Obligaciones del empleador según la ley de inmigración de EE. UU.: Cumplimiento legal y asesoría jurídica

Decir cosas como “No sabía que se trataba de obligaciones del empleador según la ley de inmigración de Estados Unidos” ya no funciona. El propietario de una franquicia supuso que la sede central había revisado los documentos. Durante una auditoría, los funcionarios encontraron a ocho trabajadores utilizando documentos falsos. El franquiciador rescindió el contrato. El propietario pagó cuantiosas multas y sufrió daños a su reputación.

Hoy en día, los empleadores deben actuar con precisión. Cada paso en el proceso de contratación cuenta. Cada forma importa. Todo documento conlleva un riesgo legal. Según la ley moderna de inmigración y los estándares de inmigración de negocios, las obligaciones del empleador son explícitas. Los reguladores ahora preguntan: "¿Cuál de las siguientes opciones es responsabilidad del empleador?" Los tribunales también aclaran quiénes son empleadores, los propietarios de franquicias, las entidades subcontratistas y los funcionarios corporativos califican.

El mercado estadounidense continúa cambiando. Los empleadores de tecnología, atención médica e ingeniería se enfrentan a presiones persistentes de escasez de mano de obra. Muchas empresas cubren la falta de talento mediante la contratación de trabajadores inmigrantes y permisos de trabajo.

Esta tendencia ofrece un crecimiento competitivo, pero también aumenta las obligaciones de cumplimiento normativo. Se aplican normas federales y estatales de múltiples niveles. El incumplimiento de un solo requisito puede acarrear multas, auditorías y una pérdida de reputación a largo plazo.

La planificación proactiva protege a los empleadores. Una estrategia de cumplimiento estructurada fortalece las decisiones de contratación, mejora los controles internos y previene responsabilidades legales. Los sistemas eficaces fomentan un crecimiento laboral seguro y legal, y reducen la exposición a investigaciones.

Este artículo describe los riesgos clave para los empleadores que contratan talento inmigrante y ofrece pasos prácticos para un modelo de cumplimiento proactivo. El objetivo: ayudar a los líderes a operacionalizar prácticas de empleo legales, escalables y defendibles, y convertir el cumplimiento en una ventaja competitiva.

Marco legal para el empleo de inmigrantes en los EE. UU.

La legislación laboral estadounidense para inmigrantes opera bajo una estricta supervisión federal. Los empleadores deben seguir las normas de cumplimiento de inmigración en cada etapa de la contratación. La Ley de Inmigración y Nacionalidad (INA) rige este marco. La INA solo permite la contratación de personas autorizadas a trabajar en los Estados Unidos. Establece deberes básicos de cumplimiento en el lugar de trabajo para los empleadores.

El formulario I-9 impulsa la verificación de elegibilidad para el empleo.Los empleadores deben completar el Formulario I-9 el primer día del empleado. Deben comprobar los documentos de identidad y de autorización de trabajo. Los documentos deben parecer válidos y estar relacionados con el empleado. Luego, los empleadores registran los detalles y realizan la verificación adecuada del Formulario I-9. El incumplimiento de esta obligación genera una exposición al riesgo de incumplimiento del Formulario I-9.

Se aplican las reglas de retención. Los empleadores deben almacenar el Formulario I-9 durante tres años después de la contratación o un año después de la terminación. La precisión importa. La falta de firmas, las fechas incorrectas o las malas prácticas de revisión generan riesgos de incumplimiento.

El sistema E-Verify agrega una capa de verificación digital. E-Verify verifica la identidad y la autorización de trabajo cotejándolas con bases de datos federales. Algunos estados exigen el uso de E-Verify; la ley federal no lo impone a nivel nacional. E-Verify no reemplaza el Formulario I-9. Mejora el cumplimiento de las normas de inmigración y demuestra controles de contratación de buena fe.

El incumplimiento trae consecuencias graves. No completar correctamente los formularios I-9, aceptar documentos inválidos o contratar personas sin autorización genera infracciones. Las autoridades pueden imponer auditorías, fuertes sanciones económicas o la suspensión de la licencia comercial.

