无障碍PDF：如何创建和使用它们

你是否曾经打开过一个PDF文件，然后怀疑是否所有人都能阅读它？ 无障碍 PDF 的设计旨在让使用屏幕阅读器或其他辅助技术的人能够像其他人一样轻松地浏览和理解内容。 与普通 PDF 不同，无障碍 PDF 包含正确的标签、图像的替代文本、合乎逻辑的阅读顺序和可搜索的文本。

随着越来越多的表格、报告和资源转移到线上，数字无障碍不再是可选项。 组织需要知道如何使 PDF 文件易于访问，如何转换现有文件，以及如何在翻译后的文档中保持可访问性。 在本指南中，我们将清晰、实用地介绍每个步骤。 我们还将解释 MotaWord 如何支持无障碍 PDF 翻译，尤其是在处理官方多语言文档时。

什么是无障碍PDF？为什么它很重要？

易于访问的 PDF 文档是指在设计时充分考虑了结构和易用性，以便使用屏幕阅读器和其他辅助技术的人能够有效地阅读和浏览的文档。 这不仅仅是一个看起来干净的文件。 一个真正易于访问的 PDF 文件应该包含标题、段落、列表和表格的正确标签，图像的有意义的替代文本，合乎逻辑的阅读顺序，可搜索的文本以及定义的文档语言。

标签就像幕后的一张地图。 它们告诉辅助软件什么是标题，什么是正文，以及各个部分之间的关​​系。 逻辑阅读顺序确保内容按正确的顺序阅读。 可搜索的文本（而非文本的扫描图像）使用户能够准确地复制、搜索和解读内容。 设置文档语言有助于屏幕阅读器正确发音。

各行各业都重视易于访问的PDF文档。 医疗机构之间会共享患者表格。 大学会出版课程教材。 政府机构负责分配公共资源。 企业发送合同和报告。 在所有这些情况下，无障碍设计都有助于提高可用性、包容性和扩大覆盖范围。

WCAG 和 Section 508 等标准概述了数字可访问性的期望，包括 PDF 文件。 虽然法律要求因组织和地区而异，但学习如何使 PDF 文件易于访问是实现更清晰的沟通和人人平等获取信息的切实步骤。 如果您的文件也用于正式工作流程，我们的《官方文档翻译指南》将对您有所帮助。

无障碍标准：WCAG 和第 508 条款详解

在创建无障碍 PDF 时，有两个主要框架指导最佳实践：WCAG 和 Section 508。

WCAG，即网络内容无障碍指南，是一套国际性的建议，旨在使数字内容更容易被残疾人士访问。 虽然 WCAG 最初是为网站编写的，但它也适用于文档，包括您在线发布的任何可访问 PDF。

第 508 条是美国的一项法律，要求联邦机构使其电子和信息技术易于访问。 这包括与公众共享的网站、软件和 PDF 文档。 许多私营机构都以第 508 条为基准，尤其是在与政府实体合作时。

对于文档创建者而言，这些标准转化为创建无障碍 PDF 时的实际要求：

• 文本必须清晰可读且可选择，而不仅仅是扫描图像。
• 标题、列表和表格必须正确添加标签。
• 内容必须遵循逻辑阅读顺序。
• 图片必须包含有意义的替代文字。
• 文件必须与屏幕阅读器和其他辅助技术兼容。

遵循 WCAG 和 Section 508 有助于确保您的 PDF 可用、符合要求，并且真正具有包容性。

无障碍PDF与普通PDF：主要区别

乍一看，无障碍 PDF 和普通 PDF 可能看起来一模一样。 当有人尝试仅使用屏幕阅读器或键盘浏览文件时，就会出现差异。

普通的PDF文件通常只是一个视觉布局。 它可能缺少标签、适当的结构或可搜索的文本。 另一方面，易于访问的 PDF 文件构建时，其底层结构可以被辅助技术解读。 这种结构是普通 PDF 格式和无障碍 PDF 格式之间的核心区别。

在标准文件中，屏幕阅读器可能会打乱文本顺序、跳过图像或无法识别标题。 在无障碍版本中，标题会添加标签，图像会添加替代文本，阅读顺序也会遵循逻辑流程。 这直接影响到有视觉或认知障碍人士的使用体验。

