Hiểu rõ tầm quan trọng của bản khai dịch thuật

Giấy chứng nhận dịch thuật là một văn bản chính thức trong đó người dịch xác nhận rằng tài liệu được dịch chính xác, đầy đủ và được thực hiện bởi người có chuyên môn dịch thuật từ ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ đích. Tại Hoa Kỳ, thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho các thuật ngữ như bản khai của người dịch, bản khai xác nhận tính chính xác, tuyên bố của người dịch hoặc bản dịch có công chứng. Mục tiêu chính là cung cấp bằng chứng: nó mang lại cho tổ chức nhận tài liệu một sự đảm bảo có chữ ký rằng tài liệu bằng tiếng nước ngoài đã được dịch chính xác sang tiếng Anh.

"Bản khai dịch thuật là gì?"Câu trả lời ngắn gọn là: bản dịch tự thân không phải là bằng chứng chứng minh tính xác thực của tài liệu gốc. Đó là một lời tuyên thệ hoặc xác nhận, được thực hiện bởi một người có thẩm quyền, về tính đầy đủ và chính xác của bản dịch. Tùy thuộc vào cơ quan tiếp nhận, văn bản này có thể được công chứng, ký dưới hình thức cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật, hoặc được thay thế bằng một giấy chứng nhận tính chính xác đơn giản hơn.

Tại sao bản khai dịch thuật lại quan trọng

Các chứng chỉ bằng ngoại ngữ thường được nộp trong các trường hợp nhập cư, kiện tụng, tuyển sinh học thuật, cấp phép, việc làm và xác thực tài liệu quốc tế. Giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, bằng tốt nghiệp, bảng điểm, hồ sơ cảnh sát, hợp đồng, lệnh tòa án hoặc hồ sơ y tế có thể rất quan trọng về mặt nội dung, nhưng nếu người xem không thể đọc được ngôn ngữ trên đó, thì tài liệu đó có giá trị thực tiễn hạn chế.

Bản khai dịch thuật giúp giải quyết vấn đề đó bằng cách tạo ra trách nhiệm giải trình. Người dịch xác định tài liệu, nêu rõ năng lực ngôn ngữ của mình và khẳng định bản dịch đã hoàn chỉnh và chính xác. Đối với hồ sơ nhập cư, quy định liên bang yêu cầu các tài liệu bằng tiếng nước ngoài nộp cho USCIS phải kèm theo bản dịch tiếng Anh đầy đủ và giấy chứng nhận của người dịch rằng bản dịch đó hoàn chỉnh, chính xác và được thực hiện bởi người có đủ năng lực dịch sang tiếng Anh. Đây chính xác là những gì mà một bản dịch được chứng nhận bởi USCIS (Cơ quan Nhập cư và Quốc tịch Hoa Kỳ) được thiết kế để đáp ứng.

Bản tuyên thệ dịch thuật so với Giấy chứng nhận tính chính xác

Một điểm thường gây nhầm lẫn là sự khác biệt giữa bản khai dịch thuật và giấy chứng nhận tính chính xác. Cả hai đều có chức năng tương tự, nhưng chúng không phải lúc nào cũng giống hệt nhau.

Giấy chứng nhận tính chính xác thường là một bản tuyên bố chứng nhận có chữ ký được đính kèm với bản dịch. Văn bản này xác nhận rằng người dịch có năng lực về các ngôn ngữ liên quan và bản dịch là đầy đủ và chính xác. Hiệp hội Phiên dịch viên Hoa Kỳ mô tả dịch thuật được chứng nhận là việc có một bản tuyên bố bằng văn bản xác nhận tính đầy đủ và chính xác của bản dịch, và lưu ý rằng những tuyên bố như vậy có thể được gọi là giấy chứng nhận độ chính xác hoặc các tên gọi tương tự. Nếu bạn đang cân nhắc xem mình thực sự cần trình độ dịch thuật nào, hướng dẫn này về dịch thuật được chứng nhận so với dịch thuật thông thường sẽ giải thích rõ điều đó.

