5 cose da sapere prima di ottenere una traduzione certificata per l'USCIS

Quando si tratta di documenti sull'immigrazione, i dettagli sono tutto. Un solo nome scritto male, a una data invertita o un timbro omesso possono causare gravi ritardi o addirittura comportare il rifiuto. Questo è perché lo United States Citizenship and Immigration Services (USCIS) richiede traduzioni certificate per tutti i documenti non originariamente in inglese e si aspetta che tali traduzioni soddisfino rigorosi standard di precisione, formattazione e layout.

Avendo lavorato a lungo con i processi di traduzione certificati di MotaWord, ho ho visto come anche minime deviazioni dalle aspettative dell'USCIS possano creare gravi battute d'arresto. Se lo sei Preparando i tuoi documenti o aiutando qualcun altro, ecco cinque cose essenziali che devi sapere prima di richiedere una traduzione certificata. Questi suggerimenti ti aiuteranno a evitare errori comuni, a risparmiare tempo e ad andare avanti con sicurezza.

1. La precisione prima di tutto: nomi, date e luoghi devono essere esatti

La precisione è il fattore più critico nelle traduzioni certificate. I revisori dell'USCIS sono addestrati a catturare incongruenze nei nomi, nelle date e nei luoghi. Anche un piccolo errore di battitura può portare al rifiuto.

• Usa sempre l'ortografia esatta del documento di origine, ma converti i caratteri speciali in lettere statunitensi standard.

• Segui il formato della data americano: MM/GG/AAAA.

• Garantisci la coerenza nella visualizzazione dei nomi e dei luoghi in tutti i documenti.

Le traduzioni certificate devono rispecchiare con precisione il documento di origine ed evitare supposizioni o interpretazioni. L'USCIS si basa sulla coerenza dei documenti in tutte le domande per verificare l'identità, la cronologia dell'immigrazione e l'idoneità. Ecco perché le incongruenze nei nomi, come l'aggiunta o l'omissione accidentale di un trattino o di un accento, possono destare preoccupazioni. Ancora più importante, un formato di data errato può creare confusione sulle finestre di idoneità, sul calcolo dell'età e sulla validità dei documenti. Correggi sempre i nomi lettera per lettera e verifica ogni data sul documento.

2. Segui gli standard di formattazione e terminologia statunitensi

L'USCIS si aspetta che i documenti siano conformi alle convenzioni americane. Ciò include:

• Usare «Cognome» invece di alternative regionali come «Cognome».

• Applicazione della formattazione americana per numeri e date.

• Evitare il testo in doppia lingua. Nella traduzione dovrebbe apparire solo la traduzione in inglese documento.

I documenti che sembrano non familiari o non coerenti con la formattazione degli Stati Uniti possono essere soggetti a ulteriori controlli. Tradurre per un'istituzione statunitense significa adattare la formattazione regionale per soddisfare le aspettative federali. Sebbene alcuni paesi utilizzino l'ordine Cognome/Nome proprio o visualizzino le date come GG/MM/AAAA, queste convenzioni devono essere convertite nella norma statunitense per la versione tradotta.

Inoltre, qualsiasi uso di titoli monetari, accademici o governativi locali dovrebbe essere adattato con Terminologia statunitense che ha senso per un revisore americano.

3. Il layout e la struttura devono rispecchiare l'originale

Le traduzioni certificate devono assomigliare visivamente al documento originale. Ciò include:

• Preservare l'ordine dei contenuti e del layout.

• Utilizzo delle tabelle per allineare sezioni e contenuti in modo pulito.

• Corrisponde al numero di pagine del documento originale.

Una struttura chiara e una formattazione coerente aiutano i revisori USCIS a confrontare e verificare rapidamente i documenti. Una traduzione accurata non riguarda solo le parole, ma anche il formato. Quando i funzionari dell'USCIS confrontano un documento tradotto con la sua fonte, devono essere in grado di abbinare le informazioni riga per riga. Ecco perché la spaziatura, le intestazioni e le tabelle devono essere mantenute il più possibile il più possibile. L'uso delle tabelle in un elaboratore di testi è un ottimo modo per mantenere la chiarezza durante l'allineamento testo tradotto con la sua controparte originale.

4. Tutto deve essere tradotto o rappresentato

Tutti i contenuti visibili del documento originale devono essere presi in considerazione nella traduzione:

• Usa [Parentesi quadre] per elementi non traducibili come [Timbro], [Firma], [Codice a barre] o [Illeggibile].

• Non omettere segni, note o simboli sbiaditi.

Ogni dettaglio, testuale o visivo, contribuisce a confermare l'autenticità e la completezza del documento. Elementi visivi come timbri, sigilli, filigrane e persino note marginali possono fungere da prova di autenticità. La loro omissione potrebbe suggerire all'USCIS che la traduzione è incompleta o non preparata professionalmente. È importante utilizzare parentesi quadre per rappresentare queste caratteristiche ed evitare un linguaggio speculativo o descrittivo. Annota sempre ciò che è visibile, anche se sembra secondario.

5. Rivedi attentamente prima di inviare

Prima di inviarlo, effettuate una revisione finale del documento tradotto per assicurarvi che:

• Tutti i nomi, i luoghi e le date sono accurati.

• La formattazione e il layout rispecchiano l'originale.

• Tutti gli elementi visivi sono inclusi ed etichettati correttamente.

• Il numero di pagine corrisponde al documento di origine.

• Il certificato di precisione è firmato e incluso.

