Доступные PDF-файлы: как их создавать и использовать

Вы когда-нибудь открывали PDF-файл и задавались вопросом, смогут ли все его прочитать? Доступные PDF-файлы разработаны таким образом, чтобы люди, использующие программы чтения с экрана или другие вспомогательные технологии, могли перемещаться по содержимому и понимать его так же легко, как и все остальные. В отличие от обычного PDF-файла, доступный PDF-файл включает в себя соответствующие теги, альтернативный текст для изображений, логичный порядок чтения и возможность поиска текста.

Поскольку все больше форм, отчетов и ресурсов переходят в онлайн-формат, цифровая доступность перестала быть необязательной. Организациям необходимо знать, как сделать PDF-файлы доступными для всех, как конвертировать существующие файлы и как обеспечить доступность переведенных документов. В этом руководстве мы подробно и наглядно рассмотрим каждый шаг. Мы также объясним, как MotaWord поддерживает перевод PDF-файлов с учетом требований доступности, особенно при работе с официальными многоязычными документами.

Что такое доступный PDF-файл и почему это важно?

Доступный PDF-файл — это документ, разработанный с учетом структуры и удобства использования, чтобы люди, использующие программы чтения с экрана и другие вспомогательные технологии, могли эффективно читать его и перемещаться по нему. Это не просто визуально чистый файл. По-настоящему доступный PDF-файл включает в себя правильные теги для заголовков, абзацев, списков и таблиц, содержательный альтернативный текст для изображений, логичный порядок чтения, возможность поиска текста и определенный язык документа.

Теги действуют как карта, скрытая от глаз. Они сообщают вспомогательному программному обеспечению, что такое заголовок, что такое основной текст и как разделы связаны друг с другом. Логичный порядок чтения гарантирует, что контент будет прочитан в правильной последовательности. В отличие от отсканированных изображений текста, текст с возможностью поиска позволяет пользователям точно копировать, искать и интерпретировать контент. Установка языка документа помогает программам чтения с экрана правильно произносить слова.

Доступные PDF-документы важны во всех отраслях. Медицинские работники обмениваются формами для пациентов. Университеты публикуют учебные материалы. Государственные учреждения распределяют государственные ресурсы. Предприятия отправляют контракты и отчеты. Во всех этих случаях доступность способствует удобству использования, инклюзивности и более широкому охвату.

Стандарты, такие как WCAG и Раздел 508, определяют требования к доступности цифровых материалов, включая PDF-файлы. Хотя юридические требования различаются в зависимости от организации и региона, умение сделать PDF-файл доступным — это практический шаг к более четкой коммуникации и равному доступу для всех. Если ваши файлы также используются в официальных рабочих процессах, наше руководство по переводу официальных документов станет для вас полезным дополнением.

Стандарты доступности: объяснение WCAG и Раздела 508.

При создании доступных PDF-файлов передовые методы работы определяются двумя основными стандартами: WCAG и Разделом 508.

WCAG, или Руководство по обеспечению доступности веб-контента, — это международный набор рекомендаций по повышению доступности цифрового контента для людей с ограниченными возможностями. Хотя стандарты WCAG изначально были разработаны для веб-сайтов, они также применимы к документам, включая любые доступные PDF-файлы, которые вы публикуете в интернете.

Раздел 508 — это закон США, который обязывает федеральные ведомства обеспечивать доступность своих электронных и информационных технологий. Сюда входят веб-сайты, программное обеспечение и PDF-документы, доступные для всеобщего обозрения. Многие частные организации руководствуются разделом 508 в качестве ориентира, особенно при работе с государственными учреждениями.

Для создателей документов эти стандарты трансформируются в практические требования при создании доступных PDF-файлов:

• Текст должен быть читаемым и легко выделяемым, а не просто отсканированным изображением.
• Заголовки, списки и таблицы должны быть правильно помечены тегами.
• Содержание должно быть логично выстроено в порядке чтения.
• Изображения должны содержать содержательный альтернативный текст.
• Файлы должны быть совместимы с программами чтения с экрана и другими вспомогательными технологиями.

