Comprendre l'importance de l'attestation de traduction

Une attestation de traduction est une déclaration officielle par laquelle un traducteur confirme que le document traduit est précis, complet et a été réalisé par une personne compétente en traduction de la langue originale vers la langue cible. Aux États-Unis d'Amérique, ce terme est souvent utilisé de manière interchangeable avec les expressions « attestation du traducteur », « déclaration d'exactitude », « déclaration du traducteur » ou « déclaration de traduction notariée ». L'objectif principal est de fournir une preuve : il offre à l'institution qui reçoit le document une garantie signée que le document en langue étrangère a été traduit fidèlement en anglais.

« Qu’est-ce qu’une déclaration sous serment de traduction ? »La réponse concise est la suivante : ce n'est pas la traduction elle-même qui pose problème, et elle ne prouve pas que le document original est authentique. Il s'agit d'une déclaration sous serment ou affirmation solennelle, faite par une personne compétente, concernant l'intégralité et l'exactitude de la traduction. Selon l'organisme destinataire, le document peut être notarié, signé sous peine de parjure ou remplacé par un simple certificat d'exactitude.

Pourquoi une déclaration sous serment de traduction est importante

Les documents en langue étrangère sont couramment utilisés dans les procédures d'immigration, les litiges, les admissions universitaires, les demandes de licences, l'emploi et l'authentification de documents internationaux. Un certificat de naissance, un certificat de mariage, un diplôme, un relevé de notes, un casier judiciaire, un contrat, une ordonnance du tribunal ou un dossier médical peuvent être importants sur le fond, mais si l'examinateur ne peut pas lire la langue, le document a une valeur pratique limitée.

Une déclaration sous serment de traduction contribue à résoudre ce problème en établissant une responsabilité. Le traducteur identifie le document, indique sa compétence linguistique et déclare que la traduction est complète et exacte. Pour les demandes d'immigration, la réglementation fédérale exige que les documents en langue étrangère soumis à l'USCIS soient accompagnés d'une traduction intégrale en anglais et d'une certification du traducteur attestant que la traduction est complète, exacte et réalisée par une personne compétente pour traduire en anglais. C’est précisément ce à quoi répond une traduction certifiée pour l’USCIS.

Attestation de traduction contre certificat d'exactitude

Une source fréquente de confusion réside dans la différence entre une déclaration sous serment de traduction et un certificat d'exactitude. Ils remplissent tous deux une fonction similaire, mais ils ne sont pas toujours identiques.

Un certificat d'exactitude est généralement une déclaration de certification signée, jointe à la traduction. Il est indiqué que le traducteur maîtrise les langues concernées et que la traduction est complète et exacte. L'Association américaine des traducteurs décrit la traduction certifiée comme impliquant une déclaration signée attestant l'intégralité et l'exactitude de la traduction, et note que de telles déclarations peuvent être appelées certificats d'exactitude ou des noms similaires. Si vous vous demandez quel niveau vous avez réellement besoin, ce guide sur la traduction certifiée par rapport à la traduction générale vous éclairera.

Une déclaration sous serment de traduction est généralement plus formelle. Cela peut inclure une déclaration sous serment, un serment d'allégeance ou une légalisation. Autrement dit, le traducteur ne se contente pas de certifier l'exactitude du texte ; il fait une déclaration sous serment devant un notaire ou un autre fonctionnaire habilité. Pour la distinction entre travail assermenté et travail certifié en particulier, consultez notre explication sur les traductions assermentées et certifiées.

Aux États-Unis, un certificat d'exactitude suffit souvent lorsque l'organisme destinataire demande une « traduction certifiée ». Une déclaration sous serment de traduction notariée n'est généralement nécessaire que lorsque la partie destinataire exige spécifiquement une notarisation, une exécution sous serment, une authentification liée à l'apostille, la conformité aux exigences de dépôt auprès du tribunal ou une déclaration sous serment formelle plutôt qu'une simple certification.

