Principes essentiels de l'évaluation : liste des documents

Les évaluations académiques occupent une place importante dans de nombreux processus d'immigration. Ils aident à prouver que votre formation est conforme aux normes américaines. Ces évaluations peuvent influencer l'approbation de votre demande de visa, de permis de travail ou même d'une place dans une école américaine. Mais voici le truc : la qualité de l'évaluation dépend des documents que vous soumettez.

Rassembler tous les bons documents peut sembler accablant. Vous aurez probablement besoin de relevés de notes officiels, de diplômes, de descriptions de cours et parfois de programmes. Chacun de ces éléments permet de raconter l'histoire complète de votre parcours universitaire. Et il ne s'agit pas seulement de disposer des documents, ils doivent également respecter des règles strictes d'authenticité et de mise en forme afin que les évaluateurs puissent avoir confiance en ce qu'ils révisent.

C'est pourquoi il est si important de rester organisé et de porter une attention particulière aux exigences. La soumission de documents incomplets ou inexacts peut ralentir les choses ou entraîner des refus. Dans ce guide, nous vous expliquerons quels sont les documents habituellement nécessaires, ce que recherchent les évaluateurs et comment vous pouvez suivre le processus pour vous assurer que vos diplômes universitaires obtiennent la reconnaissance qu'ils méritent.

Comprendre le paysage de la documentation

Avant d'entrer dans les détails, examinons les documents les plus courants dont vous aurez besoin pour une évaluation académique. Selon l'agence d'évaluation, la liste exacte peut varier, mais voici les éléments essentiels que l'on vous demandera probablement de soumettre.

1. Certificat, diplôme ou titre

Il s'agit de votre preuve officielle d'obtention du diplôme. Il indique le titre de votre diplôme et la date à laquelle vous l'avez obtenu. Différents pays utilisent des noms différents. Dans de nombreux pays hispanophones ou lusophones, cela s'appelle un titre. De nos jours, les versions numériques comme le Título electrónico sont de plus en plus courantes et sont tout aussi valables que les copies imprimées.

2. Transcription ou feuille de notes

Ces documents indiquent vos notes et les cours que vous avez suivis. Dans les systèmes d'heures de crédit (comme aux États-Unis), on les appelle des transcriptions. Dans les systèmes basés sur les examens (comme en Inde ou au Pakistan), ils sont appelés feuilles de notation. Pour une évaluation complète cours par cours, vous aurez besoin à la fois d'un relevé de notes et de votre diplôme, car les relevés de notes n'indiquent souvent pas la date d'obtention de votre diplôme ni le titre de votre diplôme.

3. Supplément au diplôme

Si vous avez étudié en Europe, vous avez peut-être reçu un supplément au diplôme. Ce document explique bien plus que vos notes : il inclut la durée du programme, les conditions d'entrée et la place de votre diplôme dans le système éducatif de votre pays. C'est particulièrement utile pour la reconnaissance internationale.

4. Certificat de fin d'études/Pasante/Preuve d'achèvement des cours

Certains pays délivrent des documents qui confirment que vous avez terminé vos cours mais que vous n'avez pas encore officiellement obtenu votre diplôme. En Chine, cela s'appelle un certificat de fin d'études. Au Mexique, c'est le Pasante. Bien qu'ils soient utiles, ils ne sont pas considérés comme une preuve que vous avez obtenu un diplôme. Pour une évaluation académique, vous aurez toujours besoin du diplôme ou titre actuel.

Voici les principaux documents que les agences recherchent. Plus votre dossier est complet et clair, plus il est facile pour les évaluateurs de reconnaître vos résultats scolaires.

Qu'est-ce qui est considéré comme une preuve d'obtention du diplôme ?

Au cœur de toute évaluation académique se trouve une idée clé : la preuve que vous avez effectivement obtenu votre diplôme. C'est ce dont les évaluateurs ont besoin pour confirmer que vous avez terminé votre programme et obtenu votre diplôme.

Quels documents peuvent prouver l'obtention du diplôme ?

Le document le plus courant et le plus largement accepté est votre diplôme officiel ou certificat de diplôme. Cela doit inclure votre nom, le titre du diplôme que vous avez obtenu, la date d'obtention du diplôme et la signature ou le sceau de votre école. C'est le moyen le plus clair de montrer que vous avez terminé vos études, et c'est généralement la première chose que recherchent les agences d'évaluation.