Соблюдение стандартов WCAG и раздела 508 помогает гарантировать, что ваши PDF-файлы удобны в использовании, соответствуют требованиям там, где это необходимо, и действительно инклюзивны.

Доступный PDF-файл против обычного PDF-файла: ключевые различия

На первый взгляд, доступный PDF-файл и обычный PDF-файл могут выглядеть одинаково. Разница проявляется, когда кто-то пытается перемещаться по файлу с помощью программы чтения с экрана или только клавиатуры.

Обычный PDF-файл зачастую представляет собой лишь визуальную структуру. В нем могут отсутствовать теги, надлежащая структура или возможность поиска текста. С другой стороны, доступный PDF-файл имеет базовую структуру, которую могут интерпретировать вспомогательные технологии. Именно эта структура является ключевым отличием между обычным и доступным форматами PDF.

В стандартном файле программа чтения с экрана может читать текст не по порядку, пропускать изображения или не распознавать заголовки. В доступной версии заголовки снабжены тегами, изображения имеют альтернативный текст, а порядок чтения выстроен в логическую последовательность. Это напрямую влияет на удобство использования для людей с нарушениями зрения или когнитивными расстройствами.

Понимание этого различия помогает создавать документы, которыми каждый сможет уверенно пользоваться.

Создание доступных PDF-файлов с нуля: лучшие практики

Если вы работаете в Word, Google Docs или InDesign, самый простой способ обеспечить доступность — это внедрить её с самого начала. Вот практический контрольный список для создания доступных PDF-файлов, которые бесперебойно работают с программами чтения с экрана и другими вспомогательными средствами.

1. Используйте встроенные стили заголовков.

Примените официальные стили заголовков, такие как «Заголовок 1», «Заголовок 2» и так далее. Не следует просто выделять текст жирным шрифтом или увеличивать его размер. Эти стили создают структурные теги, на которые полагаются программы чтения с экрана для понимания разделов и навигации.

2. Напишите осмысленный альтернативный текст для изображений.

Добавьте альтернативный текст к каждому информативному изображению, диаграмме или графике. Это гарантирует, что пользователи, которые не видят изображение, всё равно поймут его назначение и контекст. Декоративные изображения могут быть помечены соответствующим образом.

3. Правильно структурируйте таблицы.

Используйте простые таблицы с заданными строками заголовка. По возможности избегайте слияния или разделения ячеек. Правильно структурированные таблицы помогают программам чтения с экрана интерпретировать данные построчно и по столбцам.

4. Установите язык документа.

Укажите основной язык в настройках документа. Это позволяет программам чтения с экрана точно произносить слова и переключать языки при необходимости.

5. Убедитесь, что текст настоящий и его можно выделить.

Избегайте использования отсканированных изображений текста. Всегда работайте с фактически набранным текстом. Если вам необходимо использовать отсканированные материалы, перед окончательным оформлением примените оптическое распознавание текста (OCR). Возможность поиска текста крайне важна в доступных PDF-документах.

6. Перед экспортом проверьте порядок чтения.

Проверьте структуру, чтобы убедиться, что контент логично расположен сверху вниз. Правильный порядок чтения — ключевой аспект обеспечения доступности PDF-файла.

Следуя этому контрольному списку, вы сделаете доступные PDF-документы частью своего обычного рабочего процесса, а не чем-то второстепенным.

Преобразование обычного PDF-файла в PDF-файл, доступный для всех пользователей.

У вас уже есть готовый файл? С помощью подходящих инструментов и тщательной проверки вы все еще можете преобразовать PDF-файл в доступный для всех формат. Вот упрощенный пошаговый подход с использованием Adobe Acrobat Pro.

1. Запустите OCR, если файл отсканирован.

Если ваш документ представляет собой отсканированное изображение, начните с оптического распознавания символов. Технология распознавания текста (OCR) преобразует изображения текста в контент, доступный для поиска и выделения. Это крайне важно в любом процессе преобразования PDF-файлов в доступные PDF-файлы.