En resumen, los empleadores deben implementar prácticas disciplinadas de verificación y registro de datos. Una supervisión estricta protege las decisiones de contratación y reduce el riesgo regulatorio.

Categorías de autorización de trabajo y elegibilidad para el empleo

A. Personas con autorización de trabajo directo

Algunas personas tienen autorización automática para trabajar en los EE. UU. Los empleadores pueden contratarlas sin patrocinio. Los ciudadanos estadounidenses y los titulares de una green card tienen derechos irrestrictos para trabajar. No se requiere visa, trámite ni aprobación de ninguna agencia. Aun así, los empleadores deben completar el Formulario I-9 y realizar la verificación de autorización de trabajo al momento de la incorporación.

Los refugiados y asilados también tienen derechos de trabajo permanentes. Reciben protección humanitaria y trabajan con un Documento de Autorización de Empleo (EAD) Su estatus, no la acción del empleador, crea la autorización. USCIS emite el EAD como prueba. Estas contrataciones generalmente presentan un bajo riesgo de incumplimiento normativo. Sin embargo, los empleadores deben verificar los documentos, almacenar los registros y seguir los controles internos. El cumplimiento comienza aquí.

B. Autorización de trabajo basada en visa

La autorización basada en visa cubre a los trabajadores profesionales temporales. Estos empleados pueden trabajar, pero se aplican normas. Los empleadores deben verificar la autorización de trabajo de los empleados, mantener registros y controlar los plazos.

La visa H-1B cubre ocupaciones especializadas. Ingenieros, analistas y desarrolladores de software suelen cumplir con este requisito. El límite máximo restringe las aprobaciones anuales. El empleado solo podrá trabajar para el empleador patrocinador. Cualquier cambio de trabajo requiere la aprobación de USCIS y la actualización de los documentos de patrocinio H-1B.

La visa L-1, (o visa L1 de EE. UU.) apoya las transferencias de personal multinacional. Se aplica a gerentes y personal con conocimientos especializados. Algunos empleados pueden optar por una visa L1 para obtener la green card. Los empleadores deben documentar las funciones, los traslados y las cualificaciones.

La categoría O-1 se aplica a individuos con habilidades extraordinarias. Esto incluye talento en ciencia, artes, negocios, atletismo y entretenimiento. Muchos se refieren a esto como la Visa O-1 para artistas, Visa de habilidades extraordinarias, o preguntan: "¿Qué es la visa O-1?" Los candidatos deben presentar una solicitud de visa O-1 y demostrar reconocimiento nacional o internacional.

Las visas TN permiten a profesionales canadienses y mexicanos calificados bajo el T-MEC. El puesto debe coincidir con las ocupaciones enumeradas en el tratado.

Los empleados con visa requieren supervisión. Realizar un seguimiento de las fechas de asignación, los plazos de vencimiento y las reglas de presentación de informes. Un control estricto garantiza el cumplimiento continuo de las obligaciones de autorización de trabajo de los empleados.

C. Autorización de trabajo limitada

Algunas personas poseen visa de trabajo temporal o derechos de trabajo condicionales. USCIS emite un EAD para estos grupos. Entre los ejemplos se incluyen solicitantes de asilo, beneficiarios de DACA, titulares de Estatus de Protección Temporal (TPS) y estudiantes con visa F-1 que trabajan bajo OPT o CPT con Autorización de Empleo Temporal.

Los permisos de trabajo (EAD) tienen fecha de vencimiento. Cuando vence un EAD, finaliza la autorización de trabajo. El USCIS puede extender la elegibilidad automáticamente, pero los empleadores deben verificar las extensiones. Utilice las directrices federales y revise los avisos del Registro Federal. El cumplimiento exige un seguimiento preciso y una revisión oportuna. La validez y las fechas de caducidad de los documentos son importantes. La autorización de trabajo en esta categoría proviene del EAD, no del estatus migratorio subyacente.