Bản khai dịch thuật thường mang tính trang trọng hơn. Nó có thể bao gồm lời tuyên thệ, lời chứng thực hoặc chứng thư. Nói cách khác, người dịch không chỉ đơn thuần xác nhận tính chính xác; người dịch đang đưa ra lời khai có tuyên thệ trước công chứng viên hoặc viên chức có thẩm quyền khác. Để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa bản dịch có tuyên thệ và bản dịch được chứng thực, vui lòng xem bài giải thích của chúng tôi về bản dịch có tuyên thệ và bản dịch được chứng thực.

Tại Hoa Kỳ, giấy chứng nhận độ chính xác thường là đủ khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu "bản dịch được chứng thực". Thông thường, bản dịch có chứng thực chỉ cần thiết khi bên nhận yêu cầu cụ thể về việc công chứng, ký kết có tuyên thệ, xác thực liên quan đến chứng nhận lãnh sự, tuân thủ thủ tục nộp hồ sơ tòa án hoặc một bản tuyên thệ chính thức thay vì chỉ là một chứng nhận đơn giản.

Chứng nhận không giống với công chứng.

Chứng nhận và công chứng là hai hành vi khác nhau. Chứng nhận liên quan đến lời tuyên bố của người dịch: người dịch cam kết về năng lực và độ chính xác. Công chứng liên quan đến quá trình ký tên: công chứng viên xác minh danh tính của người ký và chứng kiến ​​hoặc xác nhận chữ ký. Thông thường, công chứng viên không kiểm tra chất lượng bản dịch trừ khi người đó cũng đóng vai trò là một dịch giả đủ điều kiện. Bảng so sánh đầy đủ của chúng tôi về dịch thuật công chứng so với dịch thuật chứng nhận bao gồm trường hợp cần sử dụng từng loại.

Sự phân biệt này rất quan trọng vì nhiều người yêu cầu "bản dịch công chứng" trong khi thực tế họ cần bản dịch được chứng nhận. Hiệp hội Dịch thuật Hoa Kỳ (ATA) giải thích rằng một số người dùng cuối yêu cầu công chứng bản tuyên bố đã ký, nhưng bản tuyên bố được công chứng về cơ bản vẫn là một sự xác nhận của người dịch hoặc đại diện công ty dịch thuật.

Đối với USCIS, yêu cầu quan trọng nhất là bản dịch tiếng Anh đầy đủ kèm theo chứng nhận của người dịch về tính đầy đủ, chính xác và năng lực; công chứng không phải là yêu cầu cốt lõi của liên bang. Tuy nhiên, tòa án, trường học, cơ quan nhà nước và hội đồng cấp phép có thể áp đặt các quy định riêng về giấy tờ.

Khi nào cần có bản khai có chứng thực

Bản khai dịch thuật có thể được yêu cầu khi tổ chức tiếp nhận muốn có một tuyên bố có lời thề thay vì một chứng nhận thông thường. Các tình huống thường gặp bao gồm:

• Các hồ sơ tòa án, đặc biệt là các hồ sơ liên quan đến bằng chứng, đơn kiện, chứng cứ hoặc hồ sơ nước ngoài. Đối với các công việc liên quan đến tố tụng, dịch vụ dịch thuật tài liệu pháp lý của chúng tôi đảm bảo độ chính xác và định dạng mà tòa án yêu cầu, và bài viết này về dịch thuật chứng nhận tài liệu tòa án sẽ giải thích chi tiết quy trình.
• Các vấn đề liên quan đến tòa án nhập cư, trong đó các tài liệu được nộp cho tòa án nhập cư nói chung phải bằng tiếng Anh hoặc kèm theo bản dịch tiếng Anh được chứng thực, và chứng thực đó phải đề cập đến năng lực và độ chính xác của người dịch. Xem việc lấy giấy chứng nhận dịch thuật cho tòa án nhập cư.
• Các quy trình chứng thực hoặc xác nhận, đặc biệt khi thư ký quận, bộ trưởng ngoại giao hoặc cơ quan nước ngoài yêu cầu bản tuyên bố của người dịch được công chứng.
• Xem xét cấp phép học thuật hoặc chuyên môn, khi cơ sở giáo dục yêu cầu bản tuyên thệ hoặc công chứng của người dịch. Khi tài liệu gốc là bằng cấp hoặc bảng điểm nước ngoài, thường sẽ yêu cầu kèm theo bản dịch một bản đánh giá học thuật.
• Hỗ trợ pháp lý quốc tế, trong trường hợp các tài liệu tư pháp được dịch có thể cần bản khai có chứng thực trước công chứng viên; Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ lưu ý cách tiếp cận này đối với một số tài liệu ủy thác tư pháp nhất định.