Un'attenta revisione aiuta a prevenire problemi e invii ripetuti dell'ultimo minuto. La revisione finale di una traduzione certificata non è solo un controllo di qualità: è la tua ultima possibilità per evitare il rifiuto. Usa una lista di controllo per verificare la formattazione, il contenuto e la completezza. Leggi la traduzione ad alta voce, confrontala con l'originale parola per parola e presta particolare attenzione agli elementi ricorrenti come nomi e date. Se lavori con un servizio, non esitare a chiedere un pass di revisione finale.

Che cos'è un certificato di precisione?

Ogni traduzione certificata inviata all'USCIS deve essere accompagnata da un certificato di accuratezza. Questo documento conferma che la traduzione è completa e accurata al meglio delle conoscenze del traduttore. Dovrebbe includere:

• Una dichiarazione di completezza e accuratezza

• Nome, firma e dati di contatto del traduttore

• La data della firma

• La combinazione linguistica (ad esempio, spagnolo-inglese)

Questo certificato deve essere allegato alla traduzione. La nostra certificazione USCIS è gratuita e valido per tutti gli scopi ufficiali all'interno dei confini degli Stati Uniti.

Domande frequenti

Sappiamo che gestire i documenti sull'immigrazione può essere stressante e spesso ci si pone delle domande arrivano nei momenti più inaspettati. Ecco perché diamo priorità alla disponibilità 24/7 per i nostri clienti. Se hai bisogno di chiarimenti, hai un problema dell'ultimo minuto o ci rendiamo conto che qualcosa deve essere modificato, ci manca solo un messaggio. Il nostro team risponde rapidamente e se è necessario un aggiornamento, lo facciamo il prima possibile, indipendentemente dal ora.

Poiché abbiamo supportato così tanti clienti attraverso il processo USCIS, abbiamo notato un alcune domande si presentano ancora e ancora. Se ti stai chiedendo le stesse cose, non lo sei da solo: ecco alcune delle domande più frequenti che riceviamo:

D: Devo davvero cambiare l'ortografia del mio nome solo a causa di un piccolo accento?
R: Sì. L'USCIS richiede che tutti i caratteri siano in inglese americano standard. I caratteri speciali possono portare al rifiuto. Puoi leggere di più nel nostro articolo sui certificati di nascita messicani.

D: USCIS non riesce a capire cosa intendo se il formato della data è diverso?
R: No. Si aspettano il formato della data negli Stati Uniti: MM/GG/AAAA. I formati errati possono ritardare la revisione.

D: Va bene se la mia traduzione ha un aspetto diverso dall'originale purché dica la stessa cosa?
R: No. Il layout deve rispecchiare l'originale per evitare confusione.

D: Devo includere elementi come sbavature, codici a barre o firme?
R: Sì. Tutti gli elementi visibili devono essere contabilizzati utilizzando parentesi quadre.

D: La revisione finale è necessaria se un traduttore professionista ha svolto il lavoro?
R: Sì. Tutti commettono degli errori. Una revisione finale aiuta a evitare costosi ritardi.

Le traduzioni certificate sono documenti legali che comportano una responsabilità significativa. Devono essere completo, accurato e formattato secondo le aspettative USCIS. Seguendo questi cinque principi, esaminando attentamente il vostro lavoro e assicurando la conformità a tutti i requisiti, puoi evitare costosi ritardi e inviare i tuoi documenti con sicurezza.

Perché l'USCIS richiede standard di traduzione rigorosi?

L'USCIS elabora migliaia di domande di immigrazione ogni giorno e la maggior parte di queste coinvolge revisione di documenti in molte lingue diverse. Per garantire coerenza, chiarezza e correttezza, l'USCIS ha stabilito rigidi standard di traduzione per tutti i documenti non in inglese. Una traduzione certificata non è solo una questione di precisione linguistica, ma anche di creare un documento che

I funzionari dell'USCIS possono valutare in modo rapido e sicuro senza dover mettere in dubbio la sua validità o intento. Quando i documenti non seguono i formati richiesti o mancano dettagli chiave come certificato di accuratezza, i revisori possono ritenere che il contenuto non possa essere attendibile o verificato. Questi standard proteggono anche i richiedenti. Definendo chiaramente cosa deve includere una traduzione certificata, l'USCIS aiuta a garantire che tutti i documenti vengano esaminati utilizzando lo stesso insieme di regole, riducendo pregiudizi e confusione durante la valutazione dei casi.

Le traduzioni certificate sono documenti legali

Le traduzioni certificate non sono solo documenti cartacei, sono documenti legali utilizzati in uno dei più processi importanti e regolamentati negli Stati Uniti: l'immigrazione. Ogni traduzione che invii diventa parte del tuo registro ufficiale, il che significa che deve essere gestita con la stessa cura e professionalità di qualsiasi documento rilasciato dal governo. Assicurandoti che le tue traduzioni certificate siano complete, accurate, chiaramente formattate e conformi alle linee guida USCIS, puoi evitare inutili ritardi e garantire che la tua domanda venga esaminata senza intoppi. Adottare scorciatoie o trascurare piccoli dettagli può comportare il rifiuto, costi aggiuntivi o ritardi significativi nell'elaborazione. Se non sei sicuro di come dovrebbero apparire i tuoi documenti o cosa includere, chiedi. Acquisire familiarità con questi standard prima di iniziare e seguirli attentamente in ogni fase ti aiuterà a navigare nel processo di immigrazione con maggiore sicurezza, precisione e tranquillità.

Irem KOCASLAN - Senior Community Manager presso MotaWord

Essendo una traduttrice appassionata, Irem si dedica a trasmettere il suo amore per le lingue nei progetti. È una compagna di squadra dalla mentalità forte che sfiderà lo status quo per il bene comune.