La certification n'est pas la même chose que la notarisation

La certification et la légalisation sont des actes distincts. La certification concerne la déclaration du traducteur : celui-ci atteste de sa compétence et de l’exactitude de son travail. La légalisation concerne le processus de signature : le notaire vérifie l’identité du signataire et atteste ou reconnaît la signature. Un notaire ne vérifie généralement pas la qualité de la traduction, sauf s'il agit également en qualité de traducteur agréé. Notre comparaison complète de la traduction notariée versus traduction certifiée indique où chacune est requise.

Cette distinction est importante car beaucoup de personnes demandent une « traduction notariée » alors qu'elles ont en réalité besoin d'une traduction certifiée. L'ATA explique que certains utilisateurs finaux demandent la légalisation de la déclaration signée, mais que la déclaration légalisée reste fondamentalement une attestation du traducteur ou du représentant de la société de traduction.

Pour l'USCIS, l'exigence principale est une traduction intégrale en anglais accompagnée d'une certification du traducteur attestant de son exhaustivité, de son exactitude et de sa compétence ; la notarisation n'est pas une exigence fédérale essentielle. Les tribunaux, les écoles, les agences d'État et les commissions d'agrément peuvent toutefois imposer leurs propres règles en matière de documents.

Quand une déclaration sous serment est requise

Une déclaration sous serment de traduction peut être exigée lorsque l'établissement destinataire souhaite une déclaration sous serment plutôt qu'une simple certification. Les situations courantes comprennent :

• Documents déposés auprès du tribunal, en particulier lorsque des preuves, des actes de procédure, des pièces justificatives ou des documents étrangers sont soumis. Pour les travaux de niveau contentieux, notre service de traduction de documents juridiques assure l'exactitude et la mise en forme attendues par les tribunaux, et cet article sur la traduction certifiée de documents judiciaires explique ce que cela implique.
• Questions relatives aux tribunaux de l'immigration où les documents déposés auprès du tribunal de l'immigration doivent généralement être en anglais ou accompagnés d'une traduction anglaise certifiée, et la certification doit porter sur la compétence et l'exactitude du traducteur. Voir obtention d'un certificat de traduction pour le tribunal de l'immigration.
• Processus d'apostille ou d'authentification, en particulier lorsqu'un greffier de comté, un secrétaire d'État ou une autorité étrangère exige une déclaration de traducteur notariée.
• Examens de licences académiques ou professionnelles, lorsque l'établissement demande une déclaration de traducteur sous serment ou notariée. Lorsque le document sous-jacent est un diplôme ou un relevé de notes étranger, une évaluation académique est souvent demandée en plus de la traduction.
• Assistance juridique internationale, où les documents judiciaires traduits peuvent nécessiter une déclaration sous serment devant un notaire ; le département d'État américain note cette approche pour certains documents de commissions rogatoires.

Un certificat d'exactitude peut suffire lorsque les instructions mentionnent « traduction certifiée » et ne demandent ni notarisation, ni serment, ni déclaration sous serment. L'USCIS est l'exemple le plus connu pour de nombreux demandeurs, car sa règle privilégie une traduction anglaise complète et la certification du traducteur plutôt qu'une déclaration sous serment notariée. Notre aperçu des traductions certifiées pour l'USCIS détaille les exigences.

Contenu type d'une déclaration sous serment d'un traducteur

Bien que les exigences relatives à l'attestation de traduction varient, une déclaration bien rédigée comprend généralement :

• Nom légal complet du traducteur.
• Coordonnées du traducteur ou informations professionnelles.
• Identification du document source, telle que le titre, la date, l'autorité émettrice ou le numéro de référence.
• Langue source et langue cible.
• Attestation de compétences linguistiques.
• Une déclaration sous serment attestant que la traduction est complète et exacte au meilleur de la connaissance et des capacités du traducteur.
• Date d'exécution.
• Signature du traducteur.
• Attestation notariale ou déclaration sous serment, si une notarisation est requise.
• Toute qualification professionnelle, telle que la certification ATA, le cas échéant.