2. Используйте средства обеспечения доступности.

Откройте панель «Доступность» в Acrobat и выполните полную проверку доступности. Это позволит выявить отсутствующие теги, проблемы с порядком чтения и другие структурные неполадки.

3. Добавьте и проверьте теги на панели «Теги».

Откройте панель «Теги», чтобы просмотреть структуру документа. Убедитесь, что заголовки, абзацы, списки и таблицы правильно помечены тегами. При необходимости внесите корректировки или добавьте теги. Точное присваивание тегов имеет решающее значение для создания доступных PDF-файлов.

4. Исправьте порядок чтения.

Используйте инструмент «Порядок чтения», чтобы убедиться, что контент логически выстроен. Программы чтения с экрана используют эту последовательность для корректного отображения информации.

5. Добавьте альтернативный текст к изображениям.

Предоставьте содержательные описания для изображений, диаграмм и графиков. Декоративные изображения могут быть помечены как артефакты.

6. Повторно запустите проверку доступности.

Устраните каждую отмеченную проблему, включая отсутствие метаданных или предупреждения о контрасте.

7. Протестируйте с помощью программы чтения с экрана.

Используйте такие инструменты, как NVDA или JAWS, чтобы просмотреть документ с точки зрения пользователя.

Если файл сильно отсканирован, плохо структурирован или имеет сложную визуальную структуру, может быть эффективнее воссоздать его из исходного файла, чем исправлять по частям.

Распространенные ошибки, которых следует избегать при работе с доступными PDF-файлами.

Даже при наличии необходимых инструментов легко упустить из виду детали, влияющие на доступность вашего PDF-файла. Многие проблемы возникают, когда доступность рассматривается как последний пункт в соблюдении формальностей, а не как часть рабочего процесса.

Одна из распространенных ошибок — использование отсканированных изображений текста без применения технологии оптического распознавания символов (OCR). Если текст недоступен для поиска и выделения, программы чтения с экрана не смогут правильно его интерпретировать. Ещё одна распространённая проблема — отсутствие альтернативного текста для изображений, диаграмм или инфографики. Без описаний важная информация просто теряется.

Неправильный порядок чтения также является серьезной проблемой. Если контент визуально расположен в столбцах или текстовых блоках, но не имеет надлежащей структуры, вспомогательные технологии могут считывать его в запутанной последовательности.

Вот ещё несколько ошибок, на которые следует обратить внимание при создании доступных PDF-файлов:

• Использование исключительно визуального форматирования вместо встроенных стилей заголовков.
• Пропуск ручной проверки тегов после автоматической разметки.
• Игнорирование языковых настроек документа
• Тестирование не проводилось с использованием программы чтения с экрана.

Если вы учитесь делать PDF-файлы доступными для всех, профилактика играет ключевую роль. Тщательно прорабатывайте структуру, проверяйте теги вручную и всегда тестируйте перед публикацией.

Доступный перевод PDF-файлов с помощью MotaWord

Создание доступных PDF-документов — это лишь часть решения. При переводе этого контента на другой язык необходимо сохранить его доступность. В противном случае структура, теги и порядок чтения могут нарушиться в процессе.

В MotaWord мы предоставляем переводы в виде полностью доступных PDF-файлов по запросу. Это означает, что переведенный документ содержит правильную разметку, содержательный альтернативный текст, определенный язык документа и логичный порядок чтения. Мы не просто переводим видимый текст. Мы помогаем обеспечить совместимость итогового PDF-файла с программами чтения с экрана и вспомогательными технологиями.

Это особенно ценно для юридических, медицинских и образовательных организаций, которые регулярно публикуют контракты, формы для пациентов, отчеты или учебные материалы. В этих областях ясность и равный доступ имеют важное значение для всех языковых версий.

