PDF accesibles: cómo crearlos y usarlos

Los documentos PDF accesibles ayudan a todos, especialmente a las personas con discapacidades, a comprender y utilizar el contenido digital. No solo es bueno tenerlos, sino que son esenciales para garantizar la igualdad de acceso para todos. A medida que más servicios pasan a estar en línea, la accesibilidad es una demanda creciente en todos los sectores. Desde el cuidado de la salud hasta la educación, asegurarse de que el contenido de su PDF sea legible y utilizable por todos los usuarios es una expectativa básica.

Saber cómo hacer que un documento PDF sea accesible garantiza que sus archivos lleguen a un público más amplio. Ya sea que comparta formularios, informes o materiales de marketing, los PDF accesibles hacen que su mensaje sea realmente inclusivo. En este artículo, explicaremos qué es un PDF accesible, cómo hacer que un PDF sea accesible, cómo convertir un PDF normal en un documento digital accesible y más. ¡Comencemos!

Qué es un documento PDF accesible y por qué es importante

Un PDF accesible es un archivo diseñado para que todos, incluidos los usuarios de lectores de pantalla, puedan leerlo. Incluye estructura, etiquetas de texto, texto alternativo y orden de lectura correcto. Si alguna vez diseñó un sitio web con funciones de accesibilidad, un PDF accesible es muy similar.

Los documentos PDF accesibles ayudan a crear contenido que funcione para todos los usuarios. No se trata solo de diseño visual, sino de funcionalidad y usabilidad para todos. El etiquetado correcto de encabezados, listas y tablas convierte un archivo básico en un PDF accesible. Estas etiquetas ayudan a las tecnologías de asistencia a comprender y navegar por su contenido de forma precisa y eficiente. El texto alternativo también es importante. Describe las imágenes para los usuarios que no pueden verlas. Este pequeño paso marca una gran diferencia a la hora de crear documentos PDF accesibles. También existe una regulación en el mundo de los PDF accesibles, porque un documento digital al que se pueda acceder correctamente debe cumplir con estándares como las WCAG o la Sección 508.

Estándares de accesibilidad: WCAG y Sección 508

WCAG son las siglas de Web Content Accessibility Guidelines. Estas reglas ayudan a los desarrolladores y creadores de contenido a crear sitios web y documentos que puedan ser utilizados por personas con diversas discapacidades.

La sección 508 es una ley estadounidense que exige que las agencias federales hagan que el contenido electrónico sea accesible. Esto incluye sitios web, aplicaciones y documentos PDF compartidos con el público.

Tanto las WCAG como la Sección 508 describen cómo hacer que un PDF sea accesible. Esto incluye texto legible, etiquetas adecuadas, estructura lógica y compatibilidad con lectores de pantalla. Seguir estos estándares al crear documentos PDF accesibles no es solo una buena práctica, sino que a menudo es un requisito legal. También demuestra su compromiso con la inclusión digital.

MotaWord ahora ofrece traducciones entregadas en PDF accesibles

En MotaWord, creemos que la accesibilidad es crucial para lograr una sociedad que realmente acepte y no descarte las necesidades de nadie. Es por eso que ahora ofrecemos traducciones entregadas en formatos accesibles, como los PDF accesibles. Si necesita una traducción accesible, puede pedirla cada vez que nos contacte a través de nuestro chat en vivo las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

PDF accesible frente a PDF: comprensión de las diferencias clave

A primera vista, un PDF y un PDF accesible pueden tener el mismo aspecto. Pero solo uno es legible por los lectores de pantalla y está diseñado para usuarios con discapacidades visuales o cognitivas.

La principal diferencia entre un PDF accesible y un PDF es la estructura. Un PDF accesible tiene etiquetas, texto alternativo y un orden de lectura lógico. Un PDF básico no incluye estas funciones.

Con un archivo normal, los lectores de pantalla pueden leer el contenido desordenado o no leerlo en absoluto. Esto, por supuesto, obstaculiza a las personas con discapacidades visuales u otras discapacidades que podrían dificultarles la lectura. Por supuesto, si no forma parte de una organización gubernamental, no está obligado a proporcionar funciones de accesibilidad en la mayoría de los casos. Sin embargo, esto es algo que marca una gran diferencia en la forma en que los usuarios, lectores o clientes perciben su compromiso con la accesibilidad.

