Barrierefreie PDFs: So erstellen und verwenden Sie sie

Haben Sie sich jemals gefragt, ob jeder eine PDF-Datei auch wirklich lesen kann? Barrierefreie PDFs sind so gestaltet, dass Menschen, die Bildschirmleseprogramme oder andere Hilfstechnologien verwenden, den Inhalt genauso leicht navigieren und verstehen können wie alle anderen. Im Gegensatz zu einem regulären PDF enthält ein barrierefreies PDF korrekte Tags, Alternativtexte für Bilder, eine logische Lesereihenfolge und durchsuchbaren Text.

Da immer mehr Formulare, Berichte und Ressourcen online verfügbar sind, ist digitale Barrierefreiheit keine Option mehr. Organisationen müssen wissen, wie man PDFs barrierefrei gestaltet, wie man bestehende Dateien konvertiert und wie man die Barrierefreiheit in übersetzten Dokumenten gewährleistet. In diesem Leitfaden werden wir jeden Schritt klar und praxisnah erläutern. Wir erklären Ihnen außerdem, wie MotaWord barrierefreie PDF-Übersetzungen unterstützt, insbesondere bei der Arbeit mit offiziellen mehrsprachigen Dokumenten.

Was ist ein barrierefreies PDF und warum ist das wichtig?

Ein barrierefreies PDF ist ein Dokument, das mit Blick auf Struktur und Benutzerfreundlichkeit erstellt wurde, damit Menschen, die Bildschirmleseprogramme und andere Hilfstechnologien verwenden, es effektiv lesen und darin navigieren können. Es handelt sich nicht nur um eine optisch einwandfreie Datei. Ein wirklich barrierefreies PDF enthält korrekte Tags für Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen, aussagekräftige Alternativtexte für Bilder, eine logische Lesereihenfolge, durchsuchbaren Text und eine definierte Dokumentsprache.

Tags fungieren wie eine Karte im Hintergrund. Sie teilen der Assistenzsoftware mit, was eine Überschrift ist, was Fließtext ist und wie die Abschnitte zueinander in Beziehung stehen. Eine logische Lesereihenfolge stellt sicher, dass die Inhalte in der richtigen Reihenfolge gelesen werden. Durchsuchbarer Text, anstatt gescannter Bilder von Text, ermöglicht es den Benutzern, Inhalte genau zu kopieren, zu durchsuchen und zu interpretieren. Die Festlegung der Dokumentsprache hilft Bildschirmleseprogrammen, Wörter korrekt auszusprechen.

Barrierefreie PDF-Dokumente sind branchenübergreifend wichtig. Gesundheitsdienstleister tauschen Patientenformulare aus. Universitäten veröffentlichen Kursmaterialien. Regierungsbehörden verteilen öffentliche Ressourcen. Unternehmen senden Verträge und Berichte. In all diesen Fällen unterstützt Barrierefreiheit die Benutzerfreundlichkeit, die Inklusion und eine breitere Reichweite.

Standards wie WCAG und Section 508 beschreiben die Erwartungen an die digitale Zugänglichkeit, einschließlich von PDFs. Auch wenn die rechtlichen Anforderungen je nach Organisation und Region unterschiedlich sind, ist das Erlernen der barrierefreien Gestaltung von PDFs ein praktischer Schritt hin zu klarerer Kommunikation und gleichberechtigtem Zugang für alle. Wenn Ihre Dateien auch in formalen Arbeitsabläufen verwendet werden, ist unser Leitfaden zur offiziellen Dokumentenübersetzung eine nützliche Ergänzung.

Barrierefreiheitsstandards: WCAG und Abschnitt 508 erklärt

Bei der Erstellung barrierefreier PDFs dienen zwei wichtige Rahmenwerke als Leitfaden für bewährte Verfahren: WCAG und Section 508.

WCAG, oder die Richtlinien für barrierefreie Webinhalte, sind eine internationale Sammlung von Empfehlungen, um digitale Inhalte für Menschen mit Behinderungen besser zugänglich zu machen. Obwohl die WCAG-Richtlinien ursprünglich für Websites geschrieben wurden, gelten sie auch für Dokumente, einschließlich aller barrierefreien PDFs, die Sie online veröffentlichen.

