Доступные PDF-файлы: как их создавать и использовать

Доступные PDF-документы помогают всем, особенно людям с ограниченными возможностями, понимать и использовать цифровой контент. Их не просто приятно иметь; они необходимы для обеспечения равного доступа для всех. Поскольку все больше услуг переходят в Интернет, доступность становится все более востребованной во всех отраслях. От здравоохранения до образования основным требованием является обеспечение того, чтобы PDF-содержимое было доступно для чтения и использования всеми пользователями.

Знание того, как сделать PDF-документ доступным, обеспечит доступ к вашим файлам для более широкой аудитории. Независимо от того, делитесь ли вы формами, отчетами или маркетинговыми материалами, доступные PDF-файлы сделают ваше сообщение по-настоящему инклюзивным. В этой статье мы расскажем, что такое доступный PDF-файл, как сделать PDF-файл доступным, как преобразовать обычный PDF-файл в доступный цифровой документ и многое другое. Давайте сразу перейдем к делу!

Что такое доступный PDF-документ и почему это важно

Доступный PDF-файл — это файл, разработанный таким образом, чтобы его могли прочитать все, включая пользователей программ чтения с экрана. Он включает структуру, текстовые теги, альтернативный текст и правильный порядок чтения. Если вы когда-либо создавали веб-сайт с функциями специальных возможностей, PDF-файл с доступным доступом очень похож на него.

Доступные PDF-документы помогают создавать контент, удобный для всех пользователей. Речь идет не только о визуальном дизайне, но и о функциональности и удобстве использования для всех. Правильная маркировка заголовков, списков и таблиц превращает простой файл в доступный PDF-файл. Эти теги помогают вспомогательным технологиям точно и эффективно понимать ваш контент и перемещаться по нему. Также важен альтернативный текст. В нем описываются изображения для пользователей, которые их не видят. Этот небольшой шаг имеет большое значение при создании доступных PDF-документов. В мире доступных PDF-файлов также существует регулирование, поскольку правильно доступный цифровой документ должен соответствовать таким стандартам, как WCAG или раздел 508.

Стандарты доступности: WCAG и раздел 508

WCAG расшифровывается как «Рекомендации по доступности веб-контента». Эти правила помогают разработчикам и создателям контента сделать веб-сайты и документы доступными для людей с различными ограниченными возможностями.

Раздел 508 — это закон США, обязывающий федеральные агентства предоставлять доступ к электронному контенту. Сюда входят веб-сайты, приложения и PDF-документы, доступные для общественности.

И в WCAG, и в разделе 508 описывается, как сделать PDF-файл доступным. Сюда входят читаемый текст, правильные теги, логическая структура и поддержка программ чтения с экрана. Соблюдение этих стандартов при создании доступных PDF-документов — это не просто лучшая практика; часто это требуется по закону. Это также свидетельствует о вашей приверженности цифровой интеграции.

MotaWord теперь предлагает переводы в доступном формате PDF

В MotaWord мы считаем, что доступность имеет решающее значение для создания действительно приемлемого общества, которое не игнорирует чьи-либо потребности. Вот почему теперь мы предлагаем переводы в доступных форматах, таких как доступные PDF-файлы. Если вам нужен доступный перевод, вы можете просто запросить его в любое время через наш круглосуточный онлайн-чат.

Доступный PDF-файл и PDF: понимание ключевых различий

На первый взгляд PDF-файл и доступный PDF-файл могут выглядеть одинаково. Но только одно из них доступно для чтения с экрана и предназначено для пользователей с нарушениями зрения или когнитивных функций.

Основное различие между доступным PDF-файлом и PDF-файлом заключается в структуре. Доступный PDF-файл содержит теги, альтернативный текст и логический порядок чтения. В базовом PDF-файле эти функции отсутствуют.

При использовании обычного файла программы чтения с экрана могут считывать содержимое, выходящее из строя, или вообще не читать его. Это, конечно, мешает людям с нарушениями зрения или другими нарушениями зрения, которые могут затруднить чтение. Конечно, если вы не являетесь сотрудником государственной организации, в большинстве случаев вы не обязаны предоставлять функции доступности. Однако это существенно влияет на то, как пользователи, читатели или клиенты воспринимают вашу приверженность доступности.