Si no estás seguro de por dónde empezar, considera aprender a convertir un PDF en un PDF accesible. Es un pequeño paso con un enorme impacto en la usabilidad y el acceso.

Cómo hacer que un documento PDF sea accesible desde el principio

Si está creando un documento desde cero, estas prácticas recomendadas le ayudarán a garantizar que su PDF sea accesible desde el principio:

• Use estilos de encabezado integrados en Word, Google Docs o InDesign para organizar su contenido de forma clara para los lectores de pantalla.

• Añada texto alternativo a todas las imágenes. Esto ayuda a describir los elementos visuales a los usuarios que dependen de la tecnología de asistencia.

• Estructure las tablas correctamente con filas de encabezados y evite combinar celdas, que pueden confundir a los lectores de pantalla.

• Establezca el idioma del documento para garantizar la pronunciación e interpretación correctas mediante herramientas de asistencia.

• Evite el uso de imágenes escaneadas de texto: escriba siempre directamente o utilice el OCR para que el contenido se pueda buscar y sea legible.

Si sigue estos pasos, creará documentos PDF accesibles, inclusivos y fáciles de usar desde el principio. Sin embargo, si quiere convertir un documento digital normal en uno con funciones de accesibilidad, consulte la siguiente guía.

PDF a PDF accesible: convertir documentos existentes de la manera correcta

¿Ya tiene un PDF? ¡Aún puede hacerlo accesible! La conversión de archivos antiguos en documentos PDF accesibles requiere una edición, etiquetado y limpieza cuidadosas, especialmente si el archivo se escaneó. En algunos casos, puede ser más adecuado recrearlo por completo. Esto es lo que puede hacer:

• Empiece por usar Adobe Acrobat Pro. Abra su PDF y use las herramientas de «Accesibilidad» para ejecutar un escaneo completo. Esto resalta las etiquetas que faltan, los problemas con el orden de lectura y el contenido sin etiquetar.

• Para los PDF escaneados, ejecute primero el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El OCR convierte las imágenes de texto en contenido legible y con capacidad de búsqueda, algo esencial a la hora de crear un PDF accesible a partir de un archivo heredado.

• A continuación, añada etiquetas manualmente a los encabezados, párrafos, listas y tablas. Use el panel «Etiquetas» de Acrobat para insertar o ajustar las etiquetas cuando sea necesario para una mejor compatibilidad con la tecnología de asistencia.

• Compruebe el panel de orden de lectura para asegurarse de que sigue un flujo lógico. Los lectores de pantalla necesitan esto para entender cómo leer el contenido en voz alta en la secuencia correcta.

• No olvide el texto alternativo. Añádalo a cada figura, gráfico o imagen. En el caso de imágenes complejas, incluya descripciones detalladas para que los usuarios entiendan el contexto completo.

• Usa el comprobador de accesibilidad integrado para identificar problemas como problemas de contraste, metadatos faltantes o errores estructurales. Corrija cada uno para obtener un PDF totalmente accesible.

• Por último, pruebe con un lector de pantalla como NVDA o JAWS para confirmar que su documento funciona bien para usuarios reales con discapacidades.

PDF accesibles en MotaWord: traducciones a las que todos pueden acceder

En MotaWord, creemos que las traducciones deben ser claras, profesionales y accesibles para todos. Por eso, si lo solicita, podemos entregar los documentos traducidos como archivos PDF totalmente accesibles. No solo traducimos texto. También aplicamos funciones de accesibilidad como el etiquetado, el texto alternativo y el orden de lectura adecuado para que los lectores de pantalla y las herramientas de asistencia puedan interpretar el contenido con facilidad. Ya sea que necesite contenido legal, médico o educativo, nos aseguramos de que su archivo traducido no solo sea preciso, sino que también cumpla con los estándares de accesibilidad.

Esto significa que no necesita averiguar cómo hacer que sus traducciones sean accesibles por su cuenta. Nos encargamos del trabajo de traducción y accesibilidad por usted. Si empieza con un archivo que no cumple con los requisitos, también podemos convertirlo en un PDF accesible.

Irem KOCASLAN, gerente sénior de la comunidad

Como traductora apasionada de corazón, Irem se dedica a reflejar su amor por los idiomas en los proyectos. Es una compañera de equipo de mente fuerte que desafiará el status quo por el bien común.