Если вы не уверены, требуется ли для вашего проекта сертифицированный или стандартный рабочий процесс, наша статья о сертифицированном и общем переводе поможет вам определиться. Для более полного обзора удаленных рабочих процессов, доставки и обработки документов вы также можете ознакомиться с нашим руководством по онлайн-переводу и сертификации документов.

Если у вас уже есть соответствующий требованиям файл, мы можем сохранить его доступность во время перевода.

Часто задаваемые вопросы: Доступные PDF-файлы

В чём разница между PDF-файлом и PDF-файлом, доступным для всех пользователей?

Главное отличие — в структуре. В обычном PDF-файле основное внимание часто уделяется только визуальному оформлению. Доступный для всех PDF-файл включает в себя правильную разметку заголовков, абзацев, списков и таблиц, а также содержательный альтернативный текст и логичный порядок чтения.

Вкратце, доступные PDF-документы создаются таким образом, чтобы программы чтения с экрана и другие вспомогательные технологии могли правильно их интерпретировать. Без тегов и четко определенной структуры стандартный PDF-файл может быть прочитан не по порядку или вообще не прочитан.

Как узнать, доступен ли мой PDF-файл для всех пользователей?

Для начала воспользуйтесь инструментом проверки доступности в Adobe Acrobat Pro. Программа сканирует ваш файл и отмечает такие проблемы, как отсутствие тегов, отсутствие альтернативного текста или проблемы с порядком чтения. Это даст вам технический обзор состояния доступности вашего документа.

Однако автоматизированных инструментов недостаточно. Для более точной проверки откройте файл с помощью программы чтения с экрана, например NVDA или JAWS, и перемещайтесь по нему, используя только клавиатуру. Если заголовки, списки и таблицы логично структурированы, а содержимое логично изложено, ваш PDF-файл, скорее всего, доступен для просмотра.

Можно ли сделать отсканированные PDF-файлы доступными для всех?

Да, но это требует дополнительных усилий. Отсканированный файл по сути является изображением, поэтому первым шагом является запуск распознавания текста (OCR). Технология оптического распознавания символов преобразует изображения текста в контент, доступный для поиска и выбора.

После распознавания текста вам еще нужно добавить теги, определить порядок чтения и указать альтернативный текст. Преобразование отсканированного файла почти всегда требует ручной проверки, чтобы убедиться в точности и правильной структуре содержимого.

Необходимы ли функции обеспечения доступности и для переведенных PDF-файлов?

Абсолютно. Доступность должна быть обеспечена во всех языковых версиях. При переводе PDF-документов, адаптированных для людей с ограниченными возможностями, необходимо сохранять теги, порядок чтения, альтернативный текст и языковые настройки документа.

Если при переводе игнорируются требования доступности, итоговый файл может перестать корректно работать со вспомогательными средствами. Именно поэтому соблюдение стандартов доступности на протяжении всего процесса перевода имеет важное значение для последовательной и инклюзивной коммуникации на всех языках.

Обеспечение доступности как стандарта, а не как второстепенной задачи.

Доступные документы перестали быть узкоспециализированной потребностью. Они становятся все более распространёнными ожиданиями в различных отраслях и среди различных аудиторий. Независимо от того, создаете ли вы доступные PDF-файлы с нуля, улучшаете существующий файл или переводите контент на новые языки, цель одна и та же: равный доступ к информации.

Доступные PDF-документы способствуют удобству использования, соблюдению необходимых требований и установлению более прочной связи с вашей аудиторией. Они показывают, что ваша организация ценит ясность и инклюзивность, а не просто визуальное представление.

Наиболее эффективный подход заключается в том, чтобы с самого начала заложить принципы доступности во все процессы работы с документами. Используйте структурированные шаблоны. Обучайте свои команды. Перед публикацией проверьте файлы. При переводе необходимо обеспечить сохранение доступности, а не ее потерю.

Если вам нужна помощь в создании переведенных PDF-документов, доступных для всех пользователей, MotaWord поможет вам объединить точность, структуру и доступность в одном бесшовном процессе.

Сделайте обеспечение доступности стандартной практикой, а не решением, принятым в последний момент.