5 cosas que debe saber antes de obtener una traducción certificada para el USCIS

Cuando se trata del papeleo de inmigración, los detalles lo son todo. Un solo nombre mal escrito, un la fecha invertida o la omisión de un sello pueden provocar retrasos importantes o incluso provocar el rechazo. Eso es por qué el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) exige traducciones certificadas para cualquier documento que no esté originalmente en inglés y espera que esas traducciones cumplan con estándares estrictos de precisión, formato y diseño.

Como alguien que ha trabajado extensamente con los procesos de traducción certificada en MotaWord, he visto cómo incluso las pequeñas desviaciones de las expectativas del USCIS pueden generar serios retrasos. Si está preparando sus propios documentos o ayudando a otra persona, aquí hay cinco cosas esenciales que debe saber antes de solicitar una traducción certificada. Estos consejos le ayudarán a evitar errores comunes, ahorrar tiempo y avanzar con confianza.

1. La precisión es lo primero: los nombres, las fechas y los lugares deben dar en el blanco

La precisión es el factor más importante en las traducciones certificadas. Los revisores del USCIS están capacitados para detectar inconsistencias en los nombres, fechas y lugares. Incluso un error tipográfico menor puede provocar un rechazo.

• Utilice siempre la ortografía exacta del documento original, pero convierta los caracteres especiales en letras estadounidenses estándar.

• Siga el formato de fecha estadounidense: MM/DD/AAAA.

• Garantice la coherencia en la forma en que aparecen los nombres y los lugares en todos los documentos.

Las traducciones certificadas deben reflejar el documento original con precisión y evitar cualquier suposición o interpretación. El USCIS se basa en la coherencia de los documentos en todas las solicitudes para verificar la identidad, el historial de inmigración y la elegibilidad. Esta es la razón por la que las inconsistencias en los nombres, como la adición u omisión accidental de un guión o un acento, pueden ser motivo de preocupación. Y lo que es más importante, un formato de fecha incorrecto puede generar confusión en torno a los plazos de elegibilidad, los cálculos de edad y la validez del documento. Siempre revise los nombres letra por letra y verifique todas las fechas del documento.

2. Siga los estándares de formato y terminología de EE. UU.

El USCIS espera que los documentos se ajusten a las convenciones estadounidenses. El paquete incluye:

• Usar «Last Name» en lugar de alternativas regionales como «Surname».

• Aplicar el formato americano a números y fechas.

• Evitar el texto en dos idiomas. Solo la traducción al inglés debe aparecer en la versión traducida documento.

Los documentos que parezcan desconocidos o inconsistentes con el formato estadounidense pueden estar sujetos a un escrutinio adicional. Traducir para una institución estadounidense significa adaptar el formato regional para cumplir con las expectativas federales. Si bien algunos países utilizan un orden de apellidos y nombres de pila o muestran las fechas como DD/MM/AAAA, estas convenciones deben convertirse a la norma estadounidense para la versión traducida.

Además, cualquier uso de títulos monetarios, académicos o gubernamentales locales debe adaptarse con Terminología estadounidense que tiene sentido para un crítico estadounidense.

3. El diseño y la estructura deben reflejar el original

Las traducciones certificadas deben parecerse visualmente al documento original. El paquete incluye:

• Preservar el orden del contenido y el diseño.

• Usar tablas para alinear las secciones y el contenido de forma limpia.

• Coincide con el recuento de páginas del documento original.

La estructura clara y el formato uniforme ayudan a los revisores del USCIS a comparar y verificar rápidamente los documentos. Una traducción precisa no es solo cuestión de palabras, sino de formato. Cuando los oficiales del USCIS comparan un documento traducido con su fuente, deben poder hacer coincidir la información línea por línea. Esta es la razón por la que el espaciado, los encabezados y las tablas deben conservarse con la misma precisión en la medida de lo posible. El uso de tablas en un procesador de textos es una excelente manera de mantener la claridad mientras se alinea texto traducido con su contraparte original.

4. Todo debe estar traducido o representado

Todo el contenido visible del documento original debe tenerse en cuenta en la traducción:

• Usa [corchetes] para los elementos no traducibles, como [Sello], [Firma], [Código de barras] o [Ilegible].

• No omita marcas, notas o símbolos descoloridos.

Cada detalle, ya sea textual o visual, contribuye a confirmar la autenticidad e integridad del documento. Los elementos visuales como sellos, marcas de agua e incluso notas marginales pueden servir como prueba de autenticidad. Su omisión podría sugerir al USCIS que la traducción está incompleta o que no está preparada profesionalmente. Es importante utilizar corchetes para representar estas características y evitar el lenguaje especulativo o descriptivo. Tenga siempre en cuenta lo que está visible, incluso si parece insignificante.

5. Revise minuciosamente antes de enviar

Antes de enviarlo, realice una revisión final del documento traducido para asegurarse de que:

• Todos los nombres, lugares y fechas son exactos.

• El formato y el diseño reflejan el original.

• Todos los elementos visuales están incluidos y etiquetados correctamente.

• El recuento de páginas coincide con el del documento fuente.

• El certificado de precisión está firmado e incluido.

Una revisión cuidadosa ayuda a evitar problemas de última hora y reenvíos. La revisión final de una traducción certificada no es solo un control de calidad, es su última oportunidad de evitar el rechazo. Use una lista de verificación para verificar el formato, el contenido y la integridad. Lea la traducción en voz alta, compárela con el original palabra por palabra y preste especial atención a los elementos recurrentes, como los nombres y las fechas. Si trabaja con un servicio, no dude en solicitar un pase de revisión final.