Abschnitt 508 ist ein US-amerikanisches Gesetz, das Bundesbehörden dazu verpflichtet, ihre elektronische und Informationstechnologie barrierefrei zu gestalten. Dies umfasst Websites, Software und PDF-Dokumente, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Viele private Organisationen orientieren sich an Abschnitt 508, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit staatlichen Stellen.

Für Ersteller von Dokumenten bedeuten diese Standards konkrete Erwartungen an die Erstellung barrierefreier PDFs:

• Der Text muss lesbar und auswählbar sein, nicht nur gescannte Bilder.
• Überschriften, Listen und Tabellen müssen korrekt getaggt werden.
• Der Inhalt muss einer logischen Lesereihenfolge folgen.
• Bilder müssen aussagekräftigen Alternativtext enthalten.
• Die Dateien müssen mit Bildschirmleseprogrammen und anderen Hilfstechnologien kompatibel sein.

Die Einhaltung der WCAG- und Section-508-Richtlinien trägt dazu bei, dass Ihre PDFs nutzbar, gegebenenfalls barrierefrei und wirklich inklusiv sind.

Barrierefreies PDF vs. Standard-PDF: Die wichtigsten Unterschiede

Auf den ersten Blick mögen ein barrierefreies PDF und ein normales PDF identisch aussehen. Der Unterschied zeigt sich, wenn jemand versucht, die Datei nur mit einem Bildschirmleser oder der Tastatur zu durchsuchen.

Ein normales PDF ist oft nur ein visuelles Layout. Es fehlen möglicherweise Tags, eine angemessene Struktur oder durchsuchbarer Text. Ein barrierefreies PDF hingegen ist mit einer zugrundeliegenden Struktur aufgebaut, die von Assistenztechnologien interpretiert werden kann. Diese Struktur ist der Kernunterschied zwischen regulären und barrierefreien PDF-Formaten.

In einer Standarddatei kann es vorkommen, dass ein Screenreader den Text in falscher Reihenfolge vorliest, Bilder überspringt oder Überschriften nicht erkennt. In einer barrierefreien Version sind Überschriften mit Tags versehen, Bilder enthalten Alternativtexte und die Lesereihenfolge folgt einem logischen Ablauf. Dies wirkt sich unmittelbar auf die Benutzerfreundlichkeit für Menschen mit Seh- oder kognitiven Beeinträchtigungen aus.

Das Verständnis dieses Unterschieds hilft Ihnen dabei, Dokumente zu erstellen, die jeder bedenkenlos verwenden kann.

Barrierefreie PDFs von Anfang an erstellen: Bewährte Methoden

Wenn Sie mit Word, Google Docs oder InDesign arbeiten, ist der einfachste Weg, Barrierefreiheit zu unterstützen, sie von Anfang an mit einzubeziehen. Hier finden Sie eine praktische Checkliste für die Erstellung barrierefreier PDFs, die reibungslos mit Bildschirmleseprogrammen und anderen Hilfsprogrammen funktionieren.

1. Verwenden Sie die integrierten Überschriftenstile.

Verwenden Sie offizielle Überschriftenstile wie Überschrift 1, Überschrift 2 usw. Text nicht einfach nur fett formatieren oder vergrößern. Diese Stile erzeugen Struktur-Tags, auf die sich Bildschirmleseprogramme verlassen, um Abschnitte und Navigation zu verstehen.

2. Schreiben Sie aussagekräftige Alternativtexte für Bilder.

Fügen Sie jedem informativen Bild, Diagramm oder jeder Grafik einen Alternativtext hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass auch diejenigen, die das Bild nicht sehen können, dessen Zweck und Kontext verstehen. Dekorative Bilder können als solche gekennzeichnet werden.

3. Tabellen korrekt strukturieren

Verwenden Sie einfache Tabellen mit definierten Kopfzeilen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit zusammengeführte oder geteilte Zellen. Richtig strukturierte Tabellen helfen Bildschirmleseprogrammen, Daten Zeile für Zeile und Spalte für Spalte zu interpretieren.