理解这种区别有助于你创建每个人都能放心使用的文档。

从一开始就创建无障碍 PDF：最佳实践

如果你使用 Word、Google Docs 或 InDesign，支持辅助功能的最简单方法就是从一开始就将其构建到软件中。 以下是一份实用的清单，用于创建可与屏幕阅读器和其他辅助工具流畅配合使用的无障碍 PDF 文件。

1. 使用内置标题样式

应用正式的标题样式，例如一级标题、二级标题等等。 不要只是加粗或放大文字。 这些样式创建了屏幕阅读器用来理解章节和导航的结构标签。

2. 为图片编写有意义的替代文字

为每张信息丰富的图片、图表或图形添加替代文字。 这样可以确保即使看不到图片的用户也能理解图片的用途和背景。 装饰性图像可以标明为装饰性图像。

3. 正确构建表结构

使用带有定义表头行的简单表格。 尽可能避免合并或拆分单元格。 结构合理的表格有助于屏幕阅读器逐行逐列地解读数据。

4. 设置文档语言

在文档设置中定义主要语言。 这样一来，屏幕阅读器就能准确地发音，并在需要时切换语言。

5. 确保文本真实且可选中。

避免依赖文本的扫描图像。 务必使用实际输入的内容。 如果必须使用扫描材料，请在最终定稿前进行 OCR 识别。 可搜索文本对于易于访问的PDF文档至关重要。

6. 导出前请检查读取顺序

检查布局，确认内容从上到下逻辑清晰地呈现。 正确的阅读顺序是使 PDF 文件易于访问的关键部分。

遵循这份清单，您可以将易于访问的 PDF 文档融入到您的日常工作流程中，而不是事后才考虑的事情。

将普通 PDF 转换为无障碍 PDF

已经有完成的文件了吗？ 您仍然可以使用合适的工具和仔细的审核流程将 PDF 文件转换为易于访问的 PDF 文件。 以下是使用 Adob​​e Acrobat Pro 的简化分步指南。

1. 如果文件已扫描，则运行 OCR。

如果您的文档是扫描图像，请先进行光学字符识别。 OCR技术将图像中的文本转换为可搜索、可选择的内容。 这在任何PDF到可访问PDF的工作流程中都至关重要。

2. 使用辅助功能工具

打开 Acrobat 中的“辅助功能”面板，并运行完整的辅助功能检查。 这将标记出缺失的标签、读取顺序问题和其他结构性问题。

3. 在“标签”窗格中添加和查看标签

打开“标签”窗格以检查文档结构。 请确保标题、段落、列表和表格都已正确标记。 根据需要调整或添加标签。 准确的标签是创建无障碍 PDF 的关键。

4. 调整阅读顺序

使用阅读顺序工具确认内容逻辑是否通顺。 屏幕阅读器依靠这个顺序来正确呈现信息。

5. 为图片添加替代文字

为图像、图表和图形提供有意义的描述。 装饰性图像可以被认定为文物。

6. 重新运行辅助功能检查器

解决所有标记的问题，包括缺失的元数据或对比度警告。

7. 使用屏幕阅读器进行测试

使用 NVDA 或 JAWS 等工具，以用户的身份体验文档。

如果文件经过大量扫描、结构混乱或视觉上很复杂，从源头重新创建可能比逐段修复更有效率。

使用无障碍PDF时应避免的常见错误

即使有了合适的工具，也很容易忽略影响 PDF 可访问性的细节。 如果将无障碍功能视为最终的勾选选项，而不是工作流程的一部分，就会出现很多问题。

一个常见的错误是使用未进行 OCR 处理的文本扫描图像。 如果文本不可搜索和选择，屏幕阅读器将无法正确解读。 另一个常见问题是图片、图表或信息图缺少替代文字。 如果没有描述，重要信息就会丢失。