Giấy chứng nhận tính chính xác có thể là đủ khi yêu cầu ghi "bản dịch được chứng nhận" và không yêu cầu công chứng, tuyên thệ hoặc bản khai có chứng thực. USCIS là ví dụ quen thuộc nhất đối với nhiều người nộp đơn, bởi vì quy định của cơ quan này tập trung vào bản dịch tiếng Anh hoàn chỉnh và chứng nhận của người dịch hơn là bản tuyên thệ có công chứng. Tổng quan của chúng tôi về bản dịch được chứng nhận cho USCIS sẽ trình bày chi tiết yêu cầu này.

Nội dung điển hình của bản tuyên thệ của người dịch

Mặc dù các yêu cầu đối với bản khai dịch thuật có thể khác nhau, nhưng một bản khai được soạn thảo tốt thường bao gồm:

• Tên đầy đủ theo pháp luật của người dịch.
• Thông tin liên hệ hoặc thông tin doanh nghiệp của người dịch.
• Thông tin nhận dạng tài liệu gốc, chẳng hạn như tiêu đề, ngày tháng, cơ quan ban hành hoặc số tham chiếu.
• Ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích.
• Giấy chứng nhận năng lực ngôn ngữ.
• Bản cam kết có tuyên thệ xác nhận rằng bản dịch đã hoàn chỉnh và chính xác theo hiểu biết và khả năng tốt nhất của người dịch.
• Ngày thi hành.
• Chữ ký của người dịch.
• Xác nhận của công chứng viên hoặc lời tuyên thệ, nếu việc công chứng là bắt buộc.
• Bất kỳ chứng chỉ chuyên môn nào, chẳng hạn như chứng chỉ ATA, nếu có liên quan.

Một bản tuyên bố đơn giản của người dịch có thể nêu rõ, về cơ bản, rằng người ký tên có đủ năng lực dịch từ ngôn ngữ gốc sang tiếng Anh và bản dịch đính kèm là bản dịch trung thực, đầy đủ và chính xác của tài liệu đã được xác định. Nếu cần công chứng, người dịch sẽ ký vào bản tuyên bố trước mặt công chứng viên, và công chứng viên sẽ hoàn thành giấy chứng nhận công chứng thích hợp.

Ai có thể ký vào bản tuyên thệ dịch thuật?

Tại Hoa Kỳ, người ký thường là người dịch hoặc đại diện được ủy quyền của công ty dịch thuật chịu trách nhiệm về công việc đó. Người đó phải thông thạo cả hai ngôn ngữ và có khả năng chịu trách nhiệm về bản dịch. Việc hợp tác với một dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp với đội ngũ dịch giả là con người giúp đảm bảo tính trách nhiệm rõ ràng.

Người ký không nhất thiết phải được "chứng nhận" bởi một hiệp hội chuyên nghiệp trừ khi tổ chức nhận yêu cầu chứng chỉ đó. Hướng dẫn của ATA phân biệt giữa việc chứng nhận bản dịch thông qua một tuyên bố có chữ ký và việc trở thành một dịch giả được chứng nhận với bằng cấp chuyên môn.

Đối với những hồ sơ quan trọng, cách an toàn hơn là sử dụng dịch giả chuyên nghiệp độc lập thay vì một bên tham gia vụ kiện, người thân cận hoặc người có quyền lợi trực tiếp trong kết quả vụ kiện. Ngay cả khi không bị cấm rõ ràng, những bản dịch mang tính chất lợi ích cá nhân vẫn có thể gây ra những nghi vấn về tính xác thực.