¿Qué es un certificado de precisión?

Cada traducción certificada presentada al USCIS debe ir acompañada de un certificado de precisión. Este documento confirma que la traducción es completa y precisa según el mejor conocimiento del traductor. Debe incluir:

• Una declaración de integridad y precisión

• El nombre, la firma y los datos de contacto del traductor

• La fecha de la firma

• La combinación de idiomas (p. ej., español a inglés)

Este certificado debe adjuntarse a la traducción. Nuestra certificación de USCIS es gratuita y válido para todos los fines oficiales dentro de las fronteras de los EE. UU.

Preguntas frecuentes

Sabemos que lidiar con el papeleo de inmigración puede ser estresante y que las preguntas aparecen en los momentos más inesperados. Es por eso para nosotros nuestra disponibilidad 24/7 es una prioriodad para satisfacer a nuestros clientes. Ya sea que necesite una aclaración, tenga una inquietud de última hora o que se de cuenta de que algo necesita ser editado, estamos a solo un mensaje de distancia. Nuestro equipo responde rápidamente, y si es necesaria una actualización, la hacemos lo antes posible, sin importar la hora.

Debido a que hemos apoyado a tantos clientes a través del proceso del USCIS, hemos notado una algunas preguntas surgen una y otra vez. Si se pregunta las mismas cosas, no está solo. Estas son algunas de las preguntas más frecuentes que recibimos:

P: ¿Realmente tengo que cambiar la ortografía de mi nombre solo por un poco de acento?
R: Sí. El USCIS exige que todos los caracteres estén en inglés americano estándar. Los caracteres especiales pueden provocar el rechazo. Puede leer más sobre esto en nuestro artículo sobre los certificados de nacimiento mexicanos.

P: ¿No puede el USCIS entender lo que quiero decir si el formato de fecha es diferente?
R: No. Esperan el formato de fecha de EE. UU.: MM/DD/AAAA. Los formatos incorrectos pueden retrasar la revisión.

P: ¿Está bien si mi traducción tiene un aspecto diferente al original siempre que diga lo mismo?
R: No. El diseño debe reflejar el original para evitar confusiones.

P: ¿Tengo que incluir cosas como manchas, códigos de barras o firmas?
R: Sí. Todos los elementos visibles deben contabilizarse utilizando corchetes.

P: ¿Es necesaria la revisión final si el trabajo lo hizo un traductor profesional?
R: Sí. Todos cometemos errores. Una revisión final ayuda a evitar demoras costosas.

Las traducciones certificadas son documentos legales que conllevan una gran responsabilidad. Deben ser completo, preciso y formateado de acuerdo con las expectativas del USCIS. Al seguir estos cinco principios, revisar su trabajo detenidamente y garantizar el cumplimiento de todos los requisitos, puede evitar demoras costosas y enviar sus documentos con confianza.

¿Por qué el USCIS exige estándares de traducción estrictos?

El USCIS procesa miles de solicitudes de inmigración cada día, y la mayoría de ellas involucran revisar documentos en muchos idiomas diferentes. Para garantizar la coherencia, la claridad y para ser justos, el USCIS ha establecido estándares de traducción estrictos para todos los documentos que no estén en inglés. Una traducción certificada no solo tiene que ver con la precisión del idioma, sino que se trata de crear un documento que

Los oficiales del USCIS pueden evaluar de manera rápida y segura sin necesidad de cuestionar su validez o intención. Cuando los documentos no siguen los formatos requeridos o faltan detalles clave como certificado de precisión, los revisores pueden suponer que no se puede confiar en el contenido ni verificarlo. Estas normas también protegen a los solicitantes. Al definir claramente lo que debe incluir una traducción certificada, el USCIS ayuda a garantizar que los documentos de todos se revisen utilizando el mismo conjunto de reglas, lo que reduce los prejuicios y la confusión durante las evaluaciones de los casos.

Las traducciones certificadas son documentos legales

Las traducciones certificadas no son solo papeleo, son documentos legales que se utilizan en uno de los procesos importantes y regulados en los Estados Unidos: inmigración. Cada traducción que envíe pasa a formar parte de su registro oficial, lo que significa que debe manejarse con el mismo cuidado y profesionalismo que cualquier documento emitido por el gobierno. Al asegurarse de que sus traducciones certificadas estén completas, sean precisas, tengan un formato claro y cumplan con las directrices del USCIS, puede evitar demoras innecesarias y garantizar que su solicitud se revise sin problemas. Tomar atajos o pasar por alto pequeños detalles puede provocar el rechazo, el pago de tarifas adicionales o retrasos importantes en el procesamiento. Si alguna vez no está seguro del aspecto que deben tener sus documentos o de lo que se debe incluir, pregúntenos. Familiarizarse con estos estándares antes de comenzar, y seguirlos de cerca en cada paso, lo ayudará a navegar el proceso de inmigración con mayor confianza, precisión y tranquilidad.

Irem KOCASLAN, gerente sénior de la comunidad

Como traductora apasionada de corazón, Irem se dedica a reflejar su amor por los idiomas en los proyectos. Es una compañera de equipo de mente fuerte que desafiará el status quo por el bien común.