Если вы не знаете, с чего начать, подумайте о том, как преобразовать PDF-файл в доступный PDF-файл. Это небольшой шаг, который оказывает огромное влияние на удобство использования и доступ.

Как сделать PDF-документ доступным с самого начала

Если вы создаете документ с нуля, следующие рекомендации помогут обеспечить доступ к PDF-файлу с самого начала:

• Используйте встроенные стили заголовков в Word, Google Docs или InDesign, чтобы четко организовать содержимое для программ чтения с экрана.

• Добавьте альтернативный текст ко всем изображениям. Это помогает описывать визуальные элементы пользователям, которые полагаются на вспомогательные технологии.

• Правильно структурируйте таблицы, используя строки заголовков, и избегайте объединения ячеек, которые могут запутать программы чтения с экрана.

• Настройте язык документа, чтобы обеспечить правильное произношение и интерпретацию с помощью вспомогательных инструментов.

• Избегайте использования отсканированных изображений текста — всегда печатайте текст напрямую или используйте OCR, чтобы сделать контент доступным для поиска и чтения.

Выполнив эти шаги, вы создадите доступные PDF-документы, которые будут понятны и просты в использовании с самого начала. Однако если вы хотите преобразовать обычный цифровой документ в документ с функциями доступности, ознакомьтесь с приведенным ниже руководством.

PDF в доступный PDF-файл: правильное преобразование существующих документов

У вас уже есть PDF-файл? Вы все еще можете сделать его доступным! Преобразование старых файлов в доступные PDF-документы требует тщательного редактирования, маркировки и очистки, особенно если файл был отсканирован. В некоторых случаях более целесообразно воссоздать его полностью. Вот что вы можете сделать:

• Начните с использования Adobe Acrobat Pro. Откройте PDF-файл и используйте инструменты «Доступность» для полного сканирования. Это указывает на отсутствие тегов, проблемы с порядком чтения и контент без тегов.

• Для отсканированных PDF-файлов сначала запустите оптическое распознавание символов (OCR). OCR превращает текстовые изображения в читаемый контент с возможностью поиска, что очень важно при создании доступного PDF-файла из устаревшего файла.

• Затем вручную добавьте теги к заголовкам, абзацам, спискам и таблицам. Используйте панель «Теги» Acrobat для вставки или корректировки тегов там, где это необходимо для лучшей совместимости вспомогательных технологий.

• Проверьте панель порядка чтения, чтобы убедиться, что она соответствует логике. Это необходимо программам чтения с экрана, чтобы понять, как читать контент вслух в правильной последовательности.

• Не забудьте альтернативный текст. Добавьте его к каждой фигуре, диаграмме или изображению. Для сложных визуальных эффектов включите подробные описания, чтобы пользователи могли понять весь контекст.

• Используйте встроенную проверку доступности для выявления таких проблем, как проблемы с контрастностью, отсутствие метаданных или структурные ошибки. Исправьте каждый из них, чтобы получить полностью доступный PDF-файл.

• Наконец, протестируйте документ с помощью программы чтения с экрана, такой как NVDA или JAWS, чтобы убедиться, что ваш документ подходит реальным пользователям с ограниченными возможностями.

Доступные PDF-файлы в MotaWord: переводы, доступные каждому

В MotaWord мы считаем, что переводы должны быть понятными, профессиональными и доступными для всех. Поэтому по запросу мы можем предоставить переведенные документы в виде полностью доступных PDF-файлов. Мы не просто переводим текст. Мы также применяем специальные функции, такие как теги, альтернативный текст и правильный порядок чтения, чтобы программы чтения с экрана и вспомогательные инструменты могли легко интерпретировать содержимое. Независимо от того, нужен ли вам юридический, медицинский или образовательный контент, мы гарантируем, что ваш переведенный файл не только точен, но и соответствует стандартам доступности.

Это означает, что вам не нужно самостоятельно придумывать, как сделать ваши переводы доступными. Мы возьмем на себя как перевод, так и работу по обеспечению доступности. Если вы начинаете с несовместимого файла, мы также можем преобразовать его в доступный PDF-файл.

Ирем КОЧАСЛАН — старший менеджер сообщества в MotaWord

Будучи страстным переводчиком, Ирем стремится воплотить свою любовь к языкам в своих проектах. Она сильная напарница по команде, которая бросит вызов статус-кво ради всеобщего блага.