Các cơ quan và tổ chức tiếp nhận chung

Các bản khai có chứng thực và bản dịch được chứng nhận thường được yêu cầu bởi:

• Cơ quan Nhập cư và Quốc tịch Hoa Kỳ (USCIS) và các văn phòng liên quan đến nhập cư khác.
• Tòa án nhập cư EOIR.
• Tòa án liên bang và tiểu bang.
• Các trường cao đẳng, đại học và dịch vụ đánh giá chứng chỉ.
• Các hội đồng cấp phép của tiểu bang.
• Các sở quản lý phương tiện giao thông.
• Các văn phòng thư ký quận và văn phòng thư ký tiểu bang chịu trách nhiệm về quy trình xác thực hoặc chứng thực lãnh sự.
• Các nhà tuyển dụng xem xét bằng cấp, giấy tờ tùy thân hoặc hồ sơ nghề nghiệp nước ngoài.

Sự khác biệt giữa các tiểu bang là rất đáng kể. Ví dụ, một số thủ tục tại tòa án địa phương hoặc văn phòng thư ký có thể yêu cầu một mẫu bản khai dịch thuật cụ thể trước khi bản dịch được xác thực. Hướng dẫn của Quận New York nêu rõ rằng, để xác thực bản dịch, người dịch phải hoàn thành "Bản tuyên thệ dịch thuật" và đính kèm vào tài liệu. Một số khu vực pháp lý khác có thể chấp nhận giấy chứng nhận có chữ ký mà không cần công chứng, trong khi một số tòa án có quyền quyết định về tính hợp lệ và trọng lượng chứng cứ.

Rủi ro của một bản khai không đúng quy cách

Bản khai dịch thuật bị lỗi có thể gây ra những vấn đề nghiêm trọng về thủ tục. Cơ quan tiếp nhận có thể từ chối tài liệu, yêu cầu cung cấp thêm bằng chứng, trì hoãn việc xem xét, loại bỏ tài liệu khỏi danh sách xem xét hoặc đặt câu hỏi về tính xác thực của hồ sơ được nộp. Hậu quả pháp lý của các bản dịch được chứng thực sai sót có thể khó khắc phục một khi hồ sơ đã bị ảnh hưởng.

Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Thiếu chữ ký của người dịch.
• Không có giấy chứng nhận năng lực.
• Không có tuyên bố nào cho rằng bản dịch là hoàn chỉnh và chính xác.
• Bản dịch một phần hoặc tóm tắt thay vì bản dịch đầy đủ.
• Chứng thực chữ ký sai.
• Không đính kèm tài liệu gốc, bản dịch và bản khai có chứng thực cùng nhau.
• Việc sử dụng các mô tả tài liệu mơ hồ khiến người đọc không hiểu rõ nội dung đã được dịch.
• Nộp bản khai có chứng thực khi cơ quan tiếp nhận yêu cầu định dạng chứng chỉ cụ thể.

Cách làm tốt nhất là đọc kỹ hướng dẫn của đơn vị tiếp nhận trước khi đặt hàng hoặc chuẩn bị bản dịch. Nếu hướng dẫn không rõ ràng, hãy sử dụng bản dịch đầy đủ, giấy chứng nhận tính chính xác rõ ràng và chỉ công chứng khi được yêu cầu hoặc khi cần thiết.

Thực tiễn tốt nhất

Để tăng khả năng được chấp nhận, hãy giữ cho bản khai có lời thề chính xác, thận trọng và cụ thể theo từng tài liệu. Xác định chính xác tài liệu đã được dịch. Dịch toàn bộ văn bản hiển thị, bao gồm cả dấu niêm phong, tem, ghi chú viết tay, chú thích bên lề và tiêu đề, hoặc đánh dấu các phần không thể đọc được một cách thích hợp. Đính kèm bản tuyên thệ chắc chắn vào bản dịch và bản gốc. Tránh đưa ra những tuyên bố phóng đại như "bản dịch chính thức" trừ khi người dịch có thẩm quyền sử dụng cụm từ đó trong ngữ cảnh phù hợp.

Một bản cam kết dịch thuật đáng tin cậy sẽ giúp công việc của người thẩm định dễ dàng hơn: tài liệu, bản dịch, người dịch, cặp ngôn ngữ và tuyên bố về độ chính xác đều phải rõ ràng, không thể nhầm lẫn.