Une simple déclaration du traducteur pourrait indiquer, en substance, que le signataire est compétent pour traduire de la langue source vers l'anglais et que la traduction jointe est une traduction fidèle, complète et exacte du document identifié. Si une légalisation est requise, le traducteur signe la déclaration devant un notaire, et celui-ci établit le certificat notarié approprié.

Qui peut signer une déclaration sous serment de traduction ?

Aux États-Unis, le signataire est généralement le traducteur qui a effectué la traduction ou un représentant autorisé d'une société de traduction qui assume la responsabilité du travail. La personne doit maîtriser les deux langues et être capable de garantir la qualité de la traduction. Travailler avec un service de traduction professionnel composé de traducteurs humains permet de garantir cette responsabilité.

Le signataire n'a pas toujours besoin d'être « certifié » par une association professionnelle, sauf si l'établissement destinataire exige cette qualification. Les directives de l'ATA font la distinction entre la certification d'une traduction par une déclaration signée et le fait d'être un traducteur certifié possédant un titre professionnel.

Pour les dossiers à forts enjeux, il est plus sûr de faire appel à un traducteur professionnel indépendant plutôt qu'à une partie à l'affaire, à un proche parent ou à une personne ayant un intérêt direct dans l'issue du procès. Même lorsqu'elles ne sont pas expressément interdites, les traductions intéressées peuvent soulever des questions de crédibilité.

Organismes et institutions de réception communs

Les déclarations sous serment et les traductions certifiées sont généralement demandées par :

• L'USCIS et d'autres services liés à l'immigration.
• Tribunaux d'immigration de l'EOIR.
• Tribunaux fédéraux et d'État.
• Collèges, universités et services d'évaluation des diplômes.
• commissions d'agrément d'État.
• Services des véhicules motorisés.
• Les greffes de comté et les bureaux du secrétaire d'État pour les procédures d'authentification ou d'apostille.
• Les employeurs examinent les diplômes, l'identité ou les dossiers professionnels étrangers.

Les variations d'un État à l'autre sont importantes. Par exemple, certaines procédures des tribunaux ou des greffes locaux peuvent exiger un format spécifique d'attestation de traduction avant qu'une traduction puisse être authentifiée. Les directives du comté de New York stipulent que, pour authentifier une traduction, le traducteur doit remplir une déclaration sous serment de « traduction » et la joindre au document. D'autres juridictions peuvent accepter un certificat signé sans notarisation, tandis que certains tribunaux se réservent le droit d'apprécier la recevabilité et la valeur probante de la preuve.

Risques liés à une déclaration sous serment incorrecte

Une déclaration sous serment de traduction défectueuse peut engendrer de graves problèmes de procédure. L'organisme destinataire peut rejeter le document, demander des preuves supplémentaires, retarder l'examen, exclure le document de l'examen ou remettre en question la crédibilité de la soumission. L’impact juridique des traductions certifiées erronées peut être difficile à corriger une fois qu’un dépôt est affecté.

Les défauts courants comprennent :

• Signature du traducteur manquante.
• Aucune déclaration de compétence.
• Aucune garantie que la traduction soit complète et exacte.
• Traduction partielle ou sommaire au lieu d'une traduction complète.
• Authentification d'une signature erronée.
• Défaut de joindre le document source, la traduction et l'affidavit.
• Utilisation de descriptions de documents vagues qui ne permettent pas de savoir clairement ce qui a été traduit.
• Soumettre une déclaration sous serment notariée lorsque l'organisme destinataire exigeait un format de certificat spécifique.

Il est recommandé de lire les instructions de l'organisme destinataire avant de commander ou de préparer la traduction. Si les instructions sont ambiguës, utilisez une traduction complète, un certificat d'exactitude clair et une légalisation notariale uniquement sur demande ou lorsque cela s'avère stratégiquement judicieux.