Procedimientos de auditoría (visitas ICE)

Las auditorías de ICE siguen siendo uno de los eventos de cumplimiento más serios para los empleadores. La mayoría de las reseñas llegan con aviso previo. Sin embargo, las autoridades pueden realizar una visita sorpresa de ICE o una inspección de ICE in situ. Los empleadores deben estar preparados para las auditorías en todo momento. La Responsabilidad del empleador incluye prevenir el empleo no autorizado y mantener procedimientos limpios.

UN. Inspección del formulario I-9

El Departamento de Seguridad Nacional y el ICE realizan auditorías administrativas. Estas acciones verifican el cumplimiento de las normas de inmigración y se alinean con los estándares en evolución de la política de inmigración 2025. Los empleadores pueden recibir una Auditoría del Formulario I-9 o un Aviso de Inspección (NOI) del ICE.

ICE suele avisar con tres días hábiles de antelación. Durante la auditoría, los funcionarios revisan los archivos del Formulario I-9, los resultados de E-Verify y los registros de contratación. Estas comprobaciones respaldan los controles de cumplimiento en el lugar de trabajo.

Las auditorías pueden ser rutinarias o específicas. Suelen seguir procedimientos formales y avisar con antelación. Una auditoría del ICE puede ocurrir junto con una auditoría del Departamento de Trabajo. Las agencias solo podrán ingresar al lugar de trabajo con la debida autorización.

Los empleadores deben comprender sus derechos en materia de auditoría. Cuando lleguen los agentes, solicite identificación y autorización por escrito. Verifique el alcance antes de entregar los documentos. Estos pasos protegen las operaciones y garantizan el control legal durante cualquier inspección ICE.

B.Medidas de cumplimiento

Las medidas coercitivas difieren de las auditorías. Las acciones de cumplimiento representan la aplicación de la ley penal por parte de la Oficina de Investigaciones de Seguridad Nacional del ICE. Estos eventos a menudo están relacionados con posibles Sanciones Penales por Empleo No Autorizado o fraude.

Entre los factores desencadenantes se incluyen documentos falsificados, contrabando, contratación ilegal organizada o violaciones reiteradas. Las incursiones se realizan con rapidez y contundencia. Los gerentes deben mantener la calma, solicitar órdenes judiciales y evitar la obstrucción. Deben proteger los derechos y defender la Responsabilidad del Empleador. (Medidas de cumplimiento).

Errores comunes de cumplimiento y sanciones

El cumplimiento de las normas de inmigración requiere precisión. Los pequeños errores desencadenan grandes consecuencias. La mayoría de las infracciones se deben a errores de documentación, incumplimiento de plazos o controles deficientes. Estos fallos infringen la ley de inmigración para empleadores y aumentan la exposición a la responsabilidad del empleador.

Los errores del Formulario I-9 siguen siendo los problemas más frecuentes. La falta de firmas, las fechas erróneas o los datos inexactos generan riesgos. Los empleadores deben completar el Formulario I-9 el primer día y finalizarlo dentro de los tres días hábiles siguientes. El incumplimiento de los requisitos de mantenimiento de registros I-9 y retención de documentos puede desencadenar una auditoría I-9 y graves sanciones I-9.

Contratar a sabiendas a personas sin una autorización válida de Permiso de Trabajo es ilegal. El empleo no autorizado crea responsabilidad federal. Los empleadores se enfrentan a multas de inmigración, sanciones civiles y posibles enjuiciamientos en virtud de las leyes de sanciones a los empleadores. Continuar trabajando después de que expire la autorización de trabajo también infringe las normas. Controle las fechas de vencimiento y renueve con anticipación. Es posible que se apliquen prórrogas automáticas, pero los empleadores deben verificar los documentos. Estas representan las principales sanciones por contratar trabajadores indocumentados.