4. Dokumentsprache festlegen

Legen Sie die primäre Sprache in Ihren Dokumenteinstellungen fest. Dies ermöglicht es Bildschirmleseprogrammen, Wörter korrekt auszusprechen und bei Bedarf die Sprache zu wechseln.

5. Stellen Sie sicher, dass der Text echt und auswählbar ist.

Vermeiden Sie es, sich auf gescannte Bilder von Texten zu verlassen. Arbeiten Sie stets mit tatsächlich getippten Inhalten. Falls Sie gescanntes Material verwenden müssen, wenden Sie vor der endgültigen Bearbeitung eine OCR-Texterkennung an. Durchsuchbarer Text ist in barrierefreien PDF-Dokumenten unerlässlich.

6. Lesereihenfolge vor dem Export prüfen

Überprüfen Sie das Layout, um sicherzustellen, dass der Inhalt logisch von oben nach unten fließt. Die richtige Lesereihenfolge ist ein wichtiger Bestandteil der barrierefreien Gestaltung von PDFs.

Indem Sie diese Checkliste befolgen, machen Sie barrierefreie PDF-Dokumente zu einem festen Bestandteil Ihres normalen Arbeitsablaufs und nicht zu einer nachträglichen Überlegung.

Konvertierung eines normalen PDFs in ein barrierefreies PDF

Haben Sie bereits eine fertige Datei? Mit den richtigen Werkzeugen und einem sorgfältigen Prüfprozess kann man auch aus einer PDF-Datei noch eine barrierefreie PDF-Datei herstellen. Hier ist eine vereinfachte Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Adobe Acrobat Pro.

1. Führen Sie die OCR-Texterkennung durch, falls die Datei gescannt wurde.

Wenn es sich bei Ihrem Dokument um ein gescanntes Bild handelt, beginnen Sie mit der optischen Zeichenerkennung. OCR wandelt Bilder von Text in durchsuchbaren, auswählbaren Inhalt um. Dies ist in jedem Workflow von PDF zu barrierefreiem PDF unerlässlich.

2. Nutzen Sie die Barrierefreiheitstools.

Öffnen Sie in Acrobat das Bedienfeld „Barrierefreiheit“ und führen Sie eine vollständige Überprüfung der Barrierefreiheit durch. Dadurch werden fehlende Tags, Probleme mit der Lesereihenfolge und andere strukturelle Probleme erkannt.

3. Tags im Bereich „Tags“ hinzufügen und überprüfen

Öffnen Sie den Bereich „Tags“, um die Dokumentstruktur zu überprüfen. Achten Sie darauf, dass Überschriften, Absätze, Listen und Tabellen korrekt gekennzeichnet sind. Passen Sie die Tags bei Bedarf an oder fügen Sie neue hinzu. Eine korrekte Verschlagwortung ist von zentraler Bedeutung für die Erstellung barrierefreier PDFs.

4. Korrigieren Sie die Lesereihenfolge.

Verwenden Sie das Tool „Lesereihenfolge“, um sicherzustellen, dass der Inhalt logisch aufgebaut ist. Bildschirmleseprogramme sind auf diese Abfolge angewiesen, um Informationen korrekt darzustellen.

5. Fügen Sie Bildern Alternativtext hinzu.

Geben Sie aussagekräftige Beschreibungen für Bilder, Diagramme und Grafiken an. Dekorative Bilder können als Artefakte gekennzeichnet werden.

6. Führen Sie die Barrierefreiheitsprüfung erneut aus.

Beheben Sie jedes gemeldete Problem, einschließlich fehlender Metadaten oder Kontrastwarnungen.

7. Mit einem Bildschirmlesegerät testen.

Nutzen Sie Tools wie NVDA oder JAWS, um das Dokument aus der Perspektive eines Benutzers zu erleben.

Wenn eine Datei stark gescannt, schlecht strukturiert oder visuell komplex ist, kann es effizienter sein, sie aus der Quelle neu zu erstellen, anstatt sie Stück für Stück zu reparieren.