阅读顺序错误也是一个主要问题。 如果内容在视觉上以列或文本框的形式排列，但结构不正确，辅助技术可能会以混乱的顺序朗读它。

以下是创建无障碍 PDF 时需要注意的其他一些错误：

• 仅依赖视觉格式而非内置标题样式
• 自动标记后跳过人工标签审核
• 忽略文档语言设置
• 未使用屏幕阅读器进行测试

如果你正在学习如何制作无障碍 PDF 文件，预防是关键。 精心构建结构，手动检查标签，并在分享前务必进行测试。

使用 MotaWord 实现无障碍 PDF 翻译

创建易于访问的PDF文档只是成功的一半。 如果将该内容翻译成另一种语言，则必须保持其可访问性。 否则，在此过程中，结构、标签和阅读顺序可能会被破坏。

在 MotaWord，我们可根据要求提供完全无障碍的 PDF 文件形式的翻译。 这意味着您的翻译文档包含正确的标签、有意义的替代文本、定义的文档语言和合乎逻辑的阅读顺序。 我们并非简单地翻译可见的文本。 我们确保最终生成的无障碍 PDF 文件与屏幕阅读器和辅助技术保持兼容。

对于经常发布合同、病人表格、报告或课程材料的法律、医疗和教育机构来说，这尤其有价值。 在这些领域，清晰度和所有语言版本的平等获取都至关重要。

如果您不确定您的项目是否需要认证工作流程或标准工作流程，我们关于认证翻译与通用翻译的文章可以帮助您做出决定。 如需更全面地了解远程工作流程、交付和文档处理，您还可以阅读我们的《在线文档翻译和认证指南》。

如果您已有符合规范的文件，我们可以在翻译过程中保持其可访问性。

常见问题解答：无障碍PDF

PDF 和无障碍 PDF 有什么区别？

主要区别在于结构。 普通的PDF文件通常只注重视觉布局。 易于访问的 PDF 文件应包含标题、段落、列表和表格的正确标记，以及有意义的替代文本和合乎逻辑的阅读顺序。

简而言之，无障碍 PDF 文档的设计宗旨是让屏幕阅读器和其他辅助技术能够正确解读它们。 如果没有标签和定义的结构，标准的 PDF 文件可能会被打乱顺序读取，或者根本无法被完整读取。

如何判断我的PDF文件是否可访问？

首先使用 Adob​​e Acrobat Pro 中的辅助功能检查器。 它会扫描您的文件并标记诸如缺少标签、缺少替代文本或阅读顺序问题等问题。 这将为您提供文档可访问性状态的技术概览。

然而，仅仅依靠自动化工具是不够的。 为了进行更准确的测试，请使用 NVDA 或 JAWS 等屏幕阅读器打开文件，并仅使用键盘进行导航。 如果标题、列表和表格清晰易懂，内容逻辑流畅，那么您的 PDF 文件很可能是可访问的。

扫描版PDF文件能否实现无障碍访问？

是的，但这需要额外的工作。 扫描文件本质上是图像，因此第一步是运行 OCR。 光学字符识别技术将文本图像转换为可搜索、可选择的内容。

OCR 完成后，您仍然需要添加标签、定义阅读顺序并添加替代文本。 转换扫描文件几乎总是需要人工审核，以确保内容准确且结构正确。

翻译后的PDF也需要具备辅助功能吗？

绝对地。 所有语言版本都应保持可访问性。 翻译无障碍 PDF 文档时，标签、阅读顺序、替代文本和文档语言设置必须保持不变。

如果在翻译过程中忽略辅助功能，最终文件可能无法与辅助工具正常配合使用。 因此，在整个翻译过程中保持无障碍标准对于在每种语言中实现一致、包容性的沟通至关重要。

将无障碍设计作为标准，而非事后考虑

无障碍文档不再是小众需求。 各行各业和不同受众群体对它们的期望越来越高。 无论您是从头开始创建无障碍 PDF、改进现有文件，还是将内容翻译成新的语言，目标都是一样的：平等地获取信息。

易于访问的 PDF 文档有助于提高可用性，满足必要的合规性要求，并加强与受众的联系。 这表明贵公司重视清晰度和包容性，而不仅仅是视觉呈现。

最有效的方法是从一开始就将无障碍功能融入到每个文档工作流程中。 使用结构化模板。 训练你的团队。 发布前请先审核文件。 翻译时，务必确保保留无障碍功能，而不是丢失无障碍功能。

如果您需要支持交付翻译后的无障碍 PDF 文档，MotaWord 可以帮助您在一个无缝流程中兼顾准确性、结构性和无障碍性。

将无障碍设计作为标准做法，而不是临时补救措施。