Los errores en el patrocinio de visas también interrumpen las operaciones comerciales. Las solicitudes tardías o incorrectas de patrocinio H-1B, L-1 u O-1 causan denegaciones. Estos retrasos afectan a la continuidad de la plantilla y aumentan el riesgo de incumplimiento normativo. Las reglas del Formulario I-9 y los requisitos de retención de documentos también se aplican a todos los registros de visa.

Asuntos de cumplimiento de Subcontratistas. El empleador principal sigue siendo responsable del estatus de autorización de trabajo de todos los trabajadores subcontratados. Verifique los documentos y mantenga los registros para evitar la exposición a sanciones indirectas del empleador.

Las infracciones reiteradas conllevan sanciones más severas. Los empleadores pueden enfrentarse a multas más elevadas, responsabilidad penal y la inhabilitación para obtener contratos federales. Las infracciones múltiples a menudo dan lugar a auditorías I-9 continuas por parte de las autoridades de inmigración.

La discriminación también viola la ley federal. Los empleadores no pueden tratar a los solicitantes de empleo de manera diferente en función de su ciudadanía, estatus migratorio o nacionalidad. Los procedimientos justos y consistentes refuerzan la Responsabilidad del Empleador y apoyan el cumplimiento de la ley de inmigración de los EE. UU. para los empleadores. (Manual para empleadores)

Recomendaciones para mantener el cumplimiento

El cumplimiento de las normas de inmigración va más allá de la obligación legal. Protege la estabilidad empresarial y garantiza el cumplimiento de las normas de inmigración del empleador. Los controles fuertes limitan el riesgo y reducen la exposición a las sanciones del empleador. Los empleadores deben tomar las siguientes medidas operativas:

Cree una política escrita de cumplimiento de las normas de inmigración.

Desarrolle una política de cumplimiento de inmigración por escrito. Defina los pasos de contratación, los procedimientos del Formulario I-9, las verificaciones de autorización de trabajo, las reglas de escalamiento y los plazos de retención de documentos. Estandarizar la incorporación de personal y el registro de datos. Alinee su política con las normas del USCIS y del DOL. Un programa formal apoya la defensa durante una auditoría I-9. Muchos empleadores elaboran Programas de Cumplimiento detallados para reforzar la coherencia.

Realizar auditorías internas periódicas

Realizar revisiones rutinarias de Auditoría Interna de los expedientes de inmigración, especialmente los registros del Formulario I-9. Identifique con anticipación las lagunas en las firmas, los documentos caducados y los problemas de verificación. USCIS e ICE recomiendan auditorías anuales. Las auditorías rigurosas reducen las sanciones y demuestran el cumplimiento de buena fe. Cuando esté permitido, utilice también la Verificación remota I-9 para apoyar a los equipos remotos.

Mantener registros seguros

Almacene todos los archivos de forma segura, idealmente en sistemas digitales. Siga los requisitos de retención de documentos. Garantizar una recuperación rápida durante las revisiones de la agencia. El acceso rápido genera credibilidad y reduce el riesgo.

Contratar asesoría legal

Busque asesoramiento legal o un bufete de abogados de inmigración con experiencia cuando sea necesario. Un abogado de inmigración apoya trámites complejos como el patrocinio de visas H-1B o L-1 y prepara a su equipo para auditorías. Un asesoramiento legal especializado garantiza la presentación correcta de las solicitudes y la comunicación directa con la agencia.

El cumplimiento normativo es proactivo, no reactivo. Los empleadores que planifican, documentan y auditan de forma sistemática protegen su posición legal y su reputación. Los controles sólidos mitigan la exposición legal y financiera en un entorno de política de inmigración en constante evolución.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la responsabilidad del empleador según la ley de inmigración de Estados Unidos?

Los empleadores deben verificar la autorización de trabajo, completar y mantener el Formulario I-9, prevenir el empleo no autorizado y seguir las normas federales de contratación. El incumplimiento puede dar lugar a auditorías, sanciones del empleador y multas.

2. ¿Qué es el Formulario I-9 y por qué es importante?