Häufige Fehler, die Sie bei der Arbeit mit barrierefreien PDFs vermeiden sollten

Selbst mit den richtigen Werkzeugen kann man leicht Details übersehen, die sich auf die Barrierefreiheit Ihres PDFs auswirken. Viele Probleme entstehen, wenn Barrierefreiheit als abschließende Checkbox und nicht als Teil des Arbeitsablaufs behandelt wird.

Ein häufiger Fehler ist die Verwendung gescannter Textbilder ohne Anwendung von OCR. Wenn ein Text nicht durchsuchbar und auswählbar ist, können Bildschirmleseprogramme ihn nicht richtig interpretieren. Ein weiteres häufiges Problem ist das Fehlen von Alternativtexten für Bilder, Diagramme oder Infografiken. Ohne Beschreibungen gehen wichtige Informationen einfach verloren.

Eine falsche Lesereihenfolge ist ebenfalls ein großes Problem. Wenn Inhalte zwar visuell in Spalten oder Textfeldern angeordnet, aber nicht richtig strukturiert sind, kann es sein, dass Hilfstechnologien sie in einer verwirrenden Reihenfolge vorlesen.

Hier sind weitere Fehler, auf die Sie beim Erstellen barrierefreier PDFs achten sollten:

• Ausschließlich auf visuelle Formatierung anstatt auf integrierte Überschriftenstile setzen
• Manuelle Tag-Prüfung nach automatischer Tag-Erstellung überspringen
• Dokumentspracheneinstellungen ignorieren
• Es wird nicht mit einem Bildschirmleser getestet.

Wenn Sie lernen möchten, wie man eine PDF-Datei barrierefrei gestaltet, ist Vorbeugung der Schlüssel. Erstellen Sie die Struktur sorgfältig, überprüfen Sie die Tags manuell und testen Sie immer, bevor Sie die Inhalte teilen.

Barrierefreie PDF-Übersetzungen mit MotaWord

Die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente ist nur ein Teil der Gleichung. Wenn Sie diese Inhalte in eine andere Sprache übersetzen, muss die Barrierefreiheit gewahrt bleiben. Andernfalls können die Struktur, die Tags und die Lesereihenfolge während des Prozesses beschädigt werden.

Bei MotaWord liefern wir Übersetzungen auf Anfrage als vollständig barrierefreie PDF-Dateien. Das bedeutet, dass Ihr übersetztes Dokument über die korrekte Verschlagwortung, aussagekräftige Alternativtexte, eine definierte Dokumentsprache und eine logische Lesereihenfolge verfügt. Wir übersetzen nicht einfach nur den sichtbaren Text. Wir helfen dabei, sicherzustellen, dass das endgültige barrierefreie PDF mit Bildschirmleseprogrammen und Hilfstechnologien kompatibel bleibt.

Dies ist besonders wertvoll für juristische, medizinische und Bildungsorganisationen, die regelmäßig Verträge, Patientenformulare, Berichte oder Kursmaterialien veröffentlichen. In diesen Bereichen sind Klarheit und gleichberechtigter Zugang in jeder Sprachversion von entscheidender Bedeutung.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihr Projekt einen zertifizierten oder einen Standard-Workflow erfordert, kann Ihnen unser Artikel über zertifizierte vs. allgemeine Übersetzung bei der Entscheidung helfen. Einen umfassenderen Überblick über Remote-Workflows, Zustellung und Dokumentenhandhabung können Sie auch in unserem Leitfaden zur Online-Dokumentenübersetzung und -zertifizierung lesen.

Wenn Sie bereits eine kompatible Datei besitzen, können wir deren Zugänglichkeit während der Übersetzung gewährleisten.

Häufig gestellte Fragen: Barrierefreie PDFs

Worin besteht der Unterschied zwischen einer PDF-Datei und einer barrierefreien PDF-Datei?

Der Hauptunterschied liegt in der Struktur. Ein herkömmliches PDF konzentriert sich oft nur auf das visuelle Layout. Ein barrierefreies PDF enthält die korrekte Kennzeichnung von Überschriften, Absätzen, Listen und Tabellen sowie aussagekräftige Alternativtexte und eine logische Lesereihenfolge.