Les transcriptions peuvent également jouer un rôle à cet égard. Ils répertorient vos cours, vos notes, vos crédits et parfois votre GPA ou vos distinctions académiques. Bien qu'ils ne confirment pas toujours vous-même l'obtention de votre diplôme, ils sont essentiels, surtout si vous effectuez une évaluation cours par cours. En fait, même pour une évaluation générale, certains évaluateurs peuvent demander des relevés de notes pour vérifier la durée du programme ou des cours spécifiques.

Il existe également une autre option : une lettre de confirmation de fin d'études de votre école. Cela est plus courant pour les programmes de doctorat : certaines écoles envoient une lettre confirmant que vous avez soutenu votre thèse et que vous avez officiellement terminé votre doctorat. Ou, si votre diplôme n'a pas encore été délivré (peut-être que la cérémonie de remise des diplômes n'a pas eu lieu), le registraire de votre école peut émettre une lettre temporaire confirmant que toutes les exigences du diplôme sont remplies. De nombreux évaluateurs accepteront cela comme une preuve valide. Assurez-vous simplement que la lettre indique clairement qu'aucune autre étape académique n'est en attente.

Que doivent inclure vos documents ?

Pour être considérés comme une preuve valide de l'obtention du diplôme, vos documents doivent clairement indiquer :

• Votre nom complet
• Le diplôme ou la qualification obtenu
• La date à laquelle il a été décerné ou conféré
• Le nom de l'institution
• Votre domaine d'études ou votre spécialité

Si vos documents cochent toutes ces cases, vous êtes probablement en bonne forme. Vous n'êtes toujours pas sûr ? Vous pouvez toujours contacter l'équipe d'évaluation de MotaWord via notre site Web. Nous sommes disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 pour vous aider.

Conseils pour préparer vos documents en vue de leur évaluation

La préparation de vos documents pour une évaluation académique nécessite une planification minutieuse, mais cela ne doit pas nécessairement être accablant. Le plus important est de vous assurer que tout ce que vous soumettez est réel, complet et facile à comprendre.

Commencez par les documents officiels

Dans la mesure du possible, essayez de faire envoyer les relevés de notes, les diplômes et les certificats officiels directement par votre école. Ces originaux portent généralement des tampons, des signatures ou des marques de sécurité qui montrent qu'ils sont légitimes. Si vous avez déjà des copies, vérifiez qu'elles correspondent à celles que votre école délivrerait.

Vous n'arrivez pas à obtenir les originaux ? Les copies notariées peuvent fonctionner

S'il est difficile d'obtenir des documents officiels (vous avez peut-être déménagé ou l'école a fermé ses portes), une copie notariée peut être acceptée. Cela signifie que vous apportez votre document original à un notaire public, qui confirme qu'il s'agit d'une copie réelle et exacte. De nombreuses agences d'évaluation acceptent les copies notariées lorsque les originaux ne sont pas disponibles.

N'oubliez pas la traduction

Si vos documents ne sont pas en anglais, ou dans la langue requise par l'agence d'évaluation, vous aurez besoin d'une traduction professionnelle. Le traducteur doit parler couramment la langue d'origine et la langue cible, afin que rien d'important ne soit perdu ou mal interprété. Dans certains cas, votre traduction peut également avoir besoin d'être certifiée ou notariée, en particulier pour un usage officiel.

Lorsque vous gérez ce processus avec MotaWord, vous n'avez pas besoin de traduire vos documents, car nous sommes également spécialisés dans les traductions académiques certifiées.

Faciliter la tâche des évaluateurs

Cela aide beaucoup si vos documents sont bien organisés, faciles à lire et soumis dans le bon format. Assurez-vous que chaque page est lisible et que vous avez inclus tout ce dont vous avez besoin. Une documentation claire et complète accélère les choses et fournit aux évaluateurs exactement ce dont ils ont besoin pour prendre une décision juste.

Prendre le temps de préparer correctement vos documents, en vérifiant leur authenticité, en les traduisant avec précision et en les organisant clairement, peut faire une grande différence dans la fluidité et la réussite de votre processus d'évaluation.

Documents officiels et non officiels : quelle est la différence ?

En ce qui concerne les évaluations académiques, tous les documents n'ont pas le même poids. Les documents officiels, tels que les relevés de notes et les diplômes envoyés directement par votre école, constituent la référence absolue. Ils portent généralement des sceaux, des tampons ou des signatures de votre établissement, ce qui permet aux évaluateurs de s'assurer que les informations sont exactes et qu'elles n'ont pas été modifiées. Ce sont les types de documents les plus souvent requis pour des tâches telles que les admissions à l'université, les demandes d'emploi et les licences.