El Formulario I-9 verifica la identidad del empleado y su autorización de trabajo. Los empleadores deben completarlo para cada contratación y seguir estrictos requisitos de retención de documentos. Los errores pueden resultar en sanciones I-9 y una auditoría I-9.

3. ¿Necesito utilizar el sistema E-Verify?

E-Verify es voluntario a nivel federal pero obligatorio en algunos estados. Si bien no reemplaza el Formulario I-9, fortalece el cumplimiento de las normas de inmigración y apoya la contratación legal.

4. ¿Qué se considera empleo no autorizado?

El empleo no autorizado ocurre cuando un trabajador no tiene una autorización de trabajo válida o cuando un empleador no verifica su estatus. Puede provocar sanciones penales, multas y daños a la reputación.

5. ¿Qué es un EAD y quién lo recibe?

Un Documento de Autorización de Empleo (EAD) demuestra la elegibilidad para trabajar de forma temporal o condicional. Los refugiados, asilados, titulares de TPS, beneficiarios de DACA y algunos estudiantes con visa F-1 pueden recibir un EAD.

6. ¿Qué sucede durante una auditoría o inspección del ICE?

ICE revisa el Formulario I-9, documentos y prácticas de contratación. Los empleadores deben proporcionar los archivos solicitados, seguir los procedimientos y cooperar. Los malos registros pueden resultar en multas o acciones coercitivas.

7. ¿Los subcontratistas requieren verificación del trabajo realizado?

Sí. Los empleadores deben confirmar la autorización de trabajo para el personal subcontratista. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear sanciones indirectas por parte del empleador y responsabilidades de cumplimiento.

8. ¿Cuál es el riesgo de errores en el patrocinio de visas?

Las solicitudes incorrectas o tardías de visas como H-1B, L-1 u O-1 pueden causar denegaciones y retrasos comerciales. El seguimiento adecuado del patrocinio y los controles internos reducen el riesgo.

9. ¿Por qué deberían las empresas realizar auditorías internas?

Las revisiones rutinarias de auditoría interna de los formularios I-9 y los expedientes de visa detectan problemas a tiempo, demuestran buena fe y ayudan a evitar sanciones. Esto apoya el cumplimiento proactivo y la preparación para auditorías.

10. ¿Cuándo debería un empleador consultar a un abogado de inmigración?

Contrate a un abogado de inmigración o a un abogado de inmigración laboral para trámites complejos, auditorías, diseño de políticas y análisis de riesgos. La asesoría legal ayuda a mantener el cumplimiento de las normas de inmigración del empleador y a proteger los intereses comerciales.

El cumplimiento proactivo impulsa el éxito

La contratación de talento inmigrante crea oportunidades, no riesgos, cuando se gestiona correctamente. Si se hace bien, la diversidad de la fuerza laboral se convierte en una ventaja competitiva. Los inmigrantes cualificados aportan conocimiento e innovación a nivel global. Este valor solo perdura con pleno cumplimiento y sistemas sólidos de Cumplimiento Proactivo.

El incumplimiento conlleva multas, auditorías y daños a la reputación. El enfoque más efectivo es la planificación proactiva, no la respuesta a la crisis. Más vale prevenir que curar.

Mantenga archivos precisos del Formulario I-9. Controle los plazos y las renovaciones con tecnología. Controlar el vencimiento de las visas. Programe revisiones rutinarias de auditoría interna para detectar problemas a tiempo. Cuando las reglas se vuelven complejas, consulte a un abogado de inmigración o a un abogado de inmigración laboral. El apoyo de expertos mantiene su proceso alineado con la legislación en constante evolución.

La regla es simple: actúe pronto, no tarde. Entrene a los equipos con regularidad. Audite los registros con frecuencia. Documente las decisiones. Estos hábitos protegen el estatus legal y la integridad de la marca.

El cumplimiento no es opcional. Es una función empresarial fundamental y un pilar de confianza. Es absolutamente necesario para empresas que planean salvaguardar la estabilidad de su fuerza laboral, mitigar riesgos y construir un éxito a largo plazo.