Kurz gesagt: Barrierefreie PDF-Dokumente werden so erstellt, dass Bildschirmleseprogramme und andere Hilfstechnologien sie korrekt interpretieren können. Ohne Tags und eine definierte Struktur kann es vorkommen, dass ein Standard-PDF in falscher Reihenfolge oder gar nicht vollständig gelesen wird.

Woran erkenne ich, ob meine PDF-Datei barrierefrei ist?

Beginnen Sie mit der Verwendung des Accessibility Checkers in Adobe Acrobat Pro. Es scannt Ihre Datei und kennzeichnet Probleme wie fehlende Tags, fehlenden Alternativtext oder Probleme mit der Lesereihenfolge. Hier erhalten Sie einen technischen Überblick über den Barrierefreiheitsstatus Ihres Dokuments.

Automatisierte Werkzeuge reichen jedoch nicht aus. Für einen genaueren Test öffnen Sie die Datei mit einem Bildschirmleseprogramm wie NVDA oder JAWS und navigieren Sie ausschließlich mit der Tastatur durch die Datei. Wenn Überschriften, Listen und Tabellen sinnvoll sind und der Inhalt logisch aufgebaut ist, ist Ihre PDF-Datei wahrscheinlich barrierefrei.

Können gescannte PDFs barrierefrei gemacht werden?

Ja, aber sie erfordern zusätzlichen Aufwand. Eine gescannte Datei ist im Wesentlichen ein Bild, daher besteht der erste Schritt in der OCR-Texterkennung. Die optische Zeichenerkennung wandelt Bilder von Text in durchsuchbare und auswählbare Inhalte um.

Nach der OCR-Erkennung müssen Sie noch Tags hinzufügen, die Lesereihenfolge festlegen und Alternativtext einfügen. Die Konvertierung einer gescannten Datei erfordert fast immer eine manuelle Überprüfung, um sicherzustellen, dass der Inhalt korrekt und richtig strukturiert ist.

Benötigen übersetzte PDFs auch Barrierefreiheitsfunktionen?

Absolut. Die Barrierefreiheit sollte in allen Sprachversionen gewährleistet sein. Bei der Übersetzung barrierefreier PDF-Dokumente müssen die Tags, die Lesereihenfolge, der Alternativtext und die Dokumentspracheneinstellungen erhalten bleiben.

Wird die Barrierefreiheit bei der Übersetzung nicht berücksichtigt, funktioniert die endgültige Datei möglicherweise nicht mehr ordnungsgemäß mit Hilfsprogrammen. Deshalb ist die Einhaltung von Zugänglichkeitsstandards während des gesamten Übersetzungsprozesses unerlässlich für eine konsistente und inklusive Kommunikation in jeder Sprache.

Barrierefreiheit als Standard und nicht als nachträgliche Überlegung

Barrierefreie Dokumente sind keine Nischenanforderung mehr. Sie werden branchen- und zielgruppenübergreifend zunehmend erwartet. Ob Sie barrierefreie PDFs von Grund auf neu erstellen, eine bestehende Datei verbessern oder Inhalte in neue Sprachen übersetzen, das Ziel ist immer dasselbe: gleichberechtigter Zugang zu Informationen.

Barrierefreie PDF-Dokumente fördern die Benutzerfreundlichkeit, die Einhaltung von Vorschriften, wo erforderlich, und eine stärkere Verbindung zu Ihrer Zielgruppe. Sie zeigen, dass Ihre Organisation Wert auf Klarheit und Inklusion legt, nicht nur auf visuelle Präsentation.

Der effektivste Ansatz besteht darin, Barrierefreiheit von Anfang an in jeden Dokumentenworkflow zu integrieren. Verwenden Sie strukturierte Vorlagen. Schulen Sie Ihre Teams. Dateien vor der Veröffentlichung prüfen. Und achten Sie bei der Übersetzung darauf, dass die Zugänglichkeit erhalten bleibt und nicht verloren geht.

Wenn Sie Unterstützung bei der Bereitstellung übersetzter, barrierefreier PDF-Dokumente benötigen, kann MotaWord Ihnen dabei helfen, Genauigkeit, Struktur und Barrierefreiheit in einem nahtlosen Prozess zu vereinen.

Barrierefreiheit sollte zur Standardpraxis werden, nicht zu einer Notlösung.