Meilleures pratiques

Pour améliorer son acceptation, l'affidavit doit être précis, conservateur et spécifique au document. Identifiez le document exact traduit. Traduire tout le texte visible, y compris les sceaux, les tampons, les notes manuscrites, les annotations marginales et les titres, ou signaler de manière appropriée les parties illisibles. Attachez solidement l'affidavit à la traduction et à la copie source. Évitez les affirmations exagérées telles que « traduction officielle », sauf si le traducteur est autorisé à utiliser cette formulation dans le contexte concerné.

Une attestation de traduction solide devrait faciliter le travail du réviseur : le document, la traduction, le traducteur, la paire de langues et la déclaration d’exactitude doivent tous être sans équivoque.

FAQ

Une déclaration sous serment de traduction est-elle toujours requise ? Non. De nombreuses agences américaines exigent une traduction certifiée, ce qui peut se limiter à un certificat d'exactitude signé. Une déclaration sous serment est requise lorsque l'établissement destinataire demande expressément une déclaration sous serment, notariée ou de type déclaration sous serment.

La notarisation certifie-t-elle une traduction ? Pas tout seul. La légalisation certifie le processus de signature, et non l'exactitude de la traduction. La traduction est certifiée par la déclaration signée du traducteur attestant de sa compétence, de son exhaustivité et de son exactitude.

Puis-je traduire mon propre document ? Les exigences varient selon l'organisme. Certaines règles privilégient la compétence plutôt que le statut professionnel, mais l'auto-traduction peut soulever des problèmes d'impartialité. Pour les questions juridiques, d'immigration, universitaires ou de licences, le recours à un traducteur indépendant est généralement le choix le plus judicieux.

Quelle est la différence entre une déclaration sous serment d'un traducteur et un certificat d'exactitude ? Un certificat d'exactitude est une déclaration signée attestant que la traduction est complète et exacte. L'attestation du traducteur est généralement une version assermentée de cette déclaration, souvent établie devant un notaire.

Chaque déclaration sous serment doit-elle être notariée ? Non. Une déclaration sous serment de traduction notariée doit être utilisée lorsque la notarisation est requise ou utile pour le processus de réception. Sinon, un certificat dûment signé peut suffire.

Que dois-je vérifier avant de soumettre ? Vérifiez les règles de l'organisme destinataire, utilisez une traduction complète, joignez une déclaration sous serment claire ou un certificat d'exactitude, vérifiez la compétence du signataire et assurez-vous que l'affidavit, la traduction et le document source soient joints dans un ensemble cohérent.

Conclusion

Une attestation de traduction a pour but de donner confiance au réviseur : une garantie signée, parfois sous serment, qu’un document en langue étrangère a été traduit intégralement et fidèlement en anglais. Que vous ayez besoin d'une déclaration sous serment complète ou d'un simple certificat d'exactitude dépend d'une seule chose : ce que demande réellement l'établissement destinataire. Vérifiez d'abord cela, utilisez une traduction complète avec une déclaration claire d'exactitude, et n'ajoutez une légalisation que lorsque cela est véritablement nécessaire.

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Irem Kocaslan -Responsable de communauté senior chez MotaWord

Rédigé et relu par Irem Kocaslan, responsable de communauté senior chez MotaWord et traductrice de métier, s'appuyant sur l'expérience directe de MotaWord en matière de production de traductions certifiées et de déclarations d'exactitude pour l'USCIS, les tribunaux et les organismes d'agrément. MotaWord est certifiée SOC 2 et membre corporatif de l'ATA et de l'ITI, produisant des traductions certifiées et acceptées par l'USCIS dans plus de 100 langues. Chaque traduction est livrée avec une certification signée d'exactitude et d'exhaustivité conforme aux exigences de l'USCIS. Consultez notre processus de certification →