, consulta la guida qui sotto.

Da PDF a PDF accessibile: convertire i documenti esistenti nel modo giusto

Hai già un PDF? Puoi ancora renderlo accessibile! La conversione di vecchi file in documenti PDF accessibili richiede un'attenta modifica, etichettatura e pulizia, soprattutto se il file è stato scansionato. In alcuni casi, ricrearlo completamente potrebbe essere più adatto. Ecco cosa puoi fare:

• Inizia usando Adobe Acrobat Pro. Apri il tuo PDF e usa gli strumenti «Accessibilità» per eseguire una scansione completa. Ciò evidenzia i tag mancanti, i problemi relativi all'ordine di lettura e i contenuti senza tag.

• Per i PDF scansionati, esegui prima il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). L'OCR trasforma le immagini di testo in contenuti leggibili e ricercabili, il che è essenziale quando si crea un PDF accessibile da un file precedente.

• Successivamente, aggiungi manualmente i tag a titoli, paragrafi, elenchi e tabelle. Utilizzate il riquadro «Tag» di Acrobat per inserire o modificare i tag dove necessario per una migliore compatibilità con le tecnologie assistive.

• Controlla il pannello dell'ordine di lettura per assicurarti che segua un flusso logico. Gli screen reader ne hanno bisogno per capire come leggere il contenuto ad alta voce nella sequenza corretta.

• Non dimenticare il testo alternativo. Aggiungilo a ogni figura, grafico o immagine. Per immagini complesse, includi descrizioni dettagliate in modo che gli utenti comprendano l'intero contesto.

• Usa il correttore di accessibilità integrato per identificare problemi come problemi di contrasto, metadati mancanti o errori strutturali. Correggi ognuno di essi per un PDF completamente accessibile.

• Infine, prova con uno screen reader come NVDA o JAWS per confermare che il documento funzioni bene per utenti reali con disabilità.

PDF accessibili su MotaWord: traduzioni accessibili a tutti

In MotaWord, crediamo che le traduzioni debbano essere chiare, professionali e accessibili a tutti. Ecco perché, se richiesto, possiamo fornire documenti tradotti come file PDF completamente accessibili. Non ci limitiamo a tradurre testi. Applichiamo anche funzionalità di accessibilità come tag, testo alternativo e ordine di lettura corretto in modo che gli screen reader e gli strumenti assistivi possano interpretare facilmente il contenuto. Che tu abbia bisogno di contenuti legali, medici o didattici, ci assicuriamo che il tuo file tradotto non sia solo accurato ma soddisfi anche gli standard di accessibilità.

Ciò significa che non devi capire come rendere accessibili le tue traduzioni da solo. Ci occupiamo sia del lavoro di traduzione che di accessibilità per te. Se stai iniziando con un file non conforme, possiamo anche convertirlo in un PDF accessibile.

Irem KOCASLAN - Senior Community Manager presso MotaWord

Essendo una traduttrice appassionata, Irem si dedica a trasmettere il suo amore per le lingue nei progetti. È una compagna di squadra dalla mentalità forte che sfiderà lo status quo per il bene comune.