D'un autre côté, les copies des étudiants ou les relevés de notes non officiels peuvent toujours être utiles, mais ils ne suffisent pas toujours à eux seuls. Ils sont généralement destinés à vos dossiers et peuvent être imprimés à partir d'un portail étudiant ou vous être envoyés par courrier électronique. Bien qu'ils affichent vos cours et vos notes, il se peut qu'il leur manque des éléments clés tels qu'un sceau ou une signature officiels, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas toujours être utilisés pour des évaluations formelles. Certaines agences, dont Motaword, peuvent même les accepter pour révision, à condition qu'elles puissent vérifier leur authenticité par d'autres moyens.

Meilleures pratiques pour la soumission de documents

1. Commencez tôt et respectez les délais et les exigences :

• Familiarisez-vous avec les délais et les exigences de soumission définis par l'agence d'évaluation.

• Assurez-vous que tous les documents sont soumis dans les délais impartis afin d'éviter des retards dans le processus d'évaluation.

• Prenez note de toutes les directives spécifiques de mise en forme ou de documentation fournies par l'agence d'évaluation et respectez-les méticuleusement.

2. Vérifiez l'exactitude et l'exhaustivité :

• Procéder à un examen approfondi de tous les documents soumis pour vérifier leur exactitude et leur exhaustivité.

• Comparez chaque document à la liste de contrôle fournie par l'agence d'évaluation pour vous assurer qu'aucun matériel requis ne manque.

• Portez une attention particulière aux détails tels que les noms, les dates et les diplômes universitaires afin d'éviter les erreurs ou les divergences qui pourraient entraver le processus d'évaluation.

3. Conservez des copies de tous les documents :

• Conservez des registres complets de tous les documents soumis pour le processus d'évaluation.

• Conservez des copies numériques et papier de tous les documents pour vos dossiers, y compris les relevés de notes, les diplômes, les certificats et toute correspondance avec les établissements d'enseignement ou les agences d'évaluation.

• Conservez des copies de la documentation dans un endroit sûr et facilement accessible pour faciliter les références futures ou les demandes de renseignements concernant vos diplômes universitaires.

4. Demandez des éclaircissements et de l'aide si nécessaire :

• N'hésitez pas à contacter l'agence d'évaluation ou les établissements d'enseignement pour obtenir des éclaircissements sur tout aspect du processus de soumission.

• Demandez conseil à des professionnels expérimentés, tels que des consultants en immigration ou des experts en évaluation des titres de compétences, si vous rencontrez des difficultés ou des incertitudes concernant la soumission de documents.

• Résolvez de manière proactive les problèmes ou les divergences survenant au cours du processus de soumission afin de minimiser les retards et de garantir une expérience d'évaluation fluide.

5. Suivi de l'état de la soumission :

• Maintenez la communication avec l'agence d'évaluation pour suivre l'état de la soumission de vos documents.

• Effectuez un suivi périodique pour confirmer la réception des documents, vérifier les progrès du processus d'évaluation et répondre à toutes les exigences ou demandes de renseignements en suspens.

• Conservez une trace de toutes les communications avec l'agence d'évaluation afin de faciliter un suivi efficace et la résolution de tout problème qui pourrait survenir.

Préparez-vous à une évaluation sans heurts

Préparer vos documents pour une évaluation académique peut sembler une tâche ardue au début, mais avec une bonne préparation et une attention aux détails, cela ne doit pas être stressant. Lorsque vous comprenez ce qui est requis, comme les relevés de notes officiels, les diplômes et les pièces justificatives, vous vous donnez une bonne longueur d'avance.

L'essentiel est de rester organisé, de tout vérifier et de vous assurer que vos documents indiquent clairement vos antécédents scolaires. Prendre le temps de bien faire les choses peut faire toute la différence lorsqu'il s'agit de faire reconnaître vos qualifications.

En fin de compte, les évaluations académiques visent à montrer vos réalisations d'une manière que les institutions et les employeurs américains peuvent comprendre. Si vous suivez les bonnes étapes et répondez aux exigences, vous serez en excellente position pour atteindre vos objectifs, qu'il s'agisse d'étudier, de travailler ou d'obtenir une licence à l'étranger.

Vous avez besoin d'aide pour savoir par où commencer ou quels documents soumettre ? MotaWord est là 24 h/24 et 7 j/7 pour vous guider à chaque étape du processus.

Mark Rogers - Responsable des services d'évaluation chez MotaWord

Mark est un expert en évaluation des diplômes et des qualifications avec plus de cinq ans d'expérience dans le secteur. Tout au long de sa carrière, Mark a fait preuve d'un grand soin du détail et d'une compréhension approfondie des systèmes d'enseignement internationaux, ce qui a contribué à sa réputation d'autorité de confiance dans le domaine de l'évaluation des diplômes.