Câu hỏi thường gặp

Giấy chứng nhận dịch thuật có phải lúc nào cũng cần thiết không? Không. Nhiều cơ quan của Hoa Kỳ yêu cầu bản dịch được chứng thực, và điều đó có thể chỉ yêu cầu một giấy chứng nhận độ chính xác có chữ ký. Cần có bản khai có chứng thực khi tổ chức tiếp nhận yêu cầu cụ thể một tuyên bố có lời thề, được công chứng hoặc theo kiểu bản khai có chứng thực.

Việc công chứng có làm cho bản dịch được chứng nhận không? Không phải chỉ riêng nó. Việc công chứng chỉ xác nhận quy trình ký kết, chứ không phải tính chính xác của bản dịch. Bản dịch được chứng nhận bằng bản tuyên bố có chữ ký của người dịch về năng lực, tính đầy đủ và chính xác.

Tôi có thể tự dịch tài liệu của mình không? Các yêu cầu sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng cơ quan. Một số quy định tập trung vào năng lực hơn là địa vị chuyên môn, nhưng việc tự dịch có thể gây ra những lo ngại về tính khách quan. Đối với các vấn đề pháp lý, nhập cư, học thuật hoặc cấp phép, việc sử dụng dịch giả độc lập thường là lựa chọn đáng tin cậy hơn.

Sự khác biệt giữa bản khai của người dịch và giấy chứng nhận tính chính xác là gì? Giấy chứng nhận tính chính xác là một văn bản có chữ ký xác nhận rằng bản dịch đã hoàn chỉnh và chính xác. Bản khai của người dịch thường là bản tường trình có tuyên thệ của lời khai đó, thường được lập trước công chứng viên.

Liệu mọi bản khai có cần phải được công chứng không? KHÔNG. Nên sử dụng bản dịch có chứng thực khi việc công chứng là bắt buộc hoặc hữu ích cho quá trình tiếp nhận. Ngoài ra, một giấy chứng nhận được ký đúng cách cũng có thể được chấp nhận.

Tôi cần kiểm tra những gì trước khi nộp? Xác nhận các quy định của cơ quan tiếp nhận, sử dụng bản dịch đầy đủ, bao gồm bản tuyên thệ rõ ràng về tính chính xác hoặc giấy chứng nhận tính chính xác, xác minh năng lực của người ký và đảm bảo rằng bản tuyên thệ, bản dịch và tài liệu gốc được đính kèm trong một bộ hồ sơ thống nhất.

Phần kết luận

Bản chứng thực dịch thuật tồn tại để tạo sự tin tưởng cho người thẩm định: một sự đảm bảo có chữ ký, đôi khi được tuyên thệ, rằng một tài liệu bằng tiếng nước ngoài đã được dịch hoàn toàn và chính xác sang tiếng Anh. Việc bạn cần một bản khai có tuyên thệ đầy đủ hay chỉ cần một giấy chứng nhận tính chính xác đơn giản hơn phụ thuộc vào một điều duy nhất — đó là yêu cầu thực tế của tổ chức tiếp nhận. Trước tiên, hãy xác nhận bằng bản dịch đầy đủ kèm theo tuyên bố rõ ràng về độ chính xác, và chỉ thêm công chứng khi thực sự cần thiết.

Hãy tiến thêm một bước nữa ngay hôm nay. Hãy truy cập trang báo giá của MotaWord để đặt dịch thuật được chứng nhận với độ chính xác mà hồ sơ của bạn yêu cầu.

Irem Kocaslan - Quản lý cộng đồng cấp cao tại MotaWord

Bài viết này được biên soạn và hiệu đính bởi Irem Kocaslan, Quản lý Cộng đồng cấp cao tại MotaWord và là một người đam mê dịch thuật, dựa trên kinh nghiệm trực tiếp của MotaWord trong việc thực hiện các bản dịch được chứng nhận và các báo cáo về độ chính xác cho USCIS, tòa án và các hội đồng cấp phép. MotaWord đạt chứng nhận SOC 2 và là thành viên doanh nghiệp của ATA và ITI, cung cấp các bản dịch được chứng nhận và chấp nhận bởi USCIS bằng hơn 100 ngôn ngữ. Mỗi bản dịch đều được gửi kèm theo giấy chứng nhận có chữ ký về độ chính xác và đầy đủ, đáp ứng các yêu cầu của USCIS. Xem quy trình chứng nhận của chúng tôi →